Как учитывать запасной картридж

Запасной картридж для принтера — это как «запаска» для автомобиля: без нее ехать можно, но лучше не рисковать. Если что-то случится — движение фактически останавливается. То же касается и запасного картриджа для принтера. Ведь основной картридж время от времени нужно заправлять. Кроме того, иногда картриджи нуждаются в ремонте или восстановлении, а этот процесс может занять уже значительно больше времени, чем обычная заправка. Сегодня некоторые сервисные центры предлагают собственные сменные картриджи соответствующей модели на период заправки пустых. Однако такая услуга доступна далеко не везде. Следовательно, чтобы избежать «простоев» и задержки печати срочной документации, бюджетному учреждению следует иметь хотя бы один запасной картридж.

Как учитывать такие материальные ценности? Ответ на этот вопрос следует из определения понятия «картридж». Так, под картриджем следует понимать сменный блок к оборудованию (принтеру, копировальной технике), который состоит из нескольких узлов и деталей в защитной оболочке и содержит расходные материалы (тонер, чернила). При этом для учета запасных частей, предназначенных для ремонта и замены сработанных частей машин, оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств, независимо от их стоимости, Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, предусмотрен субсчет 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию». Таким образом, информацию о движении запасных картриджей следует обобщать на субсчете 238.

В то же время существует определенная особенность в порядке учета картриджей, которые периодически устанавливаются на принтер и снимаются. В частности, в отличие от большинства запасных частей, такие картриджи не списываются на фактические расходы после их установки на принтер. При этом следует продолжать их учитывать в составе запасов до момента перехода их в состояние, не пригодное для дальнейшего использования. А до того времени необходимо вести оперативный учет таких «запасок».

Теперь подробнее об оперативном учете запасных картриджей. Итак, зачем вообще нужен такой учет? Основной задачей оперативного учета является контроль использования запасных картриджей и их технического состояния. Это необходимо, чтобы не «потерять» картридж при его переходе из одного отдела в другой, от одного принтера к другому (конечно, если в учреждении больше одного принтера). Также ведение такого учета поможет своевременно выявлять неисправности в работе картриджа и необходимость в заправке тонером. Кто должен вести оперативный учет запасных картриджей? Лучше всего, если такой учет будет осуществлять специалист, который знаком с работой компьютерной и офисной техники и который непосредственно занимается заменой картриджей. Очевидно, это будет IТ-специалист или работник, исполняющий его функции.

В чем же заключается ведение оперативного учета упомянутых материальных ценностей? Такой учет предусматривает отражение даты выдачи картриджа для установки на принтер и его возврата, названия отдела, в который был передан картридж, а также сведений о его техническом состоянии на момент выдачи и возврата.

Если в учреждении одновременно используется значительное количество запасных картриджей, то можно вести Книгу учета использования картриджей с выделением отдельных страниц для каждого картриджа. Кроме того, если в учреждении одновременно применяется несколько запасных картриджей, не помешает присвоить каждому из них индивидуальный номенклатурный номер. Тогда как при небольшом количестве «запасок» удобнее будет применять Карточку учета использования картриджей. Примерная форма такой карточки:

Не забудьте определенный вами порядок оперативного учета указанных картриджей зафиксировать в приказе об учетной политике учреждения.

Также можно вести учет использования ресурса картриджей (количества напечатанных страниц с помощью того или иного картриджа). Однако это достаточно сложно при активном использовании этих деталей.

После того как картридж станет непригодным для дальнейшего использования, его можно списать с баланса учреждения. Для этого необходимо составить Акт списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.

Имейте в виду: если выбытие запасов (за исключением внутриведомственной бесплатной передачи) не связано с получением дохода, балансовую стоимость таких запасов в периоде их выбытия следует относить на расходы. На это указывает абз. 3 п. 1 разд. IV Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

Также напомним, что расходы на приобретение расходных и других материалов к компьютерной технике и оргтехнике (картриджей, тонеров и т. п.) необходимо планировать и проводить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Этого требует п.п. 8 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (ср. ). Причем по этому коду осуществляются расходы на покупку запасных частей и деталей независимо от их назначения (для ремонта или для периодического использования в качестве запасных).

Кстати, об учете тонера, а также об отражении в учете операций по заправке картриджей тонером и их техническому обслуживанию мы рассказывали в статье «Как учитывать картриджи и тонеры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 23).

В завершение предлагаем рассмотреть условный пример.

Пример. В апреле 2015 года бюджетное учреждение приобрело за счет средств общего фонда картридж для лазерного принтера стоимостью 400 грн. (в том числе НДС — 66,67 грн.). Картридж запланировано использовать периодически, во время заправки основного картриджа. Картридж был оприходован в состав запасов согласно накладной поставщика.

Для оперативного учета использования запасного картриджа в учреждении в соответствии с приказом об учетной политике учреждения применяется Карточка учета использования картриджа. Ее форма приведена на с. 20.

В июле 2016 года картридж в связи с поломкой был признан комиссией учреждения непригодным для дальнейшего использования. Списание картриджа оформлено Актом списания по типовой форме № З-2.

Эти операции в бухгалтерском учете следует отражать таким образом: