Шаг 1. Заключаем договор с центром сервисного обслуживания
Первое, что нужно сделать после приобретения РРО, — заключить договор с центром сервисного обслуживания (далее — ЦСО). Без этого поставить РРО на учет учреждение не сможет.
Что такое ЦСО? Это субъект хозяйствования, который по договору с поставщиком предоставляет услуги по вводу в эксплуатацию, техническому обслуживанию, гарантийному и послегарантийному ремонту РРО.
Он станет вашим другом и помощником на многие годы, поэтому подойдите к его выбору ответственно. Помните: заключать договор следует только с тем ЦСО, который входит в перечень ЦСО, заключивших с производителем (поставщиком) РРО договор о техническом обслуживании и ремонте соответствующей модели РРО. Такой перечень субъект хозяйствования получает от продавца во время приобретения РРО.
Шаг 2. Регистрируем РРО в ГФС
Осуществляет регистрацию орган ГФС по основному месту учета субъекта хозяйствования как плательщика налогов.
На этом этапе бюджетное учреждение должно подать в орган фискальной службы документы, перечисленные в п. 4 подразд. 2 разд. ІІ Порядка № 417-1:
— заявление о регистрации РРО по форме № 1-РРО (приложение 1 к Порядку). Отметим, что ранее такое заявление заполнялось в произвольной форме. Отныне же его следует подавать по четко установленной форме. В нем заполняются все разделы и оно подписывается руководителем субъекта хозяйствования с указанием даты подачи;
— копию документа, подтверждающего факт покупки или бесплатного получения РРО в собственность, другого документа, подтверждающего право собственности или пользования РРО;
— копию документа на право собственности или другого документа, дающего право на размещение хозяйственной единицы, где будет использоваться РРО;
— копию договора учреждения с ЦСО о техническом обслуживании и ремонте РРО.
После подачи необходимых документов фискалы выдают справку о резервировании фискального номера РРО.
Шаг 3. Опломбируем и вводим в эксплуатацию РРО
Теперь перейдем непосредственно к порядку регистрации РРО. А поможет нам в нем разобраться рисунок на с. 13.
На рисунке вы видите, что ввод в эксплуатацию РРО осуществляет ЦСО, с которым субъект хозяйствования заключил договор о сервисном обслуживании.
Под вводом в эксплуатацию понимают работы по техническому обслуживанию РРО, связанные с его подготовкой к эксплуатации (входной контроль, регулирование, устранение выявленных неисправностей) согласно эксплуатационным документам производителя или поставщика, а также ввод обязательных реквизитов чека, фискального номера пользователя, персонализацию РРО и перевод РРО в фискальный режим работы.
Все эти мероприятия ЦСО должен провести за 3 дня с даты, когда пользователь его проинформировал о получении справки о резервировании фискального номера РРО. Такой срок указан в п. 6 Порядка опломбирования РРО.
Важно! В связи с тем что справка о резервировании фискального номера РРО действительна всего 5 рабочих дней, не затягивайте с обращением в ЦСО. Иначе придется начинать процедуру регистрации заново — с повторной подачи документов в орган ГФС.
Подробнее остановимся на том, как и зачем выполняют перевод РРО в фискальный режим работы (фискализация).
Перевод РРО в фискальный режим работы необходим для безусловного выполнения им фискальных функций. Это означает, что РРО должен обеспечивать одноразовое внесение, долгосрочное хранение в фискальной памяти, многоразовое считывание и невозможность изменения итоговой информации об объемах расчетных операций.
Фискализация осуществляется один раз за весь период эксплуатации РРО субъектом хозяйствования.
При этом РРО должен обеспечить невозможность дальнейшего выхода из фискального режима работы.
ЦСО вносит в фискальную память РРО фискальный номер, выданный ГФС. Фискальный номер РРО указывается на всех расчетных документах, чеках всех отчетов, а также в других случаях, предусмотренных законом.
Также ЦСО осуществляет персонализацию РРО. Она необходима для однозначного определения РРО в системе учета данных ГФС при помощи системы уникальных номеров:
— фискального номера РРО;
— идентификационного номера РРО;
— заводского номера РРО;
— идентификационного номера модуля безопасности SAM.
Чтобы избежать несанкционированного доступа к составным частям РРО, ЦСО осуществляет его опломбирование. Для этого на внешнем кожухе или кожухах отдельных блоков в местах стыка корпуса РРО (кожуха блока) с верхней крышкой на ее противоположных сторонах устанавливают средства контроля. Делают это так, чтобы был невозможен доступ к внутренним узлам, кроме чековой, контрольной и красящей лент, без снятия или повреждения пломб. Кроме того, в РРО блочной конструкции средства контроля устанавливают также на места подключения соединительных кабелей связи отдельных блоков, каждый из которых имеет свой кожух.
После проведения всех указанных работ ЦСО выдает учреждению справку об опломбировании и 2 экземпляра акта ввода в эксплуатацию РРО.
Шаг 4. Получаем регистрационное удостоверение РРО
Чтобы завершить процедуру регистрации РРО, учреждение до окончания срока действия справки о резервировании фискального номера подает в орган ГФС копию справки об опломбировании РРО (один из экземпляров, полученных в ЦСО) и акт ввода в эксплуатацию РРО.
Кроме этих документов, учреждение, использующее электронный способ подачи отчетности, должно предъявить фискалам оригиналы документов, сканируемые копии которых подавались в орган ГФС вместе с заявлением на регистрацию.
В случае отсутствия замечаний у фискалов по поводу содержания поданных на регистрацию документов и соблюдения сроков регистрации должностное лицо органа ГФС не позднее следующего рабочего дня после поступления всех документов проводит регистрацию РРО и выдает учреждению регистрационное удостоверение РРО.
* Подать документы в ГФСУ может ответственное лицо учреждения при наличии документа, удостоверяющего личность такого представителя, и надлежащим образом оформленной доверенности на проведение регистрации РРО.
** Срок действия указанной справки.
*** Способ получения регистрационного удостоверения учреждение указывает в регистрационном заявлении.
