Действительно, для начисления амортизации (износа) на основные средства, прочие необоротные материальные активы и нематериальные активы предусмотрена Ведомость начисления износа на основные средства (далее — Ведомость) типовой формы № ОЗ-12 (бюджет). Форма этой ведомости утверждена совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов и Инструкции по их составлению» от 02.12.97 г. № 125/70.
До 2015 года бюджетные учреждения применяли эту Ведомость для начисления сумм износа на основные средства за календарный год.
Однако с 2015 года вступило в силу НП(С)БУ 121 «Основные средства», в которым определены методологические основы формирования в бухгалтерском учете и раскрытия в финансовой отчетности информации об основных средствах, прочих необоротных материальных активах и незавершенных капитальных инвестициях в необоротные материальные активы. Руководствуясь этим Стандартом, бюджетные учреждения признают и формируют первоначальную стоимость основных средств, а также начисляют амортизацию на основные средства и прочие необоротные материальные активы.
Поскольку в НП(С)БУ 121 «Основные средства» предусмотрен новый подход к начислению амортизации, форма Ведомости не позволяет достоверно отражать информацию о суммах начисленной амортизации на основные средства за отчетный период (квартал). Поэтому бюджетные учреждения могут внести в эту форму необходимые изменения. Предлагаем заполнять такую Ведомость с учетом нижеприведенных рекомендаций.
Во-первых, при заполнении Ведомости рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности. Приведем их в таблице:
| Номер графы | Название графы | Особенности заполнения |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | № п/п | Порядковый номер записи |
| 2 | Инвентарный номер | Проставляют инвентарные номера, присвоенные объектам основных средств, и указанные в инвентарных карточках |
| 3 | Номер субсчета | Указывают номер субсчета, на котором учитывают объект основных средств |
| 4 | Наименование основных средств | Указывают наименование каждого объекта основных средств, который числится в бухучете бюджетной организации |
| 5 | Первоначальная (переоцененная) стоимость | Проставляют первоначальную (переоцененную) стоимость каждого объекта основных средств на отчетную дату, с учетом тех изменений, которые произошли в стоимости за отчетный квартал |
| 6 | Ликвидационная стоимость | Определяют ликвидационную стоимость объекта основных средств. В случае, если достоверно установить ликвидационную стоимость невозможно, она принимается равной нулю |
| 7 | Амортизируемая стоимость | Проставляют амортизируемую стоимость объекта основных средств как разницу между первоначальной (переоцененной) и ликвидационной стоимостью (графа 5 - графа 6). В случае изменения первоначальной стоимости при переоценке будет меняться и амортизируемая стоимость исходя из новых условий ее расчета |
| 8 | Срок полезного использования (эксплуатации), лет | Заносят данные о сроках полезного использования (эксплуатации) основных средств на основании Ведомости сроков полезного использования (эксплуатации) объектов основных средств бюджетной организации (приложение к приказу об учетной политике и организации бухгалтерского учета на 2015 год) |
| 9 | Нормативная годовая сумма амортизации | Определяют годовую сумму амортизации. Ее размер рассчитывают путем деления амортизируемой стоимости на количество лет полезного использования (эксплуатации) (графа 7 : графа 8). Такая сумма амортизации будет начислена в текущем 2015 году при условии, что объект основных средств будет эксплуатироваться весь календарный год |
| 10 | Начисленная сумма амортизации на начало отчетного периода (квартала), грн. | Заносят данные о начисленной амортизации по состоянию на 1 января 2015 года. Такую информацию переносят из Ведомости начисления износа на основные средства за 2014 год типовой формы № ОЗ-12 (бюджет). |
| 10 | Начисленная сумма амортизации на начало отчетного периода (квартала), грн. | Итоговая сумма этой графы должна равняться сумме износа по субсчету 131 и строке 121 формы № 1 «Баланс» по состоянию на 01.01.2015 г. Если в течение 1 квартала 2015 года было поступление новых основных средств, а также бывших в эксплуатации, или выбытие основных средств, то общий итог этой графы будет равен: сумма износа на начало 2015 года (т. е. на 01.01.2015 г.) плюс сумма износа, указанная в Актах приемки-передачи основных средств, и минус амортизация, начисленная на выбывшие активы. Запись данных об основных средствах, которые были в эксплуатации, обусловлена тем, что при их приемке-передаче определяется сумма износа (амортизации) на дату передачи, которая и будет первоначальной для дальнейшего начисления амортизации. Для поступивших основных средств, которые в эксплуатации не были, в графе проставляется нуль |
| Для начисления амортизации в следующем отчетном квартале, т. е. во ІІ квартале 2015 года, в графу 10 переносим данные из графы 14 Ведомости за предыдущий квартал, т. е. за І квартал 2015 года | ||
| 11 | Месячная норма амортизации, грн. | Заносят размер месячной суммы амортизации, которую определяют как годовую норму амортизации (графа 8), разделенную на 12. Месячная норма амортизации необходима для расчета амортизации в отчетном периоде при выбытии основных средств для определения полного числа календарных месяцев нахождения актива в эксплуатации |
| 12 | Количество полных месяцев полезного использования (эксплуатации) в течение отчетного периода | Приводят данные о количестве полных календарных месяцев (т. е. с 1-го по 1-е число) нахождения основного средства в эксплуатации в отчетном периоде. Данные заполняют на основании Ведомости сроков полезного использования основных средств (приложение к приказу об учетной политике и организации бухгалтерского учета на 2015 год). Такую Ведомость должностные лица бюджетной организации подают в сроки, установленные графиком документооборота бюджетного учреждения |
| 13 | Начислена сумма амортизации за отчетный период (квартал), грн. | Определяют начисленную сумму амортизации за отчетный период (квартал) путем умножения месячной нормы амортизации на количество полных календарных месяцев эксплуатации (графа 11 х графа 12). Если объект использовался все 3 месяца, то размер начисленной амортизации составит 1/4 часть годовой суммы амортизации. Границей начисления амортизации является достижение амортизируемой стоимости 100 % величины. При этом следует обратить внимание на то, что в квартале, когда достигается эта граница, начисленная сумма амортизации может оказаться меньше 1/4 годовой нормы (доначисляется до 100 % амортизационной стоимости) или несколько больше 1/4 величины (за счет округления до целой гривны начисляемых сумм) Следует обратить внимание на то, что в одном из отчетных кварталов, когда сумма начисленной амортизации приближается к этой величине, могут возникнуть такие ситуации: 1) сумма амортизации за квартал будет меньше 1/4 годовой суммы амортизации. В этом случае нужно в таком квартале начислить нормативную сумму амортизации, а остаток до 100 % величины амортизационной стоимости доначислить уже в следующем квартале. |
| 13 | Начислена сумма амортизации за отчетный период (квартал), грн. | Например: амортизационная стоимость основного средства составляет 24000 грн. На начало квартала накопленная сумма амортизации составляет 17500 грн., нормативная сумма амортизации составляет 6000 грн. В отчетном квартале начисляем амортизацию в размере 6000 грн. При этом на конец отчетного квартала накопленная сумма амортизации составит 23500 грн. В следующем квартале размер начисленной суммы амортизации составит всего 500 грн.; |
| 14 | Сумма амортизации на конец отчетного периода (квартала), грн. | Приводят полную сумму начисленной амортизации на отчетную дату (графа 10 плюс графа 13) |
Во-вторых, при заполнении Ведомости также учтите общие рекомендации:
1. В Ведомости приводят информацию обо всех объектах необоротных активов, находящихся на балансе бюджетного учреждения, в том числе и тех, на которые начислен износ в размере 100 %.
2. Ведомость целесообразно составлять в разрезе соответствующих субсчетов бухгалтерского учета (104, 105, 106 и т. д.), указанных в графе 3.
3. В конце перечня основных средств по каждому субсчету заполняют строку «Всего по субсчету___», в которой суммируются данные по каждой графе Ведомости. Итоговые данные об основных средствах по всем субсчетам приводят в последней строке ведомости «Всего». При этом в отчетный период перечня основных средств вносят объекты, поступившие в течение квартала, и исключают те, которые выбыли (с соответствующими данными о первоначальной стоимости и сумме амортизации).
4. Преимущества использования предлагаемой формы Ведомости заключаются в следующем:
— простота формирования Ведомости путем переноса данных по объектам основных средств и суммы начисленного износа на 01.01.2015 г. из аналогичной Ведомости за 2014 год;
— возможность провести проверку данных по субсчетам основных средств в книге «Журнал-Главная» на конец отчетного периода. Для этого сверяются итоговые суммы графы 5 по каждому субсчету и общий итог графы 5 со строкой 122 формы № 1 «Баланс». Также проверяют соответствие данных графы 14 Ведомости с соответствующим сальдо субсчета 131 в книге «Журнал-Главная» и строки 121 формы № 1 «Баланс»;
— возможность наглядно определить перечень основных средств, на которые начислена амортизация в размере 100 %, для принятия решения о проведении переоценки данных объектов.
5. Эту форму Ведомости используют для начисления амортизации по прямолинейному методу на объекты основных средств. Для активов, на которые амортизацию начисляют по методу «50 % / 50 %» (прочие необоротные материальные активы), следует использовать Ведомость типовой форм № О3-12 (бюджет).
И в-третьих, возможность применения такой Ведомости бюджетным учреждением для начисления амортизации нужно узаконить. Этот момент оговаривают в приказе об учетной политике и организации бухгалтерского учета на 2015 год, а также приводят ее форму в приложении к этому приказу.
Приведем пример заполнения Ведомости.
