Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета, регулируются постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция № 58).
В соответствии с п.п. 2.2 п. 2 этой Инструкции в трудовую книжку вносятся сведения о:
— работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;
— работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;
— награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;
— открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка (п.п. 2.12 п. 2 Инструкции № 58).
Правила внесения изменений в трудовые книжки, касающихся фамилии, имени, отчества и даты рождения, определены в п.п. 2.13 п. 2 Инструкции № 58.
Так, изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
При этом одной черточкой зачеркиваются, например, прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия либо отдела кадров.
