Библиотечные фонды общеобразовательной школы: особенности учета и инвентаризации

В рамках нашей статьи мы поговорим о библиотеках, которые являются структурными подразделениями учебных заведений. Такие библиотеки имеют упорядоченный фонд документов и доступ к другим источникам информации, а их главной задачей является обеспечение образовательных, культурных, информационных потребностей пользователей. Именно такое определение библиотек приведено в Законе № 32. Также в этом Законе приведено определение понятия библиотечного фонда как упорядоченного собрания документов, хранящихся в библиотеке. Согласно ст. 16 Закона № 32 библиотечный фонд формируют исходя из назначения библиотеки (общедоступные или специальные) и состава ее пользователей.

На сегодняшний день в действующих нормативно-правовых актах не приведены критерии, которыми можно руководствоваться при отнесении или неотнесении документа к библиотечным фондам. Поэтому распорядители бюджетных средств решают этот вопрос самостоятельно, исходя из необходимости и возможности (наличия места) длительного хранения конкретной информации. Решение об отнесении документов к библиотечным или небиблиотечным фондам учреждение должно закрепить в своих организационных документах, в частности в приказе об учетной политике. Причем помните, что ответственность за принятие таких решений возлагается исключительно на распорядителя бюджетных средств (т. е. на руководителя учреждения). На этот момент Госказначейство обращало внимание в письме от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569.

Чаще всего вопрос отнесения к библиотечным фондам возникает при оприходовании периодических изданий. Например, школа может выписывать специализированные журналы по таким предметам, как математика, физика, а также литературно-художественный журнал «Юность» и т. п. Поскольку информация, которая содержится в этих журналах, будет полезна на протяжении длительного времени, логично отнести их к библиотечному фонду, одновременно установив срок полезного использования. Что же касается газет общественно-политического характера или бухгалтерской направленности, которые содержат текущую информацию и их длительное хранение, как правило, лишено смысла, то их не включают в состав библиотечного фонда.

Итак, главное для учебного заведения — определить, какие из документов относить к библиотечным фондам, а какие — нет, ведь именно библиотечные фонды подлежат учету и инвентаризации.

Библиотечные фонды школы делят на фонд учебников и художественный фонд. Обычно за этими фондами закрепляют разных материально ответственных лиц (далее — МОЛ). Так, фонд учебников включает учебную программу, учебник, учебное пособие (хрестоматию, сборник задач, лабораторный практикум, словарь, методическое пособие для учителя, электронные учебные средства), а также несколько вариативных учебников, определенных на конкурсной основе с целью внедрения современных педагогических технологий, углубленного изучения предметов в начальной и основной школе и профильного обучения в старшей школе.

Библиотечные фонды учебных заведений комплектуют исходя из утвержденного перечня учебников и учебных пособий, которые имеют гриф Минобразования. При этом расходы на пополнение фонда учебников финансируют за счет средств госбюджета, в том числе и для учреждений, содержащихся за счет местных бюджетов. Финансирование таких расходов осуществляют за счет средств, предусмотренных бюджетной программой «Издание, приобретение, хранение и доставка учебников и пособий для студентов высших учебных заведений, учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений и воспитанников дошкольных учебных заведений».

Согласно Плану счетов библиотечные фонды относят в состав прочих необоротных материальных активов, которые, в свою очередь, являются одной из разновидностей основных средств. Порядок проведения инвентаризации имущества бюджетных учреждений, в том числе и библиотечных фондов, определен Инструкцией № 90. Инвентаризация библиотечных фондов имеет свои особенности, которые связаны с особенностями их учета. Поэтому далее на этом вопросе остановимся подробнее.

В настоящее время основными документами, определяющими учет библиотечных фондов, являются Инструкция № 22, Инструкция № 1686, Положение № 611 и Инструкция № 125.

Так же, как и в отношении остальных видов необоротных активов, учет библиотечных фондов ведут по месту хранения (использования) МОЛ, т. е. библиотекаря, и в бухгалтерии.

Главной особенностью учета таких объектов является то, что детальный учет библиотечных фондов ведет библиотекарь в книгах суммового учета и регистрах индивидуального учета. Также материально ответственное лицо присваивает инвентарные номера экземплярам библиотечного фонда. Заполняют указанные регистры учета в соответствии требованиями Инструкции № 22 и Инструкции № 1686.

В свою очередь, бухгалтерия ведет только суммовой учет библиотечных фондов в Инвентарной карточке группового учета основных средств типовой формы № ОЗ-9 (бюджет), приведенной в Инструкции № 125. Об этом сказано в п. 3.8 Положения № 611.

Обратите внимание: в рассматриваемом случае инвентарных карточек формы № ОЗ-9 будет всего две: для учебников и художественной литературы. Записи в них делают в стоимостном и количественном выражении по каждому первичному документу на приход и списание литературы. При этом после каждого движения библиотечных фондов в такой карточке выводят остаток. Однако колонка «инвентарный номер» не заполняется.

Бухгалтер периодически, но не реже 1 раза в год и перед началом инвентаризации сверяет остатки в инвентарных карточках группового учета с данными книг суммового учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда библиотеки.

В случае если выявляют какие-либо расхождения, то для их устранения имеет смысл обратиться к первичным документам на приход и списание литературы, которые после отражения в учете библиотеки сдают на хранение в бухгалтерию. Заметим, что для отметки бухгалтерии о сверке с библиотекой итоговых цифр в Книге суммового учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда предусмотрена специальная колонка.

Что касается ведения Книги суммового учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда согласно приложению 1 к Инструкции № 1686 и Книги суммового учета библиотечного фонда согласно приложению 3 к Инструкции № 22, то их библиотекари заполняют по трем разделам: поступление, выбытие и ежегодные итоги движения. Записи делают по каждому первичному документу с указанием его даты и номера. Каждому поступлению присваивают порядковый номер, который дублируют при заполнении форм индивидуального учета. Благодаря такому двойному учету повышается контроль за каждым экземпляром библиотечного фонда.

В случае выбытия библиотечного фонда из библиотеки указывают причины такого выбытия: изношенность, устаревание, потеря, непрофильность (дублетность). Движение учебников отслеживают по классам обучения, а художественную литературу — по видам (книги, периодика, электронные и аудио-, видеоиздания), по языку написания, а также по содержанию (по желанию учреждения).

В этой связи стоит обратить внимание на особенности учета журналов и газет, которые библиотека включила в состав библиотечного фонда. Так, согласно п. 5.5 Инструкции № 22 такие журналы и газеты библиотека учитывает в Книге суммового учета библиотечного фонда. Записи в эту Книгу о поступлении газетных изданий вносят на основании годового итогового акта приемки-передачи изданий (без указания цены). А вот записи о журнальных изданиях записывают ежемесячно (без указания цены). Причем единицей учета каждого наименования является экземпляр (для журнала) и годовой комплект (для газеты). Об этом сказано в пп. 3.2 и 3.3 Инструкции № 22. Как видим, журналы и газеты библиотека учитывает без стоимости. Упрощенный учет таких объектов объясняется тем, что расходы на их приобретение, т. е. подписку, учреждения списывают сразу на фактические расходы.

Теперь несколько слов скажем о том, как в библиотеке учебного заведения следует организовать индивидуальный учет библиотечных фондов. Так, индивидуальный (аналитический) учет в библиотеке ведут в регистрационных карточках движения учебников и учебных пособий библиотечного фонда (приложение 2 к Инструкции № 1686) и в Инвентарной книге (приложение 4 к Инструкции № 22).

Наряду с этими утвержденными регистрами учета, учреждения имеют право разрабатывать оригинальные формы. Такое право предусмотрено п. 4.10 Инструкции № 22. В этом случае в эти учетные регистры следует перенести порядковый номер из Книги суммового учета. В них указывают автора, наименование, год выпуска документа, его стоимость, а также отражают сведения о поступлении и выбытии библиотечного фонда.

Кроме того, в Регистрационных карточках движения учебников и учебных пособий библиотечного фонда указывают количество одинаковых экземпляров и выводят остаток на дату движения. Что касается заполнения Инвентарной книги, то в ней предусмотрены колонки для инвентарного номера и отметок бухгалтерии о проведении инвентаризации (указывают год ее проведения).

Также заметим, что при индивидуальном учете ведут Журнал учета выданных учебников, Журнал учета учебников, принимаемых взамен утраченных или поврежденных, карточки читательского каталога и другие формы учета (по усмотрению заведующего библиотекой).

Завершая тему учета библиотечных фондов, несколько слов скажем о минимальном сроке полезного использования учебников. Из постановления КМУ «Некоторые вопросы обеспечения учебниками и учебными пособиями студентов высших учебных заведений, учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений и воспитанников дошкольных учебных заведений» от 27.08.2010 г. № 781 следует, что этот срок составляет 3 года для букварей и 5 лет— для всех других учебников.

Проанализировав особенности учета библиотечных фондов, сформулируем главную цель их инвентаризации. Итак, главная задача инвентаризации библиотечных фондов — проверка фактического наличия литературных экземпляров, сверка фактического наличия с данными индивидуального учета библиотеки и группового учета бухгалтерии, выявление отклонений и выяснение их причин. В конечном счете все эти мероприятия направлены на создание благоприятных условий для сохранности библиотечных фондов и достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов установлены в п. 1.5 Инструкции № 90. Так, учреждения обязаны проводить инвентаризацию библиотечных фондов по решению руководителя учреждения в такие сроки:

— один раз в 5 лет;

— или в течение 5 лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным ее завершением в структурном подразделении (у одного МОЛ) в течение 30 дней.

Заметим, что в рассматриваемой ситуации возможно в одном календарном году проводить инвентаризацию учебников, а в следующем — художественного фонда с периодичностью каждой — 5 лет. При этом разбить весь библиотечный фонд для проведения инвентаризации на части по 20 % невозможно, поскольку в школе ограничено количество МОЛ и условия хранения документов в пределах одного подразделения. Поэтому для учебников логично провести инвентаризацию по завершении учебного года, когда все учебники классные руководители вернут в школьную библиотеку, включая замену утерянных экземпляров, и будут оформлены акты на списание. В случае выбытия библиотечных фондов для каждой причины выбытия оформляют отдельный акт. Для фонда художественной литературы приемлемы общие сроки проведения инвентаризации основных средств, т. е. не ранее 1 октября. Напомним, что дополнительные случаи обязательного проведения инвентаризации оговорены п. 1.9 Инструкции № 90 — это смена МОЛ в день подписания акта приема-передачи, масштабная порча ценностей и другие.

Проведение инвентаризации оформляют приказом по учреждению. Проект этого приказа с описанием сроков, состава инвентаризационной комиссии, методики проведения мероприятия и порядка оформления результатов готовит главный бухгалтер. Он же контролирует его выполнение. Ввиду особенностей методики проведения инвентаризации библиотечных фондов, ее большой трудоемкости логично создать отдельную местную комиссию, в состав которой входит работник бухгалтерии и которую возглавляет работник школы, назначенный директором (например, учитель). С приказом под роспись ознакамливают всех членов комиссии и МОЛ. Полезно обсудить методику проведения инвентаризации на собрании работников учреждения, которые имеют отношение к этому мероприятию (или на педсовете). Ответственность за организацию, правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель учреждения.

Также помните о том, что МОЛ не может быть председателем или членом комиссии, так как инвентаризация является проверкой его работы. Существует практика привлечения для проведения инвентаризации библиотеки учащихся средних классов школы с включением в состав комиссии их классных руководителей. Это позволяет выполнить большой объем работы в установленный срок, а также повысить интерес детей к книге (отмечают рост количества выданных книг) и ознакомить их с профессией библиотекаря.

Согласно п. 1.15 Инструкции № 90 запрещено проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверку остатков материальных ценностей в натуре члены комиссии проводят при обязательном присутствии МОЛ.

Существует три способа проведения инвентаризации библиотечных фондов. Они отличаются между собой тем, с какими формами сверяют фактическое наличие литературных экземпляров. Это могут быть:

— регистры индивидуального учета библиотеки (инвентарная книга, регистрационные карточки учебников);

— контрольные талоны на каждую книгу, расположенные в порядке инвентарных номеров или в алфавитном порядке;

— топографический каталог, где карточки располагаются в порядке расположения фонда.

Подробно все эти способы рассматривались в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 41.

Так, сверка по инвентарной книге отличается от двух других способов тем, что книга в учреждении одна, а экземпляров библиотечный фонд насчитывает множество (из опыта автора этой статьи — 50 тыс. книг). Это позволяет одновременно работать только одной паре членов комиссии: один снимает книгу с полки и озвучивает ее учетные данные, а другой разыскивает запись в инвентарной книге. Согласитесь, что такой способ сверки значительно замедляет процесс инвентаризации. Кроме того, поиск соответствующей записи в инвентарной книге тоже не быстрый. Ведь такую книгу ведут по инвентарным номерам, а книги хранят по некоей классификации (обычно в алфавитном порядке).

Инвентаризация по контрольным талонам или по карточкам каталога придумана для того, чтобы устранить недостатки первого способа. Действительно, все талоны (карточки) можно разделить на части и привлечь к инвентаризации большее количество людей, что ускорит ее проведение. Кроме того, талоны можно располагать в порядке, удобном для сверки. Однако недостатком является то, что процесс написания талонов (карточек) сам по себе трудоемкий и требует времени. Хотя эту работу проделывают до начала инвентаризации, тем не менее все это дополнительная работа. В этом случае в каждой снятой с полки книге и в форме индивидуального учета, в которой найдена запись об этой книге, делают отметки «Инвентаризация. Год проведения» (для этого удобно заготовить несколько штампов).

В ходе проведения инвентаризации одновременно отслеживают сильно изношенные, морально устаревшие, непрофильные экземпляры, которые извлекают со стеллажей и заносят в отдельный список (п. 1.4 Инструкции № 90). После этого комиссия принимает решение об их списании. Для этого оформляют акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы типовой формы № ОЗ-5 (бюджет). Подробно об этом можно почитать в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 12.

Напомним, что списанные экземпляры библиотечного фонда должны быть сданы на макулатуру. Дублетные документы могут быть бесплатно переданы в фонды других библиотек или реализованы согласно ст. 18 Закона № 32. Также в ходе инвентаризации выявляют редко используемые книги, например, не востребованные более 10 лет (такую информацию можно узнать из формуляров). Далее комиссия выясняет причины такого режима использования книг в прошлом и целесообразность их использования в будущем. Также составляют список книг, которые фактически есть в наличии, но не отражены в регистрах индивидуального учета (излишки) для дальнейшего их оприходования. Книги, хранящиеся не на своем месте согласно принятой системе классификации фонда, переносят на соответствующее им место. Вместо книг, выданных читателям, проверяют формуляры, оставшиеся в абонементе, которые также сверяют с регистрами индивидуального учета. Отметку о проведенной инвентаризации ставят на формуляре, а после возврата книги в библиотеку отметку переносят на книгу. Одновременно проверяют, соблюдают ли читатели сроки прочтения, установленные правилами пользования библиотекой. Нарушителей заносят в отдельный список и принимают соответствующие меры.

Таким образом, в ходе проведения инвентаризации комиссия формирует свое мнение о состоянии учета и соблюдении правил хранения и пользования библиотечным фондом, вносит свои предложения по этим вопросам, принимает меры для замены недостающих экземпляров, выявляет виновных в нарушениях и проводит с ними беседы.

Еще одной задачей инвентаризации является проверка реальной стоимости материальных ценностей, учитываемых на балансе. Если книги, поступившие взамен утерянных или подаренные спонсорами, были ошибочно оприходованы без стоимости, комиссия должна оценить их по рыночным ценам. Об этом обязательно составляют акт.

В связи с тем, что учет необоротных активов ведется в гривнях без копеек (п. 1.3 Положения № 611), которые при оприходовании относятся на фактические расходы учреждения, в ходе инвентаризации необходимо привести в соответствие с этим требованием стоимость всех экземпляров библиотечных фондов, если это не было сделано ранее. О необходимости таких корректировок говорилось и в письме Госказначейства от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109.

На этапе подготовки к проведению инвентаризации рекомендуем перевести регистры индивидуального учета в электронный формат Microsoft Excel. По сути, эта процедура заменяет выписку контрольных талонов, дополнительно создавая условия для целого ряда важных позитивных моментов. В этом случае реально можно выполнить следующую работу:

— создать вариант инвентарной книги на определенную дату (например, на дату инвентаризации), без записей о выбывших ранее экземплярах. Согласитесь, это значительно сократит объем учетной формы и облегчит работу с инвентарной книгой;

— разбить инвентарную книгу на части (печать определенного количества листов) и вследствие этого привлечь к инвентаризации большее количество людей. Благодаря этому темпы ее проведения будут значительно ускорены;

— расположить экземпляры в алфавитном порядке с помощью программной функции «сортировка», что также ускорит инвентаризацию;

— привести в соответствие с нормативными требованиями цену экземпляров (без копеек) с помощью меню программы «Формулы: математические функции: целое». Причем аргументом (А) выбирают ячейку таблицы, в которую занесена цена с копейками, для отражения отбрасываемых копеек используют формулу: А — ЦЕЛОЕ (А). Для того чтобы сохранить полученные новые цены, используют опцию «Сохранить как значение»;

— быстро составить описи на выбытие литературы путем копирования соответствующих записей из инвентарной книги;

— определить с помощью программы итоговые суммы в форме индивидуального учета. Это выполняют при занесении в инвентарную книгу записей по документам о поступлении, выбытии и сверке результатов с данными Книги суммового учета. Такие действия повышают качество работы;

— определить набор подлежащих контролю параметров. Все это необходимо сделать для оценки состояния учета библиотечных фондов.

После проведения инвентаризации записи о каждом экземпляре в электронной инвентарной книге дополняют соответствующими пометками. Причем при занесении пометки «Инвентаризация. Год проведения» используют функцию «копировать».

Кроме того, описанная методика позволяет просто оформить результаты инвентаризации. В случае выявления недостачи отбираются те записи в инвентарной книге, напротив которых нет пометки о прохождении инвентаризации. Это значит, что такие книги фактически отсутствуют. Для этого используют меню программы «Данные: фильтр: текстовые фильтры: равно (пустая клетка)». Аналогичным образом проводят отбор записей с пометкой «выдано» и «устарело».

Кроме получения учетных преимуществ, инвентарную книгу в электронном формате можно рассматривать как зачаток электронного библиотечного каталога. Ведение такого каталога существенно облегчает доступ пользователей к информации и повышает качество библиотечных услуг. Классификация экземпляров по фамилии автора приводит к алфавитному каталогу. Возможное дальнейшее уточнение записей об экземплярах ключевым словом и заполнение колонки инвентарной книги «содержание» ведут к систематическому каталогу. Многие известные библиотеки в ходе такой работы составляют еще и аннотации к изданиям. Также полезна классификация изданий по году выпуска. Дальнейшим шагом может быть перевод наиболее востребованных изданий в электронный формат путем сканирования. При этом нужно помнить, что инвентарный номер аудио-, видео- и электронного издания состоит из инвентарного номера экземпляра на бумажном носителе, дополненного через дробь буквой А (п. 6.7 Инструкции № 22). Добавим, что электронный библиотечный каталог расширяет возможности библиотек для удовлетворения потребностей пользователей (межбиблиотечный абонемент или передача на баланс другой библиотеки).

Результаты инвентаризации оформляют в виде протокола по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции № 90. В протоколе отражают отдельно для фонда учебников и фонда художественной литературы количество и сумму имеющихся в наличии экземпляров, излишков и недостач (в случае выявления), указывают причины и лиц, виновных в нарушениях, а также принятые меры. Описи литературы, выданной читателям, устаревшей, находящейся в излишке и недостающей, а также копия инвентарной книги являются частью протокола. Все документы подписывают председатель и члены инвентаризационной комиссии, а также МОЛ. Не позднее чем через 10 дней после окончания инвентаризации протокол должен утвердить руководитель учреждения.

Документы, касающиеся инвентаризации, должны быть переданы в бухгалтерию для отражения ее результатов в бухгалтерском учете и годовой финансовой отчетности. В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражают такими записями:

Напомним, что срок хранения документов по инвентаризации в учреждении составляет 3 года при условии прохождения ревизии финансово-хозяйственной деятельности.

Надеемся, что рекомендации, приведенные в данной статье, будут полезны как для библиотек всех типов учебных заведений, так и для библиотек, находящихся в подчинении других министерств и ведомств.

Закон № 32 — Закон Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР.

План счетов — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

Инструкция № 22 — Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22.

Инструкция № 1686 — Инструкция о порядке комплектования и учета учебников и учебных пособий в библиотечных фондах общеобразовательных, профессионально-технических учебных заведений и высших учебных заведений I-II уровней аккредитации, утвержденная приказом Минобразования от 02.12.2013 г. № 1686.

Положение № 611 — Положение по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденное приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 125 — Инструкция по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местного бюджетов, утвержденная совместным приказом Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.