Сразу же заметим: чеки РРО с АЗС обязательно должны иметься в наличии. Без них оприходование горючего не допускается. Почему? Объясним.
Так, ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV предусмотрено, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. То есть нет первичного документа — нет оснований для отражения операции в учете.
Кроме того, Инструкцией о порядке принятия, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденной совместным приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранса и Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155, определено, что расчетным документом является документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), который подтверждает факт продажи товаров, предоставления услуг и получения средств, зарегистрированный в установленном порядке РРО или заполненный вручную.
Вместе с этим согласно п. 1 ст. 3 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР субъекты хозяйствования при продаже товаров в сфере торговли, общественного питания и услуг обязаны проводить расчетные операции на полную сумму покупки через РРО с распечаткой соответствующих расчетных документов, которые подтверждают выполнение расчетных операций. Причем такие РРО должны быть зарегистрированы, опломбированы в установленном порядке и переведены в фискальный режим работы.
Таким образом, основным документом, который подтверждает факт отпуска горючего (использования скретч-карты на горючее), является чек РРО с АЗС. Учитывая это, водитель служебного «железного коня» обязательно должен предоставить в бухгалтерию такой чек как подтверждение факта заправки.
Итак, с необходимостью наличия чеков РРО разобрались. Однако прикреплять их к путевым листам служебного автомобиля нет никакой надобности. Ведь путевые листы предназначены для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных авто. Тогда как чеки РРО являются основанием для оприходования горючего на баланс учреждения. А значит, их целесообразнее прилагать к сводным учетным документам по учету поступления и движения горючего, таким как:
— Ведомость об отпуске нефтепродуктов — если отпуск горючего проводится по ведомостям;
— Отчет об использовании талонов — в случае отпуска горючего по талонам;
— Отчет об использовании топливных карточек — если отпуск горючего осуществляется по топливным карточкам и т. п.
В то же время применение упомянутых документов не является обязательным, а их формы законодательно не установлены. Однако их использование поможет систематизировать информацию о поступлении и движении талонов на горючее, скретч- и смарт-карт. В свою очередь, это значительно облегчит учет горючего в учреждении. Примерные формы таких ведомостей и отчетов вы можете найти в статье «Талоны, смарт- и скретч-карты на горючее: что и как правильно применять» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 41).
Подытожим: отсутствие чеков РРО действительно является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета. Кстати, такое правонарушение в соответствии со ст. 1642 Кодекса об административных правонарушениях Украины от 07.12.84 г. № 8073-X влечет за собой наложение штрафа в размере от 8 до 15 нмдг (от 136 до 255 грн.). А вот повторное несоблюдение учетных правил угрожает уже большим штрафом — от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн.).
Однако считаем, что требование контролирующих органов относительно признания горючего, на которое отсутствуют чеки РРО, недостачей и взыскание нанесенного ущерба с материально ответственного лица не является полностью обоснованным. Ведь с одной стороны, нет документального подтверждения заправки служебного автомобиля, а с другой стороны, отсутствуют и какие-либо основания считать его недостачей.
Учитывая сказанное, у вас есть шансы отстоять свою правоту. В этом случае необходимо доказать, что заправка автомобиля все же осуществлялась, а работа — выполнялась. Для этого в первую очередь нужно обратиться к поставщику горючего с просьбой предоставить информацию о получении (отпуске) горючего водителю вашего учреждения. Такие сведения обязательно должны быть предоставлены в письменной форме с указанием дат всех заправок, количества отпущенного горючего, его стоимости и марки.
Не лишним будет также провести встречную сверку расчетов с АЗС.
Вместе с этим стоит позаботиться и о надлежащем документальном оформлении выполнения транспортных работ служебным автомобилем и обосновании списания потраченного горючего. В частности, в путевых листах должен быть указан маршрут движения такого авто с четким фиксированием мест пребывания автомобиля в течение рабочего дня. Это поможет подтвердить использование служебного авто только для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц учреждения.
Имея вышеперечисленные документы, вполне можно рассчитывать на решение вопроса в вашу пользу. Однако к этому стоит подойти с особой скрупулезностью и предоставить как можно больше письменных (документальных) доказательств.
