ПРОВЕДЕНИЕ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ: ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ
Впервые, начиная с 2013 года, перед бухгалтерами бюджетных учреждений и органами Государственной казначейской службы Украины поставлена новая задача — проведение оценки выполнения главными бухгалтерами бюджетных учреждений своих полномочий.
О том, как бюджетным учреждениям подготовиться к проведению оценки деятельности главного бухгалтера, какие документы необходимо оформить и на какие моменты обратить особое внимание, чтобы успешно пройти оценку, мы расскажем в этой статье.
Наталия СЕВОСТЬЯНОВА, заместитель начальника Главного управления Государственной казначейской службы Украины в Харьковской области
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
В соответствии с требованиями ст. 112 БКУ и Типового положения приказом Минфина от 01.12.2011 г. № 1537 утвержден Порядок проведения оценки выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий (далее — Порядок). На сегодняшний день это единственный документ, в котором предусмотрены основные требования по организации процесса проведения оценки деятельности главных бухгалтеров бюджетных учреждений, определены организационные принципы проведения Государственной казначейской службой и ее территориальными органами в рамках своих полномочий оценки выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий, а также указано, какие документы необходимо оформить при осуществлении такой оценки.
Необходимость проведения такой оценки, с одной стороны, направлена на повышение эффективности деятельности главного бухгалтера бухгалтерской службы бюджетного учреждения (специалиста, на которого возлагается выполнение таких обязанностей) и ответственности за порученное дело, а с другой стороны, на оценку результатов работы, профессиональных качеств и требований при исполнении должностных обязанностей, определенных типовыми профессионально-квалификационными характеристиками должностей и отраженных в должностной инструкции.
Далее рассмотрим, на какие основные моменты при оценивании выполнения главными бухгалтерами бюджетных учреждений своих полномочий необходимо обратить внимание, и дадим практические советы бухгалтерам при решении некоторых вопросов.
Как определено в п. 4 Порядка, оценке подлежит деятельность главного бухгалтера бюджетного учреждения, работающего на занимаемой должности не менее года. В случае если в результате организационных изменений такое лицо занимает должность главного бухгалтера менее года (при условии, что его должностные обязанности не изменились), его деятельность также подлежит оценке. Обратите внимание на то, что оценка охватывает деятельность главного бухгалтера за бюджетный период 2012 года с учетом итогов отчетности об исполнении соответствующих смет учреждения за этот период.
Что касается оценки главного бухгалтера, находящегося в отпуске в связи с беременностью, родами и для ухода за ребенком, то его деятельность оценивается не ранее чем через год после выхода на работу. Вместе с тем в этом же пункте Порядка указано, что деятельность главного бухгалтера, назначенного на должность на определенный срок, и беременной женщины может оцениваться по их собственному желанию.
При определении круга лиц, подлежащих оценке, особое внимание необходимо обратить на те бюджетные учреждения, в которых обязанности по вакантной должности главного бухгалтера временно возложены на работников, занимающих другие должности. Согласно требованиям Типового положения в таких случаях необходимо применить процедуру согласования назначения, если исполняющие обязанности имеют основания и желание быть назначенными на должность главного бухгалтера. Этот вопрос также разъяснялся Государственной казначейской службой в письме от 16.03.2012 г. № 17-09/667-3808 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 21).
Однако в случае, если на момент нахождения главного бухгалтера в отпуске для ухода за ребенком исполнение его обязанностей возложено на заместителя, а в случае отсутствия заместителя согласно приказу руководителя бюджетного учреждения — на другого работника бухгалтерской службы, в таких случаях процедура согласования назначения, установленная Порядком согласования, не применяется. Напомним, что эта норма непосредственно предусмотрена в п. 17 Типового положения.
В соответствии с требованиями п. 6 Порядка оценка деятельности главного бухгалтера бюджетного учреждения осуществляется путем проведения:
— внутреннего оценивания;
— внешнего оценивания.
Дальше рассмотрим каждый из этих видов оценивания.
ВНУТРЕННЕЕ ОЦЕНИВАНИЕ
Внутреннее оценивание деятельности главного бухгалтера осуществляется непосредственно главным бухгалтером, подлежащим оценке, а также согласовывается руководителем бюджетного учреждения, руководителем и главным бухгалтером бюджетного учреждения, которому подчинено учреждение, если такое учреждение является распорядителем средств низшего уровня государственного или местного бюджета.
В соответствии с п. 7 Порядка механизм проведения внутреннего оценивания деятельности главного бухгалтера предусматривает следующие этапы:
1) главный бухгалтер бюджетного учреждения непосредственно заполняет самостоятельно Анкету о выполнении своих полномочий (далее — Анкета), согласовывает ее с руководителем и направляет ее до 1 марта на согласование в учреждение, которому подчинено учреждение-оценщик. Форма Анкеты приведена в приложении к Порядку;
2) руководитель и главный бухгалтер бюджетного учреждения высшего уровня согласовывают заполненную Анкету и возвращают ее до 15 марта учреждению-оценщику;
3) главный бухгалтер бюджетного учреждения передает заполненную и согласованную Анкету в орган казначейства не позднее 1 апреля.
Поскольку в Порядке ничего не сказано о порядке заполнения Анкеты, перед главными бухгалтерами учреждений возник вопрос: по каким критериям осуществлять оценку деятельности и как правильно указать оценочный показатель.
По этому поводу считаем, что ответы на вопрос Анкеты должны содержать оценку «Успешно» или «Не успешно». Кроме того, на отдельные вопросы, по желанию опрашиваемого, можно предоставить некоторые объяснения, почему поставлена та или иная оценка. Вместе с этим, не следует Анкету переполнять сложными предложениями и фразами.
Также обратите внимание на то, что Порядком (п. 7) урегулирована ситуация, если руководитель бюджетного учреждения или руководитель и/или главный бухгалтер бюджетного учреждения, которому подчинено бюджетное учреждение, когда такое учреждение является распорядителем низшего уровня государственного или местного бюджета, отказался согласовать Анкету. В таком случае главный бухгалтер не позднее 1 апреля года, в котором проводится оценивание, предоставляет Анкету в орган казначейства без соответствующего согласования. В этом случае в Анкете обязательно указывается информация о том, какие меры были приняты для получения такого согласования.
ВНЕШНЕЕ ОЦЕНИВАНИЕ
Внешнее оценивание деятельности главного бухгалтера осуществляется органом казначейства, обслуживающим бюджетное учреждение.
Согласно п. 3 Порядка для организации проведения оценки в каждом органе казначейства должна быть создана комиссия по оценке выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий, состав которой утверждается приказом руководителя. Возглавляет такую комиссию руководитель органа казначейства или его заместитель.
В качестве примера укажем, что в Главном управлении Государственной казначейской службы Украины в Харьковской области для проведения оценки выполнения главными бухгалтерами бюджетных учреждений своих полномочий под председательством начальника Главного управления создана комиссия в составе начальников структурных подразделений: управления консолидированной отчетности, управлений обслуживания распорядителей средств и других клиентов государственного бюджета и местного бюджета, управления бухгалтерского учета операций по исполнению бюджетов, юридического отдела, сектора персонала и предотвращения коррупции.
Прежде всего комиссия определяет направления работы задействованных структурных подразделений для проведения внешнего оценивания выполнения главным бухгалтером (специалистом, на которого возложено исполнение обязанностей бухгалтерской службы) бюджетного учреждения своих полномочий:
1) на основании личных дел распорядителей средств устанавливается необходимость/нецелесообразность привлечения главных бухгалтеров к проведению оценки;
2) привлеченным лицам сообщается о проведении оценки отдельным письмом;
3) по каждому бюджетному учреждению подводятся итоги случаев ненадлежащего выполнения требований законодательства по Перечню вопросов для внешнего оценивания выполнения главным бухгалтером (специалистом, на которого возложено исполнение обязанностей бухгалтерской службы) бюджетного учреждения своих полномочий;
4) утверждается форма информационной справки о допущенных главным бухгалтером недостатках;
5) утверждается форма Протокола о решении комиссии.
Для получения результатов внешнего оценивания комиссия в рамках полномочий органов казначейства прежде всего определяет и утверждает Перечень вопросов, по которым будет осуществляться внешнее оценивание (далее — Перечень вопросов). Согласно п. 9 Порядка такой Перечень формируется исходя из полномочий главного бухгалтера и задач бухгалтерской службы, определенных Типовым положением, а именно по:
— ведению бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения и составлению отчетности;
— отражению в документах достоверной и в полном объеме информации о хозяйственных операциях и результатах деятельности, необходимой для оперативного управления бюджетными назначениями (ассигнованиями) и финансовыми и материальными (нематериальными) ресурсами;
— обеспечению соблюдения бюджетного законодательства при взятии бюджетных обязательств, своевременному предоставлению на регистрацию таких обязательств, осуществлению платежей согласно взятым бюджетным обязательствам, достоверному и в полном объеме отражению операций в бухгалтерском учете и отчетности;
— обеспечению контроля за наличием и движением имущества, использованием финансовых и материальных (нематериальных) ресурсов в соответствии с утвержденными нормативами и сметами;
— предотвращению возникновения негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявлению и мобилизации внутрихозяйственных резервов.
Что касается вопросов, предложенных Государственной казначейской службой и размещенных на веб-сайте (www.treasury.gov.ua), то этот перечень преимущественно содержит общие требования по оцениванию деятельности главного бухгалтера. По нашему мнению, для более правильного подхода к оцениванию деятельности главных бухгалтеров бюджетных учреждений такой Перечень целесообразно дополнить ссылкой на нормы действующих законодательных и нормативно-правовых актов. С примером Перечня вопросов можно ознакомиться в приложении к этой консультации. Составляя вопросы для проведения внешнего оценивания главных бухгалтеров бюджетных учреждений, прежде всего необходимо определить соблюдение требований ст. 116 БКУ, касающихся нарушений бюджетного законодательства, в частности пп. 16, 17, 20, 21, 22, 34, 40.
Кроме того, как указано в п. 10 Порядка, структурные подразделения органа казначейства должны подготовить информационную справку о допущенных главным бухгалтером недостатках и не позднее 1 апреля предоставить ее комиссии.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ОЦЕНКИ
После 1 апреля комиссия непосредственно осуществляет оценивание деятельности главных бухгалтеров, а именно: рассматривает Анкету, информационные справки структурных подразделений и определяет результат оценивания главного бухгалтера. Порядком предоставлено право комиссии в случае необходимости пригласить на свое заседание главного бухгалтера для предоставления дополнительных объяснений, обоснований, расчетов и т. п., подтверждающих приведенную в Анкете информацию о результатах его деятельности.
Также на заседание может быть приглашен главный бухгалтер бюджетного учреждения, который предоставил Анкету без соответствующего согласования и/или в случае, если информация структурных подразделений органа казначейства в соответствии с Перечнем вопросов свидетельствует о неудовлетворительном результате деятельности главного бухгалтера.
Приведем основные моменты, на которые советуем обратить внимание главным бухгалтерам бюджетных учреждений:
1) при определении результатов деятельности главного бухгалтера каждому вопросу присваивается одинаковое количество баллов (100 баллов);
2) информация структурных подразделений о допущенных главным бухгалтером недостатках формируется на основании протоколов и предупреждений о нарушении бюджетного законодательства, составленных этими подразделениями с учетом положений ст. 117 БКУ. При этом за каждое полученное предупреждение оценка уменьшается на 5 баллов, а за каждый полученный протокол — на 10 баллов. Кроме того, распоряжения о приостановлении движения средств, составленные другими контролирующими органами, также уменьшают оценку на 10 баллов;
3) при подсчете результата оценивания комиссия может уменьшить количество баллов за допущенные недостатки в деятельности главного бухгалтера. Например, в каждом разделе Перечня вопросов принимаются во внимание так называемые субъективные недостатки: несоответствующий образовательно-квалификационный уровень главного бухгалтера, неряшливый вид документов при подаче в орган казначейства, нечеткое выполнение требований законодательства по применению форм документов, нарушение порядка их оформления, вынужденные замены ранее предоставленных документов. То есть к таким недостаткам отнесены случаи, которые не были отражены в составленных в течение года предупреждениях или протоколах о нарушении бюджетного законодательства. Однако такие замечания комиссии к деятельности главного бухгалтера также влияют на оценку — уменьшают ее на 5 баллов.
Согласно требованиям п. 11 Порядка результат оценивания определяется исходя из количества набранных баллов согласно Перечню вопросов и может быть:
— положительным — в случае, когда главный бухгалтер получил более 70 % общего количества баллов;
— неудовлетворительным — в случае, когда главный бухгалтер получил менее 70 % общего количества баллов.
Решение комиссии оформляется протоколом (общим протоколом, составляемым по перечню всех учреждений, главные бухгалтеры которых привлечены к оцениванию), подписывается председателем комиссии и членами комиссии. О результатах проведенного оценивания информируют руководителя и главного бухгалтера бюджетного учреждения путем предоставления извлечения из протокола, которое подписывается председателем комиссии.
Если деятельность главного бухгалтера бюджетного учреждения будет признана неудовлетворительной, то комиссия может пригласить на свое заседание главного бухгалтера для общего обсуждения вопросов, мешающих его работе. Выводы по неудовлетворительным результатам оценки вносятся в протокол одновременно с рекомендациями по их устранению.
Как предусмотрено п. 14 Порядка, в рекомендациях указываются:
— пути усовершенствования работы главного бухгалтера и бухгалтерской службы бюджетного учреждения;
— пути устранения выявленных недостатков;
— необходимость повышения профессионально-квалификационного уровня главного бухгалтера;
— привлечение его к ответственности или вопросы соответствия главного бухгалтера занимаемой им должности и т. п.
О результатах неудовлетворительной оценки информируют извлечением из протокола (за подписью председателя комиссии) руководителя и главного бухгалтера бюджетного учреждения, а также руководителя вышестоящего учреждения.
Со своей стороны руководитель бюджетного учреждения, главный бухгалтер которого получил неудовлетворительный результат оценивания, в течение двух месяцев со дня получения извлечения из протокола уведомляет орган казначейства о принятых мерах по результатам оценки. В течение двух месяцев руководитель учреждения, главный бухгалтер которого получил неудовлетворительную оценку, имеет право инициировать проведение повторного оценивания.
В завершение пожелаем всем главным бухгалтерам бюджетных учреждений успешно пройти оценивание. Надеемся, что со стороны органов казначейства будет предоставлена всесторонняя помощь и поддержка в решении любых вопросов по проведению оценивания.
Приложение к консультации
Перечень вопросов для внешнего оценивания выполнения главным бухгалтером
(специалистом, на которого возложено исполнение обязанностей бухгалтерской службы)
бюджетного учреждения своих полномочий
I. Соблюдение бюджетного законодательства
1.1. Соблюдение бюджетных полномочий и ограничений, которые вводятся законодательными и другими нормативно-правовыми актами:
— бюджетный период (ст. 3 БКУ);
— бюджетная классификация (ст. 8 БКУ);
— классификация расходов и кредитования бюджета (ст. 10 БКУ);
— составные части бюджета (ст. 13 БКУ);
— казначейское обслуживание бюджетных средств (ст. 43 БКУ);
— стадии исполнения бюджета по расходам и кредитованию (ст. 46 БКУ);
— взятие бюджетных обязательств (ст. 48 БКУ);
— осуществление платежей согласно взятым бюджетным обязательствам (ст. 49 БКУ);
— особенности осуществления отдельных расходов бюджета (ст. 51 БКУ);
— защищенные расходы бюджета (ст. 55 БКУ);
— порядок закрытия счетов после окончания бюджетного периода (ст. 57 БКУ);
— особенности формирования поступлений и осуществления расходов местного бюджета в случае несвоевременного принятия решения о местном бюджете (ст. 79 БКУ);
— нарушение бюджетного законодательства (пп. 24, 28 ст. 116 БКУ);
— меры воздействия за нарушение бюджетного законодательства (ст. 117 БКУ);
— нецелевое использование бюджетных средств (ст. 119 БКУ);
— ответственность за нарушение бюджетного законодательства (ст. 121 БКУ);
— Закон Украины «Об осуществлении государственных закупок» от 01.06.2010 г. № 2289-VI;
— Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938;
— приказ Минфина «О внесении изменений в Инструкцию по применению экономической классификации расходов бюджета» от 21.06.2012 г. № 754;
— Порядок открытия и закрытия счетов в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 22.06.2012 г. № 758;
— постановление КМУ «Об экономии бюджетных средств, предусмотренных для содержания органов государственной власти и других государственных органов» от 22.10.2008 г. № 943;
— Порядок казначейского обслуживания госбюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407.
1.2. Соблюдение требований бюджетного законодательства по оформлению документов, предоставляемых органу Государственной казначейской службы Украины:
В части оформления смет:
— Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основные требования к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228;
— приказ Минфина «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.
В части оформления подтверждающих документов и реестров обязательств:
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV;
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88;
— Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309.
В части оформления платежных поручений:
— Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22;
— Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (п. 10);
— Порядок казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407 (п. 11.6).
1.3. Соблюдение установленных сроков регистрации бюджетных обязательств и бюджетных финансовых обязательств:
— нарушение бюджетного законодательства (пп. 24, 28 ст. 116 БКУ);
— Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309 (п.п. 1.3.1).
1.4. Соблюдение установленного порядка осуществления платежей за товары, работы, услуги за счет бюджетных средств:
— осуществление платежей согласно взятым бюджетным обязательствам (ст. 49 БКУ);
— особенности осуществления отдельных расходов бюджета (ст. 51 БКУ);
— нарушение бюджетного законодательства (п. 23 ст. 116 БКУ);
— постановление КМУ «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404;
— постановление КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оборудования и устройств, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного и местных бюджетов» от 04.04.2001 г. № 332;
— Порядок государственного финансирования капитального строительства, утвержденный постановлением КМУ от 27.12.2001 г. № 1764;
— Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938;
— Порядок казначейского обслуживания госбюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407.
1.5. Соблюдение требований бюджетного законодательства по погашению дебиторской задолженности, возникшей в связи с предварительной оплатой товаров, работ, услуг за счет бюджетных средств:
— нарушение бюджетного законодательства (п. 22 ст. 116 БКУ);
— постановление КМУ «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404;
— Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309.
IІ. Соблюдение порядка составления и подачи отчетности:
2.1. Соблюдение установленных сроков подачи месячной бюджетной отчетности.
2.2. Соблюдение установленных сроков подачи квартальной и годовой финансовой и бюджетной отчетности.
Законодательные требования к пп. 2.1 и 2.2:
— соблюдение сроков подачи отчетности, установленных в пределах сроков, утвержденных постановлением КМУ «Об утверждении Порядка подачи финансовой отчетности» от 28.02.2000 г. № 419, и утвержденных начальником Главного управления казначейской службы.
2.3. Соблюдение установленного порядка составления и подачи месячной бюджетной отчетности.
2.4. Соблюдение установленного порядка составления и подачи квартальной и годовой финансовой и бюджетной отчетности.
Законодательные требования к пп 2.3. и 2.4:
Порядок составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденный приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44:
— обеспечение предоставления всех форм отчетности, имеющих показатели, и отражение в сопроводительном письме перечня форм отчетности, которые не предоставляются из-за отсутствия данных;
— обеспечение отражения показателей в строках и графах отчетности согласно требованиям этого Порядка, в том числе: выполнение требований Порядка при заполнении форм отчетности, наличие увязки всех показателей отчетности (приложение 35 к Порядку), соответствие данных форм отчетности и отраженных показателей, наличие в пояснительной записке аргументированных объяснений показателей, которые в отдельных формах отчетности отражаются в строках с определением «Прочее» и в приложении 18 «Справка о дебиторской и кредиторской задолженности по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» в строке 130 с неравными значениями по дебету и кредиту.
2.5. Соблюдение требований бюджетного законодательства по соответствию данных финансовой и бюджетной отчетности бюджетного учреждения аналогичным данным, отраженным в бухгалтерском учете органов Государственной казначейской службы Украины:
— Порядок составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденный приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44.
ІІІ. Соблюдение порядка составления и подачи сводной отчетности
3.1. Соблюдение установленных сроков подачи сводной квартальной и годовой финансовой и бюджетной отчетности.
3.2. Соблюдение установленного порядка подачи сводной квартальной и годовой финансовой и бюджетной отчетности.
3.3. Соблюдение требований бюджетного законодательства по соответствию данных сводной квартальной и годовой финансовой и бюджетной отчетности аналогичным данным отчетности об исполнении бюджетов.
Законодательные требования тождественны требованиям пп. 2.3 и 2.4 раздела II.
ІV. Соблюдение других требований бюджетного законодательства при казначейском обслуживании
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
БКУ — Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.
Типовое положение — Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59.
Порядок согласования — Порядок согласования назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера бюджетного учреждения, утвержденный приказом Минфина от 21.02.2011 г. № 214.
