Особливості заповнення нових форм держзакупівельних документів (частина 1)

ЦК — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

Закон № 2289 — Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 01.06.2010 р. № 2289-VI.

Закон № 1197 — Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р. № 1197-VII.

Закон № 4851 — Закон України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності» від 24.05.2012 р. № 4851-VI.

Закон № 1206 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 р. № 1206-VII.

Наказ № 1106 — наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель» від 15.09.2014 р. № 1106.

Наказ № 922 — наказ Міністерства економіки України «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель» від 26.07.2010 р. № 922.

Наказ № 919 — наказ Міністерства економіки України «Про затвердження стандартної документації конкурсних торгів» від 26.07.2010 р. № 919.

Наказ № 916 — наказ Міністерства економіки України «Про затвердження Типового положення про комітет з конкурсних торгів» від 26.07.2010 р. № 916.

Лист № 3302-05/43625-03 — лист Міністерства економічного розвитку і торгівлі України «Щодо надання методологічної допомоги замовникам щодо набрання чинності наказів Мінекономрозвитку від 15.09.2014 р. № 1106 та від 16.09.2014 р. № 1112» від 16.12.2014 р. № 3302-05/43625-03.

Інструкція — Інструкція щодо заповнення форми річного плану закупівель / річного плану закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель, затверджена наказом № 1106.

Інструкція щодо повідомлення — Інструкція щодо заповнення форми повідомлення учасникам про результати процедури закупівлі, затверджена наказом № 1106.

Порядок — Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Міністерства економіки України від 26.07.2010 р. № 921.

ДК 016:2010 — Державний класифікатор продукції та послуг ДК 016:2010, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики України від 11.10.2010 р. № 457.

Мінекономрозвитку, Уповноважений орган — Міністерство економічного розвитку і торгівлі України.

Мінекономіки — Міністерство економіки України.

З 07.11.2014 р. набрав чинності наказ № 1106. Нагадаємо, цим документом були затверджені:

Одразу звернемо увагу, що Уповноваженим органом на офіційному сайті в підрубриці «Листи інформативного характеру» рубрики «Державні закупівлі» оприлюднено лист № 3302-05/43625-03. Знайти його можна за посиланням: http://www.me.gov.ua/Documents/List?lang=uk-UA&tag=ListiInformativnogoKharakteru

Разом з тим необхідно зазначити, що вказаний лист Мінекономрозвитку не містить відповідей на всі питання, які можуть виникнути в замовника при заповненні нових форм документів. Водночас якщо заглибимось у положення наказу № 1106, то побачимо, що деякі з них потребують більш детального аналізу. При цьому двомісячна практика застосування нових форм, здавалося б, має нівелювати більшість запитань щодо їх заповнення, проте з часом виникають все нові ситуації, з яких замовнику необхідно знаходити правильний вихід.

Тож розставимо крапки на «і». Й почнемо з самого першого документа, який має скласти та затвердити комітет з конкурсних торгів замовника, щоб провести державні закупівлі, а саме з річного плану закупівель.

При цьому, оскільки у річному плані закупівель замовником зазначається та інформація щодо закупівлі, яка потім також зазначається й в інших документах, то ми на прикладі заповнення форми річного плану закупівель одночасно звернемо увагу й на окремі моменти заповнення нових форм інших держзакупівельних документів.

Наказом № 1106 затверджено форму річного плану закупівель/річного плану закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель, та Інструкцію щодо її заповнення.

Спочатку звернемо увагу на форму річного плану закупівель. Слід зазначити, що у «Спецвипуску» за листопад 2014 року, як кажуть, по гарячих слідах ми проаналізували більшість новацій щодо заповнення цієї форми. Тож сьогодні зупинимось лише на окремих проблемних моментах, які виникають уже в ході застосування нової форми річного плану закупівель на практиці.

Так, річний план закупівель за затвердженою формою складають ті юридичні особи, які є замовниками:

Затверджується річний план закупівель рішенням комітету з конкурсних торгів із зазначенням дати та номера протоколу засідання комітету, на якому прийнято таке рішення. Водночас підписується річний план закупівель головою і секретарем комітету з конкурсних торгів із зазначенням ініціалів та прізвища цих осіб. При цьому, як передбачено затвердженою наказом № 1106 формою річного плану закупівель, підпис голови комітету завіряється печаткою замовника.

Здавалося б, що складного? Аж ні, ось тут, з самого початку організації держзакупівельного процесу, нормотворець не дає замовнику нудьгувати під час монотонного заповнення форми документа, натомість спонукає до юридичного аналізу.

Так, Законом № 1206, який набрав чинності 30.10.2014 р., внесено зміни до Господарського, Цивільного кодексів України, законів «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV, «Про нотаріат» від 02.09.93 р. № 3425-XII, Закону № 1197, а також деяких інших нормативно-правових актів. Зміни, зокрема, стосуються зменшення сфери використання печаток у господарській діяльності (запровадження відмови від обов’язковості та перехід до добровільності використання печаток суб’єктами господарювання приватного права), скасування проставлення електронного цифрового підпису на документах.

Постає питання: чи може існувати ситуація, коли замовник (наприклад, не бюджетник, а суб’єкт господарювання) вестиме господарську діяльність без печатки? Ймовірно, що так. Як же тоді йому заповнити форму річного плану закупівель відповідно до вимог наказу № 1106 в частині проставляння печатки на плані?

Адже, як бачимо, хоч наказ № 1106 і видано через п’ять місяців після Закону № 1197 і Закону № 1206, а набрав чинності цей наказ вже після набрання чинності Законом № 1206, проте окремі положення цього наказу не узгоджуються з вимогами зазначених законів.

Тут варто звернути увагу на те, що відповідно до п. 2 розд. ХІ «Прикінцеві положення» Закону № 1197 передбачено, що до приведення законодавства України у відповідність із цим Законом закони та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить цьому Закону.

І оскільки ми торкнулися наразі теми наявного неузгодження у системі норм, які регулюють сферу держзакупівель, то звернемо увагу й на інші суперечності, які нині тут існують і можуть стати «підводними рифами» для замовника.

На продовження питання наявності печатки на держзакупівельних документах необхідно також звернути увагу на таке.

Перше. Нині відповідно до ч. 1 ст. 25, ч. 3 ст. 36 Закону № 1197 передбачено, що пропозиція конкурсних торгів, цінова пропозиція подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та в запечатаному конверті. Тобто відсутня вимога щодо проставляння учасником торгів печатки на пропозиції.

Незважаючи на зазначене, стандартна документація конкурсних торгів, затверджена наказом Мін­економіки від 26.07.2010 р. № 919, сьогодні містить вимогу, що пропозиція конкурсних торгів подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою у запечатаному конверті. Усі сторінки пропозиції конкурсних торгів учасника, зокрема, повинні містити відбитки печатки.

Друге. Щодо документів, на підставі яких замовник має планувати здійснення закупівлі, зауважимо таке.

Нині згідно з ч. 1 ст. 4 Закону № 1197 закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Відповідальним за складання та затвердження річного плану, як передбачено ч. 4 ст. 11 Закону № 1197, є комітет з конкурсних торгів, що утворюється замовником (генеральним замовником) для організації та проведення процедур закупівель, і який, у тому числі, планує проведення процедур закупівель. При цьому наразі Законом № 1197 не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних (державних) коштів).

При цьому в розд. III Типового положення про комітет з конкурсних торгів, затвердженого наказом № 916, передбачено, що комітет з конкурсних торгів у процесі роботи забезпечує реалізацію такої функції, як планування протягом року здійснення процедур закупівель відповідно до затвердженого кошторису, фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних (державних) кош­тів).

Водночас п. 2 наказу № 916 визначає, зокрема, що замовники (генеральні замовники) при затвердженні положень про комітети з конкурсних торгів мають використовувати Типове положення про комітет з конкурсних торгів, затверджене цим наказом.

На жаль, при внесенні змін наказом Мінекономрозвитку «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів та визнання такими, що втратили чинність, деяких наказів щодо здійснення державних закупівель» від 16.09.2014 р. № 1112 (набрав чинності з 04.11.2014 р.) до наказів № 919 і № 916 не приведено у відповідність до Закону № 1197 зазначені положення стандартної документації конкурсних торгів, Типового положення про комітет з конкурсних торгів. Тож маємо наявну суперечність норм підзаконного нормативно-правового акта нормам законодавства.

З огляду на зазначене необхідно згадати про ієрархію нормативно-правових актів. Так, у випадку суперечності норм підзаконного акта нормам закону слід застосовувати норми закону, оскільки він має вищу юридичну силу.

Таким чином, можемо зробити висновок:

Повернемось до особливостей заповнення нової форми річного плану закупівель.

Щодо зазначення найменування предмета закупівлі. Як передбачено Порядком, предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пп. 20 і 27 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197 та на основі ДК 016:2010 за показником п’ятого знака (класифікаційне угруповання «категорія») із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.

Водночас форма річного плану закупівель передбачає необхідність зазначення найменування предмета закупівлі із зазначенням у разі наявності показника десятого знака відповідного державного класифікатора, навіть у випадку, коли замовник не здійснює поділ предмета закупівлі на лоти.

Слід сказати, що питання зазначення у нових формах документів показника десятого знака класифікатора після набрання чинності наказом № 1106 викликало найбільш суперечливі позиції учасників держзакупівельної сфери, в тому числі й окремих контролерів.

Так, якщо звернемось до ДК 016:2010 (можна знайти у мережі Інтернет за адресою: http://csm.gov.ua/files/File/030_001.pdf), то побачимо, що він складається з трьох блоків. Перший блок — це блок ідентифікації, який побудовано за ієрархічною системою кодування із застосуванням літерно-цифрового коду. Цей блок містить розподіл секцій на розділи, групи, класи, категорії, підкатегорії, позиції, типи й підтипи, позначені цифровими кодами. При цьому цифрові коди на рівні десяти знаків призначено для докладності видів продукції та послуг з урахуванням особливостей економічної діяльності в Україні.

Загальні положення ДК 016:2010 для допомоги в користуванні цим класифікатором містять схему загальної структури цифрових кодів для утворення класифікаційних угруповань та приклад деталізації продукції від «розділу» до «підтипу».

Отже, у разі наявності у ДК 016:2010 десятизначного цифрового коду (класифікаційного угруповання «підтип», яке відповідає предмету закупівлі), замовник має у річному плані закупівель після зазначення показника п’ятого знака (класифікаційне угруповання «категорія») ДК 016:2010 і конкретної назви товару або послуги зазначити такий десяти­значний цифровий код.

При цьому зауважимо, що відповідно до «Великого тлумачного словника сучасної української мови» (за редакцією Бусела В. Т.) слово «наявність» має таке значення: «існування, присутність».

З огляду на зазначене, якщо у ДК 016:2010 класифікаційне угруповання «категорія» з відповідним п’ятизначним цифровим кодом містить класифікаційне угруповання «підтип» з десяти­значним цифровим кодом, але при цьому наявний «підтип» не відповідає конкретному товару чи послузі, що закуповується, то можна зробити висновок про не наявність, відсутність десятого знака класифікатора щодо певного предмета закупівлі. Як наслідок, у такій ситуації відсутній обов’язок відображати у річному плані закупівель десяти­значний цифровий код. При цьому якщо таких десятизначних цифрових кодів «підтип» є декілька до п’ятизначного цифрового кода «категорія», то варто зазначати лише той, який відповідатиме товару чи послузі, які закуповуються.

Що ж до наявності за показником десятого знака нуля, навіть якщо такий показник дублює назву «підкатегорії» або «позиції», при цьому «категорія» має кілька «підтипів», то з метою уникнення порушення наказу № 1106 щодо заповнення форми річного плану закупівель такий десятизначний цифровий код варто зазначати.

Таким чином, підсумуємо: у разі відповідності показника десятого знака відповідного державного класифікатора товару чи послузі, які закуповуються, замовник має додатково зазначати в річному плані закупівель згаданий показник.

Слід звернути увагу, що вимога щодо зазначення замовником десятого знака класифікатора передбачена в інструкціях, затверджених наказом № 1106, не тільки щодо форми річного плану закупівель, а й щодо інших форм держзакупівельних документів, наприклад: в усіх формах оголошення про проведення процедури закупівлі; в реєстрі отриманих пропозицій конкурсних торгів, кваліфікаційних пропозицій, цінових пропозицій; в усіх формах повідомлення про акцепт; в оголошенні про результати проведення торгів; у всіх формах звіту про результати проведення процедури закупівлі тощо.

При цьому зауважимо, що наказ № 1106 не містить інструкцій до всіх затверджених нових форм документів. Немає інструкції до реєстру отриманих пропозицій, протоколів розкриття і оцінки пропозицій. А тому виникає питання, чи необхідно зазначати в цих документах показник десятого знака класифікатора?

Щодо форми реєстру отриманих пропозицій, то зауважимо, що у п. 2 форми зазначено, яку саме інформацію замовник має вказати про предмет закупівлі, зокрема зазначити за наявності показник десятого знака відповідного державного класифікатора. При цьому форми протоколів розкриття і оцінки пропозицій таких вказівок не містять.

Водночас якщо аналізувати Стандартні документації конкурсних торгів для відкритих і двоступеневих торгів, затверджені наказом № 919, то можна відмітити, що ці документи теж не містять положень про те, що замовник повинен вказувати в документації інформацію про предмет закупівлі із зазначенням за наявності показника десятого знака відповідного державного класифікатора.

Звичайно, можна припустити, що в тих документах, щодо яких відсутні вимоги щодо зазначення десятого знака класифікатора, можна його не зазначати. Проте вже нині практика свідчить, що, наприклад, окремі казначейства хочуть бачити однакове зазначення інформації про предмет закупівлі в усіх держзакупівельних документах, що подаються замовником при реєстрації договору, в тому числі й у самому договорі.

При цьому, як зазначає Мінекономрозвитку в листі № 3302-05/43625-03, показник десятого знака відповідного державного класифікатора не відображається і не переноситься у договір про закупівлю (за виключенням випадку визначення предмета закупівлі за лотами за показником десятого знака).

На нашу думку, щоб замовнику не заплутатися в хитросплетіннях заповнення нових форм держзакупівельних документів, зокрема, щодо інформації про предмет закупівлі, за найкраще, щоб ця інформація була однаковою в усіх документах.

Щодо зазначення лотів. Пунктом 3 Інструкції передбачено, що у разі визначення замовником частин предмета закупівлі (лотів) відповідно до п. 33 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197 у графі 1 форми («Предмет закупівлі») плану зазначаються кількість лотів та найменування кожного з них.

Тож не забуваймо про зазначені вище новації щодо лотування в річному плані закупівель!

Водночас тут є один нюанс. Якщо замовник зазначив у річному плані закупівель певну кількість лотів та найменування кожного з них по конкретному предмету закупівлі, а потім, скажімо, при затвердженні документації конкурсних торгів виникла ситуація, що відпала потреба в закупівлі за деякими лотами або ж навпаки — виникла потреба в ще кількох лотах по цьому ж предмету закупівлі (наприклад, виходячи, з поділу на лоти за місцем поставки товарів), чи необхідно вносити зміни в річний план закупівель?

Так, згідно з ч. 1 ст. 4 Закону № 1197 передбачено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

З огляду на зазначене, у випадку, коли кількість лотів та найменування кожного з них, зазначені в документації конкурсних торгів (а потім і в оголошення про проведення процедури закупівлі), будуть відрізнятися від інформації щодо предмета закупівлі, зазначеної у річному плані закупівель, це може кваліфікуватися як здійснення закупівлі не у відповідності до річного плану. Як наслідок, замовником буде порушено ч. 1 ст. 4 Закону № 1197. А тому з метою уникнення порушення у зазначеному випадку варто вносити відповідні зміни до річного плану закупівель.

Зауважимо також, що не всі інструкції щодо заповнення форм документів у частині інформації про предмет закупівлі містять вказівку про необхідність зазначати кількість лотів і найменування (опис) кожного з них.

Наприклад, відсутня така вимога щодо форм оголошення про проведення відкритих торгів, оголошення про проведення процедури двоступеневих торгів, оголошення про проведення попередньої кваліфікації.

При цьому, якщо проаналізувати норми Закону № 1197 в комплексі, то бачимо, що в разі, якщо замовник здійснює поділ предмета закупівлі на лоти, то він має визначити такі лоти (зазначити кількість, найменування (опис) лотів), зокрема, в документації конкурсних торгів, запиті цінових пропозицій. Водночас на визначені замовником лоти в межах єдиної процедури закупівлі учасники мають право подавати свої пропозиції.

З огляду на зазначене, замовник повинен вказати кількість лотів та найменування (опис) кожного з них в тому числі й в оголошеннях про проведення процедур закупівель.

Щодо очікуваної вартості предмета закупівлі. При заповненні річного плану у графі 3 «Очікувана вартість предмета закупівлі» замовник вказує суму, яку він фактично планує для закупівлі з урахуванням податків і зборів цифрами та словами, у разі якщо така сума без урахування ПДВ дорівнює або перевищує межі, які встановлено ч. 1 ст. 2 Закону № 1197. Тобто щоб визначитись із тим, чи необхідно проводити торги, чи ні, замовник від очікуваної вартості предмета закупівлі віднімає ПДВ й керується вартісними межами застосування Закону № 1197. Але в самому річному плані замовник зазначає повну суму очікуваної вартості, тобто з ПДВ.

Зауважимо, що Інструкція не містить інформації про те, чи необхідно окремо вказувати розмір ПДВ, а також те, в якій графі зазначати інформацію про ПДВ.

Разом з тим, проаналізувавши Інструкції щодо заповнення оголошення про результати проведення торгів, Звіту про результати проведення процедур відкритих і двоступеневих торгів та попередньої кваліфікації, відмічаємо, що в цих документах ціни пропозицій конкурсних торгів, ціна акцептованої пропозиції, сума, визначена в договорі про закупівлю, зазначаються в гривнях або іноземній валюті (якщо це передбачено законодавством) з урахуванням податку на додану вартість (замовник зазначає: «(з ПДВ)»). Також передбачено, що в разі якщо договір укладено на умовах, які не передбачають сплати ПДВ, то замовник зазначає: «(без ПДВ)».

Тобто вбачається, що й у річному плані закупівель, так як і в інших документах, замовник зазначає очікувану вартість предмета закупівлі із вказівкою: «(з ПДВ)» або ж «(без ПДВ)». При цьому в формі річного плану закупівель інформація щодо ПДВ зазначається у графі 3, яка має назву «очікувана вартість предмета закупівлі».

Щодо додатку до річного плану закупівель. До річного плану закупівель складається додаток і називається «Додаток до річного плану». Саме так названо цей документ у п. 1 Інструкції. А тому не варто придумувати вказаному документу різні інші назви. Наприклад, хибною є позиція, коли замовники називають додаток до річного плану таким чином:

Дійсно, Додаток до річного плану складається за формою річного плану, що здійснюються без проведення процедур закупівель. Але це лише вимога щодо змістовного наповнення відповідних граф форми додатка, а не назва самого документа. Інакше виходить, що замовник попередньо вже склав такий документ, як «Річний план закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель», а потім ще й до цього плану склав додаток. Для такої позиції відсутні правові підстави.

Також зауважимо, що у Додатку до річного плану графи 4 та 5 не заповнюються. Водночас у графі 1 «Предмет закупівлі» Додатка до річного плану відсутня необхідність у зазначенні показника десятого знака відповідного державного класифікатора, оскільки така інформація указується виключно в разі закупівель, які здійснюються у порядку, встановленому Законом № 1197.

При цьому, як передбачено наказом № 1106, Додаток до річного плану підписується уповноваженою особою замовника (головою комітету з конкурсних торгів або особою, яка виконує його обов’язки). Тобто відсутній обов’язок щодо підписання додатка секретарем комітету з конкурсних торгів разом з головою комітету, як це передбачено для річного плану закупівель.

Слід зазначити, що Закон № 1197 не містить норм щодо обов’язковості складання такого документа, як «Додаток до річного плану». Разом з тим, як бачимо, така вимога є у наказі № 1106. Також є вимога щодо оприлюднення Додатка до річного плану щоквартально. При цьому, власне, в повному обсязі механізм складання (внесення змін) та оприлюднення такого документа в наказі № 1106 не прописаний.

Тож виходячи із загальних правил ведення діловодства, можна сказати, що замовник може скласти Додаток до річного плану в цілому на рік, а може складати його поступово протягом року (наприклад, вносячи зміни в початковий документ).

Якщо Додаток до річного плану складено в цілому на рік (наприклад, у І кварталі 2015 року) і протягом року до нього зміни не вносяться, то достатнім для дотримання вимог наказу № 1106 буде його оприлюднення протягом І кварталу 2015 року. Необхідність у оприлюдненні такого Додатка до річного плану повторно протягом цього року відсутня.

У разі ж якщо до Додатка до річного плану протягом року вносяться зміни або він викладається у новій редакції, то такий Додаток оприлюднюється щокварталу, тобто у будь-який день кварталу, починаючи з початку року.

Нині наказом № 1106 встановлено форму не тільки для Додатку до річного плану, який раніше складався у довільній формі, а й для повідомлення учасникам про результати процедури закупівлі. Нагадаємо, що раніше таке повідомлення також складалося у довільній формі.

Відповідно до п. 1 Інструкції щодо повідомлення передбачено, що у разі вибору кількох переможців торгів, якщо в документації конкурсних торгів (запиті цінових пропозицій) передбачено подання учасниками пропозицій конкурсних торгів (цінових пропозицій) тільки стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, або в разі проведення закупівлі за рамковою угодою в повідомленні зазначається інформація про всіх переможців торгів, визначених за результатами розгляду й оцінки пропозицій конкурсних торгів (цінових пропозицій).

При цьому в п. 1 Інструкції щодо повідомлення зазначено, що повідомлення надсилається всім учасникам, пропозиції яких було розкрито.

Тобто новий наказ № 1106 передбачає, що повідомлення про результати процедури закупівлі надсилається в тому числі й переможцю торгів.

Разом з тим відповідно до ч. 2 ст. 31 Закону № 1197 встановлено, що замовник зобов’язаний протягом одного робочого дня з дня прийняття рішення про визначення переможця надіслати переможцю торгів повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, а всім учасникам — письмове повідомлення про результати торгів із зазначенням найменування та місцезнаходження учасника-переможця, пропозицію конкурсних торгів якого визнано найбільш економічно вигідною за результатами оцінки.

Отже, з комплексного аналізу зазначених норм Закону № 1197 і наказу № 1106, який видано через п’ять місяців після набрання чинності Законом № 1197, вбачається, що переможцю торгів надсилаються два документи: повідомлення про результати процедури закупівлі та повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів.

Разом з тим Мінекономрозвитку у листі № 3302-05/43625-03 звертає увагу суб’єктів сфери державних закупівель, що відповідно до п. 2 розд. ХІ «Прикінцеві положення» Закону № 1197 до приведення законодавства України у відповідність до цього Закону закони та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить цьому Закону.