Для учета рабочего времени работников учреждений (организаций, заведений) применяется табель учета использования рабочего времени (далее — Табель), являющийся основным источником информации по этому вопросу. Табель — это поименный список всех работников отдела, службы или учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Каждому работнику присваивается табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и его оплаты.
Ведение Табеля является обязательным, поскольку это первичный документ для учета отработанного времени, который является также основанием для начисления заработной платы работникaм (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение Табеля только в электронном виде не допускается, ведь в соответствии с Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5, табеля должны храниться в течение 1 года.
Типовая форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489 (далее — приказ № 489). Она имеет рекомендательный характер и состоит из показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма Табеля может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени в учреждении, но при этом обязательным является наличие первичного учета показателей относительно использования рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Госслужбы статистики от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).
Подробно описывать порядок составления Табеля мы не будем, лучше (учитывая вопрос читателя) сосредоточим внимание на отражении в нем периода отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. Основанием для внесения в Табель указанной причины неявки является приказ работодателя о предоставлении такого отпуска. В Табеле в течение всего периода пребывания в этом отпуске (ежемесячно) проставляют код «ВП» и прочерки относительно отработанных часов. Также заметим, что при такой неявке в табеле указывают все дни. Это касается и выходных дней, приходящихся на этот период, поскольку отпуск считается в календарных, а не в рабочих днях.
Период отпуска для ухода за ребенком до 3 лет необходимо отражать в Табеле, ведь работник продолжает находиться с учреждением в трудовых отношениях и за ним согласно действующему законодательству сохраняется место работы (должность). К тому же, как было указано выше, приказом № 489 для указанного отпуска предусмотрено свое условное обозначение.
Кроме того, в период пребывания в отпуске для ухода за ребенком женщина может работать на условиях неполного рабочего дня. В этом случае в Табель вводят две дополнительных строки: в одной проставляют код «РС» — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день, во второй — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные относительно статистической отчетности, а также для начисления заработной платы. Напомним, что все условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле, приведены в приказе № 489.
В конце дадим совет работодателю. Для того чтобы избежать ошибок и несогласованностей, в учреждении следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с ответственностью за ведение Табеля, процедурой его формирования и подачи, условными обозначениями и т. п. Также не следует забывать, что законодательством предусмотрено привлечение к ответственности за невыполнение обязанности обеспечения ведения табелей учета рабочего времени.
