Мы, конечно, понимаем, что бюджетным учреждениям достаточно сложно так быстро разобраться с порядком применения РРО или КУРО, поскольку большинство из них до 2015 года применяли только кассовую книгу. Поэтому давайте рассматривать эти вопросы вместе.
1, 3. Сначала выясним, как правильно оприходовать наличность, которую получают бюджетные учреждения от предоставления платных услуг.
Основным документом, в котором определен порядок осуществления операций с наличными средствами, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637).
При этом под оприходованием наличности в данном Положении понимается проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций.
Вот что указано о порядке оприходования наличности в п. 2.6 Положения № 637:
«Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться.
Оприходованием наличности в кассах предприятий, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги в соответствии с требованиями главы 4 данного Положения, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.
В случае проведения наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличности является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК).
Предприятиям, которым Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» предоставлено право проводить расчеты наличностью с потребителями без использования РРО и РК и специфика функционирования которых делает невозможным оформление ими каждой операции кассовым ордером (продажа проездных и перевозочных документов; билетов государственных лотерей; билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных заведений и т. п.), разрешается оприходовать наличность в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета.
Оприходуемые суммы наличности должны соответствовать суммам, определенным в соответствующих кассовых (расчетных) документах.»
Следовательно, при проведении расчетов с использованием КУРО и РК оприходованием наличности являются следующие действия:
1) поступление средств от предоставленных платных услуг в полной сумме их фактических поступлений записывают в КУРО на основании РК;
2) оформление приходного кассового ордера на общую сумму полученных средств с последующей записью в кассовую книгу учреждения.
То есть это значит: оприходованием является проведение операции по приему наличности через КУРО, а также оформление приходного кассового ордера в конце дня и заполнение кассовой книги.
Учитывая это, для того чтобы наличные средства за предоставленные платные услуги считались оприходованными, библиотека должна, как и ранее, при поступлении средств в кассу учреждения оформлять приходный кассовый ордер и делать соответствующие записи в кассовой книге.
Если все эти действия не выполнены, фискалы считают это нарушением порядка оприходования (неоприходованием и неполным оприходованием) наличности, что грозит учреждению штрафом в пятикратном размере неоприходованной суммы. По этому вопросу стоит обратить внимание на позицию налоговиков, изложенную в письме ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538, и разъяснения, предоставленные в письме НБУ от 16.04.2010 г. № 11-110/2010-6116.
2. Если библиотека получает наличность за предоставленные платные услуги, то она не применяет РРО, но должна использовать РК и КУРО.
Такое исключение для библиотек при предоставлении платных услуг предусмотрено п. 13 Перечня отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденного постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.
Помните: использовать РК и КУРО библиотеки должны при условии, если предельный размер годового объема расчетных операций по продаже товаров (предоставлению услуг) не превышает 200 тыс. грн. Если же такой размер будет превышен, учреждение обязано при расчетах за предоставленные платные услуги использовать РРО.
Пример заполнения КУРО для библиотеки мы приводили в специальном материале «Шпаргалка по РРО для начинающих» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 22, с. 29).
4. Конечно, учреждение не должно каждый день при получении средств от предоставления платных услуг сдавать их в банк.
Оно имеет право хранить во внерабочее время в своей кассе наличность (средства от платных услуг) в пределах, не превышающих установленный лимит кассы. Наличные средства (выручку), превышающие установленный лимит кассы, обязательно сдают в банк для их зачисления на специальный регистрационный счет. Такие требования к хранению наличности в кассе определены в п. 2.8 Положения № 637.
То есть в те дни, когда учреждение не имеет превышения лимита кассы, выручку можно оставить в кассе.
5. И последний вопрос относительно бухгалтерского учета. Так вот, с учетом таких сумм нет ничего сложного.
В бухгалтерском учете операции по получению наличных средств от платных услуг и зачислению их на специальный регистрационный счет учреждение отражает так:
Дт 301 — Кт 364 — получена наличность от потребителя платных услуг;
Дт 323 — Кт 301 — наличные средства сданы в банк и зачислены на специальный регистрационный счет бюджетного учреждения;
Дт 811 — Кт 364 — средства, которые учреждение уплатило банку за расчетно-кассовое обслуживание, отнесены на фактические расходы.
