Приобретаем РРО: как учесть расходы

Сразу скажем: если бюджетное учреждение предоставляет платные услуги и получает за такие услуги наличные средства, то с 01.01.2015 г. нужно применять РРО.

Такие требования к расчетам за предоставленные услуги предусмотрены Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО). Отметим, что не применяют РРО учреждения и организации в случаях, предусмотренных в ст. 9 этого Закона. Также в число счастливчиков попали те, кто указан в Перечне отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденном постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.

Поэтому мы советовали нашим читателям не откладывать приобретение РРО в долгий ящик, ведь за нарушение в сфере применения РРО предусмотрены немалые штрафы и серьезная ответственность. Обо всем этом можно подробно прочитать в специальном материале «Шпаргалка по РРО для начинающих» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 22).

Теперь давайте разберемся, какие расходы несет учреждение в случае приобретения РРО и вводе его в эксплуатацию.

Расходы, связанные с приобретением РРО

Такие расходы прежде всего состоят из стоимости самого РРО. Выбрать подходящую модель учреждение может на сайте производителей РРО. В настоящее время существует множество моделей РРО, которые отличаются по техническим характеристикам и выполняемым функциям. Стоимость РРО стартует от 3500 грн.

Поскольку стоимость таких активов превышает стоимостной предел 2500 грн., относить такие объекты надо к основным средствам с зачислением на субсчет 104 «Машины и оборудование».

Перечень моделей и модификаций РРО можно найти в Государственном реестре РРО (далее — Госреестр). На сегодня действующим является Госреестр, утвержденный приказом ГФС от 27.04.2015 г. № 302.

Выбрав подходящую модель, проверьте, соответствует ли РРО таким требованиям:

1) модель должна быть включена в Госреестр;

2) модель РРО должна обеспечивать передачу контрольно-отчетной информации органу ГФС в электронном виде;

3) модель РРО должна соответствовать установленным фискальным и техническим требованиям;

4) выбранная модель РРО должна соответствовать сфере, в которой ее будут использовать;

5) не истек срок службы РРО.

Приобретенный РРО должен быть зачислен на баланс по первоначальной стоимости с учетом требований, предусмотренных НП(С)БУ 121 «Основные средства», утвержденным приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

Напомним, что первоначальная стоимость объектов основных средств, приобретенных за плату, состоит из таких расходов:

— суммы, уплаченной поставщикам активов и подрядчикам за выполненные строительно-монтажные работы (без прямых налогов);

— регистрационных сборов, государственной пошлины и аналогичных платежей, осуществляемых в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;

— суммы ввозной таможенной пошлины;

— суммы непрямых налогов в связи с приобретением (созданием) основных средств (если они не возмещаются учреждению);

— расходов на страхование рисков доставки основных средств;

— расходов на транспортировку, установку, монтаж, наладку основных средств;

— прочих расходов, непосредственно связанных с доведением основных средств до состояния, в котором они пригодны для использования с запланированной целью.

Исходя из правил формирования первоначальной стоимости основных средств, в состав этой стоимости нужно включить не только стоимость самого РРО, но и все расходы, понесенные учреждением в связи с вводом в эксплуатацию РРО, его опломбированием и программированием.

Как правило, в состав таких расходов включают работы, связанные с подготовкой РРО к эксплуатации согласно эксплуатационным документам, введение обязательных реквизитов чека, фискального номера пользователя, перевод в фискальный режим работы и проведение персонализации, а также обучение персонала пользователя на момент ввода РРО в эксплуатацию.

Детальную информацию о таких расходах предоставляют центры сервисного обслуживания РРО (далее — ЦСО). Советуем подойти ответственно к выбору ЦСО, ведь именно он предоставляет услуги по вводу в эксплуатацию, техническому обслуживанию, гарантийному и послегарантийному ремонту РРО.

В бухгалтерском учете расходы, связанные с приобретением РРО и доведением его до состояния, пригодного для использования, учреждение накапливает в составе незавершенных капитальных инвестиций. Для этого предусмотрен субсчет 141 «Капитальные инвестиции в основные средства».

Обратите внимание: ввод РРО в эксплуатацию осуществляет ЦСО. Где найти такие центры?

Такую информацию предоставляют поставщики (продавцы) РРО. Так, при продаже РРО продавец обязан выдать покупателю (т. е. бюджетному учреждению) не только документы, подтверждающие факт приобретения РРО, но и перечень ЦСО, которые заключили с производителем (поставщиком) договор на техническое обслуживание и ремонт этой модели регистратора. Имея такой список, учреждение может самостоятельно выбрать ЦСО.

Для того чтобы ввести РРО в эксплуатацию, ЦСО переводит кассовый аппарат в фискальный режим работы (заносит фискальный номер РРО в его фискальную память, осуществляет персонализацию и опломбирование РРО). После проведения указанных работ ЦСО выдает учреждению справку об опломбировании РРО по форме № 1-ЦСО* и два экземпляра Акта ввода в эксплуатацию РРО**. Имея на руках такой Акт, учреждение зачисляет РРО на субсчет 104, одновременно отражая изменения в капитале и увеличивая фонд в необоротных активах.

* Форма справки приведена в приложении 1 к Порядку опломбирования регистраторов расчетных операций, утвержденному приказом Миндоходов от 28.08.2013 г. № 417.

** Форма Акта приведена в приложении 1 к Порядку технического обслуживания и ремонта регистраторов расчетных операций, утвержденному постановлением КМУ от 12.05.2004 г. № 601.

Кстати, копию справки об опломбировании РРО и один экземпляр ввода в эксплуатацию учреждение должно подать в орган ГФС. Эти документы нужно подать для того, чтобы завершить процедуру регистрации РРО и получить регистрационное удостоверение РРО по форме № 3-РРО.

Расходы на техобслуживание и ремонт РРО

Для поддержания работоспособности РРО учреждение заключает с ЦСО договор о техническом обслуживании и ремонте РРО.

Организационные вопросы проведения техобслуживания и ремонта РРО урегулированы в Порядке технического обслуживания и ремонта регистраторов расчетных операций, утвержденном постановлением КМУ от 12.05.2004 г. № 601.

Под техобслуживанием понимают комплекс работ, предусмотренных эксплуатационными документами, которые выполняют с целью поддержания работоспособности РРО. Периодичность выполнения работ по техобслуживанию РРО согласовывается между пользователем РРО (учреждением) и ЦСО, но не может превышать срок, указанный в эксплуатационных документах.

Что касается ремонта, то он бывает двух видов — гарантийный и послегарантийный.

Гарантийный (послегарантийный) ремонт заключается в выполнении работ, связанных с восстановлением работоспособности РРО с целью обеспечения его дальнейшего использования по назначению. Восстановление работоспособности регистратора осуществляют путем замены или ремонта комплектующих изделий или его отдельных составных частей, а также выполнения регулировочных работ.

При этом срок проведения гарантийного (послегарантийного) ремонта согласовывается сторонами, но не может превышать 72 часов.

Итак, расходы на техобслуживание и ремонт РРО могут состоять из расходов на:

— абонентское обслуживание;

— ремонт;

— замену запчастей;

— программирование (перепрограммирование) товара и т. п.

Помимо обязательных работ по техобслуживанию, договор может содержать и дополнительные работы ЦСО. Конкретный перечень таких работ и их стоимость указывают в договоре. Конечно, пользователям РРО удобно, когда работники ЦСО в случае каких-либо проблем при эксплуатации РРО всегда подскажут, как действовать в той или иной ситуации, и при необходимости быстро устранят все неполадки. Однако имейте в виду, что дополнительный сервис — удовольствие не бесплатное. Как правило, стоимость работ по техобслуживанию и ремонту РРО оплачивают ежемесячно на основании акта выполненных работ (предоставленных услуг).

В бухгалтерском учете расходы на техобслуживание и ремонт РРО относятся к расходам на содержание основных средств.

Как предусмотрено в п. 2 разд. III НП(С)БУ 121, расходы на содержание объекта основных средств (проведение технического надзора, технического обслуживания и ремонта), которые осуществляют для восстановления или поддержания учреждением будущих экономических выгод или потенциала полезности на первоначально оцененном уровне производительности объекта основных средств, признаются расходами отчетного периода, в котором они были понесены. А это значит, что учреждение относит стоимость таких услуг на фактические расходы.

Оплату таких расходов осуществляют по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Услуги информационного эквайера

Субъекты хозяйствования (в том числе и бюджетные учреждения), использующие РРО, обязаны предоставлять электронные копии расчетных документов и фискальных чеков РРО в орган ГФС по проводным или беспроводным каналам связи. Такое требование действует с 01.01.2013 г. и предусмотрено п. 7 ст. 3 Закона об РРО.

Обратите внимание: передача информации о работе РРО в электронном виде происходит без участия бюджетного учреждения. Все операции кассовый аппарат выполняет самостоятельно. Однако для того чтобы РРО отчитывался о проведенных операциях, нужно не только зарегистрировать РРО, но и подключить РРО (его модем) через Интернет к эквайеру.

Информационный эквайер предоставляет субъектам хозяйствования услуги по технической поддержке, информационному обслуживанию согласно технологии сохранности и сбора данных РРО для органов ГФС. На сегодня уже большое количество банков и предприятий получили разрешение оказывать услуги информационного эквайера.

Кстати, всю информацию о подключении РРО к системе хранения и сбора данных от РРО в орган ГФС предоставят в ЦСО. Эта несложная процедура и не требует дополнительных знаний и навыков от пользователей кассовой техники. Для этого пользователи РРО заключают специальный договор с информационным эквайером. Оплату таких услуг учреждения осуществляют по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Услуги Интернета

Плата за услуги интернет-провайдеров за пользование сетью Интернет учреждения относят на фактические расходы. Оплату таких расходов осуществляют по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Давайте рассмотрим на примере порядок отражения расходов, связанных с приобретением и эксплуатацией РРО.

Пример. Бюджетная организация (плательщик НДС) приобретала за счет средств спецфонда РРО для приема наличных средств за предоставленные платные услуги. За РРО учреждение перечислило поставщику 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.). Приемку РРО на склад комиссия оформила Актом приемки-передачи основных средств типовой формы № ОЗ-1 (бюджет).

ЦСО были выполнены работы, связанные с подготовкой РРО к эксплуатации. Стоимость таких работ — 540 грн. (в том числе НДС — 90 грн.).

После проведения указанных работ ЦСО выдал учреждению справку об опломбировании РРО и Акт ввода в эксплуатацию РРО. На РРО открыта Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-6 (бюджет).

Кроме того, с ЦСО заключен договор на техобслуживание и ремонт РРО. Стоимость таких услуг учреждение оплачивает ежемесячно в сумме 180 грн. (в том числе НДС — 30 грн.).

Также учреждение ежемесячно оплачивает:

— услуги информационного эквайера — 29 грн. (в том числе НДС — 4,83 грн.)

— услуги интернет-провайдера — 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.).

В бухгалтерском учете эти операции отражают так: