Прежде чем рассмотреть, какие действия должен совершить бухгалтер в случае, если работник заболел в отпуске, торопимся успокоить самого работника: действующим законодательством предусмотрены случаи продления или переноса отпуска. Так, в соответствии с ч. 2 ст. 80 КЗоТ и ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен, в частности, в случае:
1) временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке;
2) выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
3) наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
4) совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.
Это правило распространяется также на дополнительные отпуска работникам, имеющим детей, которые предоставляются на основании ст. 19 Закона об отпусках.
Кроме того, ст. 78 КЗоТ предусматривает, что дни временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке, не включают в ежегодные отпуска. И это полностью логично, ведь отпуск предоставляют работнику для отдыха, а отнести болезнь к одному из видов отдыха нельзя.
Если причины, которые обусловили перенос отпуска на другой период, наступили во время его использования, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется после окончания действия причин, которые его прервали, или по соглашению сторон переносится на другой период (ч. 4 ст. 80 КЗоТ и ч. 4 с. 11 Закона об отпусках).
Но всегда ли работнику полагается продление или перенос отпуска, и как такое продление/перенос оформить? Читайте далее.
Продление (перенос) отпуска: когда «да», а когда «нет»
Отпуск переносят или продлевают не во всех случаях. Здесь все зависит от вида отпуска и причины нетрудоспособности. Рассмотрим разные ситуации.
Ежегодный отпуск → болезнь работника.
Это стандартная ситуация, и проблем она не вызывает. При болезни самого работника ежегодный отпуск продлевают или переносят на другой срок на основании ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках.
Ежегодный отпуск → больничный по уходу за больным.
Продлевать/переносить отпуск на дни больничного по уходу за ребенком (другим членом семьи) нельзя. Поэтому если работник в период ежегодного отпуска присматривает за больным ребенком, то отпуск на дни болезни ребенка не продлевается. Объясняется это тем, что в трудовом законодательстве идет речь о болезни в период отпуска именно работника. Да и ЛН по присмотру в период отпуска работнику не выдадут (пп. 3.11 и 3.15 Инструкции № 455). Следовательно, документально подтвердить этот факт не получится. И даже если ЛН по уходу за больным был ошибочно выдан, дни временной нетрудоспособности, которые приходятся на период отпуска, оплате не подлежат (ч. 6 ст. 22 Закона № 1105). Поэтому можно сделать безутешный вывод: больничный по уходу за дни болезни, которые приходятся на период отпуска, оплате не подлежат, а отпуск не продлевают и не переносят.
Дополнительный отпуск на детей → временная нетрудоспособность.
В случае болезни работника в период дополнительного социального отпуска работникам, которые имеют детей, неиспользованную часть отпуска продлевают или переносят на другой период (ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках). Если на период такого отпуска пришлась временная нетрудоспособность «по уходу за больным», то отпуск не продлевают и не переносят. То есть правила переноса и продления ежегодного отпуска из-за болезни распространяются и на дополнительный отпуск на детей.
Учебный, творческий отпуск, отпуск без сохранения зарплаты —> временная нетрудоспособность.
Правила переноса или продления отпуска в случае «наложения» дней болезни на дни отпуска действуют только относительно ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков работникам, которые имеют детей.
Если болезнь работника пришлась на учебный, творческий отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, чернобыльский отпуск и т. п., то такие отпуска не продлевают и не переносят на другой период (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06).
Важно! Ежегодный отпуск продлевают или переносят на другой срок не только из-за болезни работника.
Как уже отмечалось в начале этой статьи, такая возможность предусмотрена также в случае, если ежегодный отпуск совпал с выполнением работником в этот период государственных или общественных обязанностей, во время которого он освобождается от работы с сохранением заработка; с отпуском в связи с беременностью и родами; с учебным отпуском. Кроме этого, по требованию работника отпуск может быть перенесен на другой срок, если работодатель в двухнедельный срок не предупредил о дате начала отпуска, а также выплатил отпускные позже установленного срока их выплаты (ч. 1 ст. 80 КЗоТ и ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).
Оформляем документально продление/перенос отпуска
Начислять выплаты необходимо только на основании первичных документов. Для отпуска (ежегодного, учебного и т. п.) — это приказ о предоставлении отпуска. То же касается и случаев его переноса или продления, если на их период пришлась временная нетрудоспособность. При этом сроки, на которые переносится или продлевается отпуск, устанавливаются по соглашению между работником и работодателем.
Обратите внимание! Что делать с частью ежегодного отпуска, которая осталась неиспользованной в результате болезни работника: переносить ее или продолжать — работодатель и работник согласовывают между собой.
Самостоятельно решать такие вопросы работник не имеет права, то есть он не может использовать этот остаток на свое усмотрение. Даже при продлении отпуска в связи с пребыванием на больничном неиспользованная часть ежегодного отпуска по окончании временной нетрудоспособности не используется работником самостоятельно, она должна быть предоставлена (см. письмо Минсоцполитики от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12).
Поэтому продление/перенос отпуска оформляют новым приказом (распоряжением). Основаниями для такого приказа являются больничный лист и заявление работника (примеры оформления заявления и приказа о продлении/переносе неиспользованной части отпуска см. на рис. 1 и 2).
Рис. 1. Образец заявления о продлении неиспользованной части ежегодного основного отпуска в связи со временной нетрудоспособностью
Рис. 2. Образец приказа о продлении ежегодного основного отпуска на неиспользованные дни в связи со временной нетрудоспособностью
В то же время согласно разъяснениям Минтруда и Минздрава, предоставленным в письмах от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10 и от 26.05.2007 г. № 3.51-4/4272-Д/3-6759 соответственно, как исключение, отпуск работника может быть продлен или перенесен в случае, если работник предоставил справку о прохождении им в период ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении по поводу установления причинной связи заболевания с условиями труда. Такая справка выдается гражданам лечебно-профилактическим учреждением в произвольной форме на основании п. 2.17 Инструкции № 455 и заверяется подписью главного врача и печатью такого учреждения. Также продлевается/переносится отпуск при предоставлении справки, которая выдается в ситуациях, предусмотренных пп. 2.18 и 2.19 Инструкции № 455.
Определяем количество дней продленного отпуска
Поскольку отпуск предоставляют в календарных днях, то и продлевают или переносят его тоже на календарные дни. Ориентир в этом случае — ЛН. Если период временной нетрудоспособности работника длился, например, с 10 по 13 июля 2017 года (4 календарных дня), то отпуск, на который пришлись дни болезни, следует продлить или перенести на календарные дни болезни, которые приходятся на период отпуска, то есть на 4 календарных дня.
Важно! Отпуск продлевают/переносят на количество календарных дней болезни, которые приходятся на период отпуска.
Интересной для рассмотрения является ситуация, при которой на период первичного предоставления отпуска и болезни работника пришелся праздничный или нерабочий день согласно ст. 73 КЗоТ. Как здесь определить количество дней продленного или перенесенного на другой период отпуска?
Напомним: праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, при определении длительности ежегодных отпусков и дополнительных отпусков работникам, которые имеют детей, не учитываются. То есть отпуск продлевают на такой праздничный и нерабочий день, но не оплачивают.
Если на период болезни пришелся праздничный или нерабочий день, на который сначала был продлен отпуск, то неиспользованную из-за болезни часть отпуска продлевают на календарные дни временной нетрудоспособности без учета такого праздничного или нерабочего дня.
Оплачиваем дни продленного отпуска
Напомним: расчет средней заработной платы для определения суммы отпускных осуществляется в соответствии с Порядком № 100.
Согласно п. 2 этого Порядка исчисление средней заработной платы для оплаты периода пребывания работника в отпуске осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска.
Таким образом, в случае болезни работника в ежегодном отпуске (дополнительном отпуске на детей) в случае, когда отпуск продлевается, возможны 2 ситуации.
Ситуация 1. День начала продленного отпуска совпал с месяцем его первоначального предоставления.
В этом случае отпускные, выплаченные до начала отпуска, не пересчитывают. Работнику выплачивают больничные за дни болезни.
Ситуация 2. Дата продленного отпуска приходится на следующий месяц после его первоначального предоставления.
Здесь придется рассчитать новую среднюю зарплату согласно Порядка № 100. При этом нужно:
— сторнировать сумму отпускных, которые приходятся на дни пребывания работника на больничном;
— начислить сумму больничных;
— начислить сумму отпускных за календарные дни продленного отпуска исходя из новой средней зарплаты.
Для более понятного и наглядного объяснения рассмотрим условные примеры.
Начало первоначального и продленного отпуска приходятся на один месяц
Пример 1. Работник бюджетного учреждения находился в ежегодном основном отпуске длительностью 14 календарных дней с 10 по 23 июля 2017 года. С 19 по 21 июля он болел, и отпуск был продлен на 3 календарных дня временной нетрудоспособности с 24 по 26 июля 2017 года.
В этом случае ежегодный основной отпуск продлевают на 3 календарных дня (количество дней болезни работнка, которые приходятся на период отпуска, — 19 — 21 июля). Причем новую среднюю зарплату для оплаты продленного отпуска не рассчитывают. В этом нет необходимости, ведь расчетный период, как при начальном предоставлении отпуска, так и при его продлении, будет одинаковым (июль 2016 года — июнь 2017 года). А это значит, что и средняя зарплата будет одна и та же.
Начало первоначального и продленного отпуска приходится на разные месяцы
Пример 2. Работник бюджетного учреждения находился в ежегодном отпуске длительностью 24 календарных дней с 26.06.2016 г. по 20.07.2016 г. Сумма отпускных составляла 4680 грн., а именно за 4 календарных дня июня — 780 грн. и за 20 календарных дней июля — 3900 грн.
С 10 по 14 июля этот работник болел, о чем свидетельствует выданный в установленном порядке ЛН. В связи с этим он написал заявление о продлении ежегодного отпуска с 21.07.2016 г. на дни болезни.
Зарплата за период июнь 2016 года — май 2017 года (откорректирована на коэффициент повышения должностных окладов) составила 67564,36 грн. (в том числе за июнь 2016 года — 4737,62 грн.), зарплата за 16 отработанных дней июня 2017 года — 4936,80 грн., сумма начисленных больничных с 10 по 14 июля — 985,55 грн.
Ежегодный основной отпуск продлевают на 5 календарных дней (количество дней болезни, которые приходятся на период отпуска). Дата начала продленного отпуска пришлась на следующий месяц после его начального предоставления. Это значит, что нужно рассчитать новую среднюю зарплату для продленного отпуска. А что же дальше?
А дальше следует:
— рассчитать сумму больничных;
— определить сумму отпускных, начисленных за период болезни работника;
— рассчитать сумму отпускных за календарные дни продленного отпуска исходя из новой средней зарплаты.
Итак, в приведенном примере следует действовать так:
1. Начислить больничные на основании ЛН. Сумма начисленных больничных составила 985,55 грн.
2. Рассчитать сумму отпускных, которые были начислены за тот период, на который пришлась болезнь.
Среднедневная зарплата, по которой оплачивались дни отпуска, — 195 грн. (4680 грн. : 24 к. дн.), количество календарных дней отпуска, на которые пришлась болезнь, — 5. Сумма отпускных за июль, на которые пришелся период болезни, будет составлять 975 грн. (195 грн. х 5 к. дн.).
3. Рассчитать новую среднюю зарплату для оплаты продленного отпуска. В расчетном периоде (июль 2016 года — июнь 2017 года) зарплата, которая участвует в расчете «средней», будет составлять:
67564,36 - 4737,62 + 4936,80 + 780 = 68543,54 (грн.),
где 67564,36 — сумма заработной платы за период июнь 2016 года — май 2017 года (откорректированная на коэффициент повышения должностных окладов);
4737,62 — сумма зарплаты за июнь 2016 года (откорректированная на коэффициент повышения должностных окладов);
4936,80 — заработная плата за 16 отработанных дней июня 2017 года;
780 — сумма отпускных за период с 26 по 30 июня 2017 года.
Новая среднедневная зарплата будет составлять:
68543,54 грн. : 354 к. дн. = 193,63 грн.,
где 354 — количество календарных дней за исключением праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ за расчетный период июль 2016 года — июнь 2017 года, который участвует в расчете.
Таким образом, сумма отпускных по продленному отпуску будет составлять:
193,63 грн. х 5 к. дн. = 968,15 грн.,
где 193,63 — среднедневная заработная плата продленного отпуска;
5 — количество календарных дней, на которые продлевают отпуск в связи со временной нетрудоспособностью.
4. Определить сумму, на которую нужно откорректировать уже начисленную сумму отпускных, которые приходятся на июль 2017 года:
975,00 - 968,15 = 6,85 грн.
На эту сумму нужно уменьшить уже начисленную сумму отпускных за июль 2017 года.
Итак, делаем выводы:
— в случае болезни работника ежегодный отпуск (дополнительный отпуск на детей) продлевают или переносят на другой срок на количество дней болезни, которые приходятся на период такого отпуска;
— сроки, на которые переносится или продлевается отпуск, устанавливаются по согласованию между работником и работодателем;
— любое продление или перенос на другой срок оформляют приказом (распоряжением) руководителя на основании заявления работника и ЛН;
— если работник находился на больничном по уходу за больным ребенком или членом семьи, то отпуск не продлевают и не переносят;
— если дата продленного отпуска приходится на следующий месяц после его первоначального предоставления, то следует рассчитать новую среднюю зарплату.
Нормативные документы и сокращения
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
ЛН — листок нетрудоспособности.
