Темы статей
Выбрать темы

Бланки документов строгой отчетности как вымирающий вид

Редакция ББ
Статья

Бланки документов строгой отчетности как вымирающий вид

 

Бланки документов строгой отчетности нуждаются в особом внимании, тщательном учете и контроле за их использованием. Оно и неудивительно, поскольку это бланки не обычных бухгалтерских документов, а именных, то есть тех, которые удостоверяют личность их владельца, документов, обслуживающих денежный оборот. Они имеют серию и индивидуальный номер, а их изготовление и использование строго регламентировано законом. И если раньше иметь дело с такими бланками приходилось бухгалтеру каждого учреждения и организации, то сейчас они стали настоящей редкостью.

Бланки каких именно документов подлежат строгому учету и отчетности? Как следует учитывать бланки строгой отчетности и как вести учет бланков, не являющихся «строгими»? На эти и другие вопросы ответим в этой статье.

Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Экскурс в историю

В течение достаточно продолжительного периода времени (более девяти лет) основным нормативным документом, регулировавшим изготовление бланков документов строгого учета, было постановление № 283. Именно этим постановлением была утверждена номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета. Однако указанная номенклатура представляла собой скорее приблизительный их список, нежели исчерпывающий перечень. При этом Кабмин время от времени вносил изменения в номенклатуру, тем самым то суживая ее, то расширяя.

В 2012 году на смену указанному нормативному акту пришел другой — постановление № 456. Последнее утвердило Перечень № 456. И этот Перечень носил уже исчерпывающий характер. Другими словами, к «строгим» относились бланки только тех документов, которые были указаны в этом Перечне. Все другие, не указанные в нем, к бланкам строгой отчетности не относились. Стоит вспомнить, что этот Перечень был значительно короче, чем его предшественник. Кроме того, возникла такая ситуация, когда целый ряд нормативных актов об утверждении форм соответствующих документов указывали на их «строгость», однако в Перечень № 456 они не входили. Это обуславливало возникновение ряда вопросов типа: как, трудовые книжки уже не являются бланками строгой отчетности? А документы об образовании? А проездные документы? И ответ был неизменным: нет, если в Перечне № 456 не значатся, то бланками строгой отчетности они не являются.

Однако не успели мы привыкнуть к этим нововведениям, как на смену им пришли новые. Так, с целью упрощения и удешевления процедур, связанных с реализацией прав и свобод человека и гражданина, и обеспечения прозрачности таких процедур, был принят Закон № 5316. Им было отменено лицензирование хозяйственной деятельности по изготовлению бланков строгой отчетности. При этом норма о том, что Кабмин должен утверждать перечень бланков таких документов исключена.

Далее во исполнение Закона № 5316 Кабмин принял постановление № 955. В соответствии с этим постановлением с 17 января 2014 года утратил силу Перечень № 456, а также были внесены изменения в 67 постановлений Кабмина. Эти изменения были направлены на лишение ряда бланков документов статуса «бланк документа строгой отчетности».

Как результат, сегодня к «строгим» относится совсем немного документов. Их фактически можно пересчитать на пальцах. Хотя и здесь есть некоторые непонятные моменты. Но об этом несколько позже.

 

Последние из могикан, или Бланки каких документов подлежат строгому учету сегодня

Действительно, ряды бланков документов строгой отчетности ощутимо поредели. А конкретно — более 100 документов в связи с последними изменениями в законодательстве утратили свою «строгость». С полным перечнем данных документов вы можете ознакомиться на с. 23 этого номера нашей газеты.

Сразу же отметим, что бланки некоторых документов до сих пор подлежат строгому учету. Закономерно возникают вопросы: так бланки каких документов все же относятся к «строгим»? Чем же руководствоваться, к какому нормативному документу обратиться, чтобы выяснить это?

Отвечаем: перечня бланков документов строгой отчетности как такового уже не существует. Однако учитывая разъяснения, предоставленные Минфином в письме «Об отнесении билетов к документам строгой отчетности» от 11.11.2013 г. № 31-13020-10-27/32800, бланки документов относятся к бланкам документов строгой отчетности по законодательным актам. Как это понимать? Это означает, что отныне относится или не относится определенный бланк к «строгим», определяет тот нормативный акт, который собственно и регулирует применение соответствующего документа.

Возьмем для примера марки акцизного налога. Порядок изготовления и использования этих марок определяет Положение № 1251. Так вот, такие марки в соответствии с п. 3 этого Положения изготовляют как документы строгого учета. К тому же марки акцизного налога отнесены к документам строгого учета согласно п.п. 14.1.107 НКУ. Следовательно, они относятся к бланкам строгой отчетности.

И наконец мы вплотную приблизились к объявлению «современного» списка бланков строгой отчетности. Итак, предлагаем вашему вниманию тот самый долгожданный перечень:

1. Избирательный бюллетень для местных выборов.

2. Избирательный бюллетень для выборов Президента Украины.

3. Избирательный бюллетень для выборов народных депутатов Украины.

4. Военный билет офицера запаса.

5. Военный билет рядового, сержантского и старшинского состава.

6. Справка-certificate по форме № 377.

7. Знаки почтовой оплаты (маркированный конверт, маркированная карточка, почтовая марка художественная, блок почтовый, малый лист, почтовая марка стандартная).

8. Марки акцизного налога.

9. Паспорт гражданина Украины для выезда за границу.

10. Удостоверение личности моряка.

11. Служебное удостоверение для работников подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации наличности в банковских учреждениях.

12. Специальный рецептурный бланк формы № 3 для выписывания наркотических и психотропных лекарственных средств.

13. Торговый патент.

14. Чек расчетный.

Заметим, что этот перечень бланков строгой отчетности является актуальным на момент подготовки номера к печати. Однако в дальнейшем в случае принятия соответствующих нормативных документов он может быть как сокращен, так и продлен.

Кроме того, статус некоторых из «прежних» бланков строгой отчетности остается под вопросом. В частности, речь идет о бланках таких документов, как:

— Национальное удостоверение водителя;

— Паспорт гражданина Украины;

— Проездной документ ребенка;

— Служебное удостоверение работника милиции.

Логично предположить, что с момента утраты силы постановлением № 456 эти бланки не относятся к «строгим». Ведь принадлежность их к таким бланкам определялась только тем, что они входили в Перечень № 456. Тогда как нормативно-правовые акты, регулирующие их выпуск и применение, прямого указания на это не имеют, да и раньше не имели. В то же время никаких разъяснений по поводу статуса указанных документов ни Кабмин, ни Минфин не предоставляли. Поэтому с целью окончательного решения этого вопроса мы направили запрос в Минфин. Сразу после получения ответа мы сообщим вам позицию Минфина по этому поводу.

Кстати, напомним, что оплаченные талоны на бензин, мазут, питание, документы об образовании, а также бланки листков нетрудоспособности не являются бланками строгой отчетности. Почему и как их учитывать, вы можете узнать из предыдущих номеров нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 31; 2014, № 5, № 8).

 

Как учитывать «строгие» бланки

Бланки документов строгой отчетности потому и имеют такое название, что подлежат строгому учету и отчетности. Так, для документального оформления их поступления, передачи в использование и списание применяют специальные первичные документы, типовые формы которых утверждены приказом № 67.

Для наглядности мы изобразили порядок отражения операций, связанных с движением банков строгой отчетности, в первичном учете в виде схемы.

Отметим, что бланки строгой отчетности оприходуют по стоимости их приобретения. Списывают такие бланки с учета также по стоимости закупки. А вот в случае выявления факта порчи, уничтожения или потери бланков размер убытков от этой неприятности определяют путем проведения независимой оценки (п. 2 Порядка № 116). То есть для определения размера убытков от порчи (уничтожения, потери) бланков строгой отчетности вам придется обратиться к субъекту оценочной деятельности.

С целью выявления фактического наличия бланков строгой отчетности нужно не реже одного раза в квартал проводить их инвентаризацию (п.п. 1.5.11 Инструкции № 90). Однако как часто списывать такие бланки — действующим законодательством не определено. Следовательно, вы сами должны установить периодичность списания «строгих» бланков (ежемесячно, ежеквартально), закрепив это положение в приказе об учетной политике.

 

img 1

Схема. Порядок документального оформления операций
по движению бланков строгой отчетности

 

Информацию о наличии и движении бланков документов строгой отчетности следует отражать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». В то же время нужно вести забалансовый учет таких бланков. Для этого Планом счетов предусмотрен счет 08 «Бланки документов строгой отчетности».

При отражении оприходования, выдачи со склада (кассы) и списания бланков строгой отчетности на счетах бухгалтерского учета следует прежде всего руководствоваться Типовой корреспонденцией.

Какими проводками отражать движение бланков строгой отчетности, покажем на условном примере.

 

Пример. Бюджетное учреждение приобрело 100 шт. маркированных конвертов для переписки. Стоимость конвертов — 200 грн.

Конверты оприходованы на баланс учреждения на основании Приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1). Передача этих бланков на ответственное хранение кассиру оформлена записью в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и в Карточке-справке (форма № СЗ-5). На основании Приходно-расходной накладной (форма № СЗ-1) конверты в количестве 20 шт. были переданы в пользование секретарю. Эта операция также подтверждена записями в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и Карточке-справке (форма № СЗ-5).

В конце месяца использованные конверты списаны на основании Акта списания использованных бланков строгой отчетности (форма

№ СЗ-3), утвержденного руководителем учреждения. Факт списания бланков строгой отчетности также удостоверен записью в Приходно-расходной книге (форма № СЗ-2) и Карточке-справке (форма № СЗ-5).

 

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются таким образом:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

1

Перечислены средства за маркированные конверты

364

321 (323)

200

2

Оприходованы конверты

331

364

200

Одновременно проведена запись на забалансовом счете

08

200

3

Выданы конверты в подотчет для использования

362

331

40

4

Списаны использованные конверты на основании акта списания

801 (802, 811)

362

40

Одновременно проведено списание с забалансового счета

08

40

 

Внимание! Имеющийся в учреждении остаток бланков, которые были изготовлены как бланки документов строгой отчетности, но такими не являются на данный момент, следует использовать в полной мере. Эти бланки нужно учитывать, хранить и уничтожать в соответствии с требованиями законодательства к бланкам строгой отчетности.

Бланки всех остальных документов, в том числе и те, которые ранее были «строгими», но приобретены уже в 2014 году и на данный момент таковыми не являются, вы должны учитывать на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». Забалансовый учет таких бланков вести не нужно, поэтому счет 08 применять не нужно (см. письмо Минфина от 21.12.2012 г. № 31-13020-04-10/30564 на с. 4 этого номера).

Если же говорить о документировании операций, связанных с такими «прежними» бланками строгой отчетности, то типовые формы, утвержденные приказом № 67, не используют. Документальное оформление движения этих бланков осуществляют с помощью первичных документов для учета запасов, формы которых утверждены приказом № 130.

Однако если вас волнует вопрос контроля за сохранением и использованием бланков документов, которые хоть уже и не относятся к «строгим», но требуют к себе особого отношения (проездные документы, документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. п.), то поспешим вас успокоить — выход есть. Действительно, вам ничего не мешает применять для учета этих бланков документы, подобные типовым формам первичного учета бланков строгой отчетности. Главное, чтобы такой порядок учета бланков был закреплен в приказе об учетной политике учреждения.

Собственно, на этом все. В завершение только добавим, что учет бланков любых документов должен быть в некоторой степени строгим.

Нормативные документы

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 5316 — Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об изготовлении документов и бланков документов строгого учета или отчетности» от 02.10.2012 г. № 5316-VI.

Постановление № 283 — постановление КМУ «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета» от 19.04.93 г. № 283.

Постановление № 456 — постановление КМУ «Некоторые вопросы использования бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию» от 14.05.2012 г. № 456.

Перечень № 456 — Перечень бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию, утвержденный постановлением КМУ от 14.05.2012 г. № 456.

Постановление № 955 — постановление КМУ «О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Украины и признании утратившим силу постановления Кабинета Министров Украины от 14 мая 2012 г. № 456» от 25.12.2013 г. № 955.

Положение № 1251 — Положение об изготовлении, хранении, продаже марок акцизного налога и маркировке алкогольных напитков и табачных изделий, утвержденное постановлением КМУ от 27.12.2010 г. № 1251.

Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Приказ № 67 — приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

План счетов — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Типовая корреспонденция — Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Приказ № 130 — приказ Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» от 18.12.2000 г. № 130.

 

Приложение к статье

Бланки документов, не относящихся к бланкам документов строгой отчетности

 

1. Аккредитив.

2. Акт приема-передачи транспортных средств предприятий — производителей таких средств и их составных частей.

3. Акт о принудительном отчуждении или изъятии имущества.

4. Аттестат аккредитации лаборатории диагностики СПИД.

5. Аттестат старшего научного сотрудника.

6. Бланк лицензии единого образца.

7. Бланк протокола проверки технического состояния транспортного средства.

8. Бланки справок-счетов, актов приема-передачи транспортных средств предприятий-производителей таких средств.

9. Ваучер на предоставление туристических услуг.

10. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей.

11. Извлечение из книг протоколов заседаний районной призывной комиссии.

12. Визовая этикетка.

13. Государственный реестр технических средств применения пестицидов и агрохимикатов.

14. Государственный реестр технических средств применения пестицидов и агрохимикатов зарубежного производства, на которые выданы разрешения на вывоз.

15. Диплом доктора наук.

16. Диплом кандидата наук.

17. Дипломатический паспорт Украины.

18. Справка для таможенного оформления экспорта живого скота сельскохозяйственными товаропроизводителями — юридическими лицами без уплаты вывозной (экспортного) пошлины.

19. Справка из Реестра документов разрешительного характера.

20. Справка-расчет о приобретении транспортных средств, их составных частей, которые имеют идентификационный номер.

21. Разрешение на право ввоза на территорию Украины наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров.

22. Разрешение на право вывоза с территории Украины наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров.

23. Разрешение на право транзита через территорию Украины наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров.

24. Разрешение на осуществление деятельности физических и юридических лиц в районе действия Договора об Антарктике.

25. Разрешение на проведение археологических разведок, раскопок, а также исследований остатков жизнедеятельности человека, содержащихся под земной поверхностью, под водой;

26. Разрешение на специальное использование водных биоресурсов в рыбохозяйственных водных объектах (их частях).

27. Карантинное разрешение.

28. Карантинный сертификат.

29. Квалификационный сертификат ответственного исполнителя отдельных видов работ (услуг), связанных с созданием объекта архитектуры.

30. Квитанции о взыскании штрафа за безбилетный проезд пассажира (неуплата проезда в течение одной или больше остановок или отсутствие документа, дающего право на льготный проезд).

31. Квитанция о предоставлении бытовых услуг.

32. Квитанция об уплате штрафа, взимаемого на месте совершения административного правонарушения.

33. Книга учета граждан, проходящих альтернативную (невоенную) службу.

34. Книга учета лиц, находящихся на очереди вступления в жилищно-коммунальный кооператив.

35. Книга протоколов заседаний комиссии по вопросам приписки граждан к призывным участкам.

36. Книга протоколов заседаний районной призывной комиссии.

37. Книга регистрации заявлений о взятии на кооперативный учет.

38. Письма талонов на право получения льготных проездных документов (билетов) жертв нацистских преследований.

39. Лесной билет.

40. Лесорубный билет.

41. Лицензионная карточка.

42. Лицензия на пользование радиочастотным ресурсом Украины.

43. Лицензия на право импорта, экспорта спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий.

44. Лицензия на осуществление деятельности, связанной с производством, передачей и поставкой электрической энергии, комбинированным производством тепловой и электрической энергии, производством тепловой энергии на теплоэлектроцентралях и установках с использованием нетрадиционных или возобновляемых источников энергии.

45. Лицензия на розничную торговлю алкогольными напитками и табачными изделиями.

46. Лицензия в сфере использования ядерной энергии.

47. Направление на получение высшего образования по целевому льготному государственному кредиту.

48. Направление на переселение и трудоустройство граждан с территорий, подвергшихся радиоактивному загрязнению в результате аварии на Чернобыльской АЭС.

49. Наряд на отпуск спирта.

50. Недействительные дипломатические и служебные паспорта Украины, изъятые в пунктах пропуска через государственную границу.

51. Учетная карточка призывника.

52. Учетное дело военнослужащего, нуждающегося в улучшении жилищных условий, предоставления жилых помещений для постоянного проживания.

53. Учетное дело гражданина (семьи), нуждающегося в предоставлении жилого помещения из фондов жилья для временного проживания.

54. Учетно-алфавитная книга призывников.

55. Ордер на служебное жилое помещение.

56. Ордера на жилые помещения.

57. Личная медицинская книжка.

58. Личная карточка призывника.

59. Полис обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств.

60. Вид на постоянное жительство.

61. Вид на временное жительство.

62. Удостоверение «Ветеран военной службы».

63. Удостоверение «Ветеран труда».

64. Удостоверение отца (матери) погибшего шахтера.

65. Удостоверение родителей многодетной семьи.

66. Удостоверение беженца.

67. Удостоверение ветерана войны.

68. Удостоверение гражданина, проживающего, работающего (обучающегося) на территории горного населенного пункта.

69. Удостоверение ребенка из многодетной семьи.

70. Удостоверение ребенка погибшего шахтера.

71. Удостоверение донора крови и (или) ее компонентов.

72. Удостоверение жертвы нацистских преследований.

73. Удостоверение зарубежного украинца.

74. Удостоверение застрахованного лица.

75. Удостоверение лица без гражданства для выезда за границу.

76. Удостоверение лица на возвращение в Украину.

77. Удостоверение лица члена медицинского персонала Вооруженных Сил Украины.

78. Удостоверение лица члена гражданского медицинского персонала.

79. Удостоверение лица, пострадавшего вследствие Чернобыльской катастрофы.

80. Удостоверение лица, нуждающегося в дополнительной защите.

81. Удостоверение лица, которому предоставлена временная защита.

82. Удостоверение пострадавшего от Чернобыльской катастрофы.

83. Удостоверение о приписке к призывному участку.

84. Удостоверение тракториста-машиниста.

85. Удостоверение участника ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

86. Удостоверение члена семьи погибшего шахтера.

87. Приватизационная бумага, которая выдается несовершеннолетним гражданам, гражданам, признанным в установленном порядке недееспособными или ограниченно дееспособными, и гражданам, отбывающим наказание в виде лишения свободы.

88. Проездной документ беженца.

89. Проездной документ лица, которому предоставлена дополнительная защита.

90. Протокол проверки технического состояния транспортного средства.

91. Санитарно-эпидемиологический сертификат.

92. Свидетельства о государственной регистрации аварийно-спасательной службы.

93. Свидетельство о регистрации транспортного средства.

94. Свидетельство об изменении имени.

95. Свидетельство о принадлежности к гражданству Украины.

96. Свидетельство о рождении.

97. Свидетельство о расторжении брака.

98. Свидетельство о смерти.

99. Свидетельство о браке.

100. Свидетельство о государственной регистрации объединения совладельцев многоквартирного дома.

101. Свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании.

102. Свидетельство об окончании заведения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации водителей.

103. Сертификат пригодности для потребления человеком пищевых продуктов.

104. Сертификат, подтверждающий уровень знаний работников субъектов перевозки опасных грузов.

105. Складское свидетельство.

106. Служебный паспорт Украины.

107. Специальные бланки нотариальных документов.

108. Временное удостоверение гражданина Украины.

109. Трудовая книжка работника.

110. Фитосанитарный сертификат на реэкспорт.

111. Фитосанитарный сертификат.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше