Накладные получили, а товара нет: есть ли выход из ситуации?
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Наше бюджетное учреждение закупает различные материальные ценности (канцтовары, горюче-смазочные материалы, памперсы, посуду, одежду и т. п.).
Согласно условиям договоров купли-продажи учреждение получает материальные ценности, а затем перечисляет за них средства. Но поставщики предоставляют нам лишь первичные документы — накладные на материальные ценности, тогда как сами ценности мы получаем от поставщиков только после осуществления оплаты за них.
Как учреждению действовать в таких ситуациях? Ведь после получения накладных материальные ценности нужно оприходовать, но фактически в этот момент учреждение их не получает.
(г. Запорожье )
Ситуация, приведенная в вопросе, знакома большинству бюджетных учреждений. Причины возникновения таких обстоятельств также всем хорошо известны. Разумеется, прежде всего, это результат хронической нехватки бюджетных средств. Но в этом материале давайте поговорим не об этом. А лучше выясним, есть ли у бюджетных учреждений возможность предупредить возникновение таких сложных ситуаций, и вместе найдем пути их решения.
Судя по вопросу, между бюджетным учреждением и поставщиками заключены договоры купли-продажи товаров на таких условиях: распорядитель бюджетных средств получает товары от поставщика, а затем перечисляет за них оплату. На основании таких условий договора учреждению нужно было действовать следующим образом:
1) при получении материальных ценностей оприходовать их. Такие операции выполняют на основании первичных документов, фиксирующих факты осуществления хозяйственных операций. При оприходовании запасов оформляют накладные (требования) по типовой форме № З-3, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.
По этому поводу напомним, что первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Такое требование к оформлению первичных документов предусмотрено ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Мы не случайно обращаем внимание на этот момент. Дело в том, что право собственности у покупателя по договору возникает с момента передачи материальных ценностей (если иное не установлено договором или законом). Это правило приобретения права собственности на имущество определено ст. 334 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ);
2) перечислить средства поставщику за полученные материальные ценности в срок, определенный в договоре.
К сожалению, такого порядка выполнения условий договора не всегда придерживается каждая из сторон договора. Именно о нарушении со стороны поставщика свидетельствует письмо нашего читателя.
Вероятно, в такой ситуации поставщики хотят иметь какие-либо гарантии того, что товар действительно будет оплачен. Поэтому именно из этих соображений они намеренно не передают его учреждению.
С одной стороны, их можно понять, но с другой — ваше учреждение слишком рискует, соглашаясь на такие условия поставщиков. Ведь если есть накладные, а товара фактически нет, то у учреждения могут быть большие неприятности. Например, как подтвердить фактическое наличие материальных ценностей при проведении инвентаризации или в случае осуществления проверки контролирующими органами?
Понятно, что сидеть «сложа руки» и ожидать, пока поставщики согласятся на те условия, которые были бы наиболее благоприятны для бюджетных учреждений, — это не выход из такой ситуации.
Поэтому предлагаем вместе поразмышлять, можно ли вообще предотвратить возникновение таких ситуаций и есть ли какие-либо компромиссные решения.
Далее давайте выясним, возможно ли заключить договор купли-продажи на условиях предварительной оплаты. В случае если такая возможность отсутствует, имеет смысл заключить договор на условиях, которые позволяли бы хранить определенное время материальные ценности непосредственно у поставщика таких ценностей, но принадлежать они будут учреждению. Что это может быть за договор? Рассмотрим подробно каждый из вариантов.
Предварительная оплата за товары: когда есть право
Напомним, что расчеты бюджетных учреждений с юридическими и физическими лицами за товары, работы и услуги распорядители бюджетных средств осуществляют лишь после их получения, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством, в частности нормативно-правовыми актами Кабмина. Такая норма предусмотрена в ст. 49 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.
Так, постановлением КМУ «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404 (далее — постановление № 1404) определен конкретный перечень товаров, работ и услуг, за которые может быть произведена предварительная оплата, и сроки авансирования.
Далее выясним, могут ли бюджетные учреждения за такие материальные ценности, как канцтовары, горюче-смазочные материалы, памперсы, посуда, одежда, осуществлять предварительную оплату.
В соответствии с указанным постановлением распорядители бюджетных средств могут предусматривать в договорах на закупку предварительную оплату за:
— лекарственные средства и изделия медицинского назначения — на срок не более 3 месяцев;
— другие товары стоимостью не выше 100 тыс. грн. — на срок не более 1 месяца.
Таким образом, бюджетное учреждение имеет право осуществить предварительную оплату за товары, попавшие в эти группы, с учетом указанных сроков расчетов. Также это должно быть предусмотрено условиями договора купли-продажи и учреждению необходимо иметь на руках соответствующее решение (разрешение) главного распорядителя бюджетных средств на осуществление предварительной оплаты.
То есть при таких условиях учреждение сначала перечисляет предварительную оплату за материальные ценности, а затем их получает (оприходует).
Как видим, такая возможность имеется лишь в отношении некоторых товаров, работ и услуг. В случае если такие материальные ценности не упоминаются в постановлении № 1404, учреждение не имеет права предусмотреть в договоре условия о предварительной оплате за товары.
Договор хранения: что за фрукт и с чем его едят
Как мы уже отмечали, право собственности на товар переходит к покупателю с момента передачи материальных ценностей. Вместе с тем есть и некоторые исключения из этого правила.
Например, в рассматриваемой ситуации учреждение хотя и получает первичные документы на материальные ценности, но фактически материальные ценности продолжают находиться на складе поставщика. По нашему мнению, решить такую проблему можно путем заключения договора ответственного хранения с поставщиком материальных ценностей.
Под ответственным хранением понимается осуществляемая плательщиком налогов операция, предусматривающая передачу согласно договорам хранения материальных ценностей на хранение другому физическому или юридическому лицу без права использования в хозяйственном обороте такого лица с последующим возвратом таких материальных ценностей плательщику налогов без изменения их качественных или количественных характеристик. Определение данного термина приведено в Налоговом кодексе Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (п.п. 14.1.32).
Отношения сторон по договору хранения урегулированы гл. 66 «Хранение» ГКУ. Согласно ч. 1 ст. 936 этого Кодекса по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей второй стороной (поклажедателем), и возвратить ее поклажедателю в сохранности.
Договор хранения заключают в письменной форме в случаях, установленных ст. 208 ГКУ, а именно между:
— юридическими лицами;
— физическим и юридическим лицами;
— физическими лицами на сумму, которая превышает в 20 и более раз размер необлагаемого минимума доходов граждан (более 340 грн.).
Договор хранения, по которому хранитель обязуется принять вещь на хранение в будущем, должен быть заключен в письменной форме независимо от стоимости вещи. Согласно ч. 1 ст. 937 ГКУ письменная форма договора считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.
При заключении такого договора возникает вопрос: на какой срок учреждение может заключить с поставщиком договор хранения? Ответ можно найти в ст. 938 ГКУ.
Хранитель обязан хранить вещь в течение срока, установленного в договоре хранения. После окончания срока договора поклажедатель обязан забрать вещь с хранения. Учитывая это, вопросы установления срока хранения сторонам разрешено решать самостоятельно. Однако конкретный период времени хранения все же стоит указать в договоре.
Если же этого не сделали, имейте в виду: окончание срока хранения в любом случае не освобождает хранителя от обязанности хранить вещь и в дальнейшем, поскольку хранитель должен вернуть поклажедателю вещь, переданную на хранение, или соответствующее количество вещей такого же рода и такого же качества. Это указано в ст. 949 ГКУ.
Может произойти и так, что стороны вообще не определили срок хранения в договоре (или он не может быть определен исходя из его условий). В этом случае хранитель обязан хранить вещь до предъявления поклажедателем требования о ее возврате.
Если срок хранения вещи определен моментом предъявления поклажедателем требования о ее возврате, хранитель имеет право по окончании обычного для этих обстоятельств срока хранения требовать от поклажедателя в разумный срок забрать эту вещь.
Решив заключить договор хранения, будьте готовы к тому, что хранитель, как правило, потребует от учреждения плату за услуги хранения. Каков ее размер?
ГКУ разрешает сторонам решить этот вопрос самостоятельно. Так, размер и сроки такой платы определяют в договоре. Если после окончания срока хранения поклажедатель не забирает вещь, он обязан внести плату за все фактическое время ее хранения. Учредительными документами хранителя или договором может быть предусмотрено бесплатное хранение вещи (ст. 946 ГКУ). При этом если вещи передаются хранителю на условиях бесплатного хранения, то поклажедатель должен возместить ему понесенные расходы на хранение вещи, если иное не установлено договором или законом.
Таким образом, тем бюджетным учреждениям, которые решат заключить со своими поставщиками договор хранения, советуем тщательно оговорить каждый из пунктов такого договора, а особенно пункты, касающиеся срока действия договора хранения и возврата имущества. О некоторых особенностях заключения такого договора речь шла на страницах газеты «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 25, с. 17.
Обратите внимание: кроме договора хранения, факт передачи материальных ценностей на хранение и их возврата необходимо оформить соответствующими документами. Что это за документы?
Во-первых, документами, подтверждающими передачу материальных ценностей на хранение, являются накладные или акты приема-передачи материальных ценностей. Такие документы оформляются в двух экземплярах и подписываются хранителем и поклажедателем (бюджетной организацией). Указанные документы оформляются в соответствии с типовыми формами, утвержденными приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.
Во-вторых, при передаче ценностей, право собственности на которые в результате такой передачи не переходит (в том числе и на ответственное хранение), также необходимо оформлять доверенность от получателей. На этот момент обращал внимание Минфин в письме от 30.07.2003 г. № 04220-92. Поэтому при передаче ценностей на склад хранителя поклажедатель оформляет накладную на отпуск ТМЦ (или акт приема-передачи) в обмен на доверенность от хранителя.
Также отметим, что возврат ценностей с ответственного хранения осуществляют при условии предоставления доверенности учреждения, передавшего эти ценности на ответственное хранение. Такое требование установлено в п. 14 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99.
В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск оформляют накладную (акт приема-передачи или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. При этом один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) поставщик передает получателю ценностей, а второй — прилагает к доверенности, которая остается у него. Отметим, что этот экземпляр он использует для контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем.
Напоследок еще один важный момент относительно договора хранения. Материальные ценности, переданные на хранение, остаются на балансе у поклажедателя, то есть бюджетного учреждения, которому они принадлежат.
Итак, при таких обстоятельствах учреждение должно определить, какой из приведенных вариантов ему больше подходит. Желаем успехов!
