Подписка на 2018 год: отвечаем на ваши вопросы

Имеют ли право бюджетные учреждения в 2017 году оформлять подписку на периодические издания на 2018 год?

Да, бюджетные учреждения имеют такое право. Напомним, каким документом это предусмотрено.

Так, распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, учитывая необходимость выполнения бюджетных обязательств прошлых лет, долгосрочных обязательств по энергосервису, взятых на учет органами Казначейства.

Порядок взятия бюджетных обязательств и осуществления платежей определен в ст. 48 и 49 БКУ.

Также в БКУ указано, что распорядитель бюджетных средств после получения товаров, работ и услуг в соответствии с условиями взятого бюджетного обязательства принимает решение об их оплате и осуществляет платежи через орган Казначейства, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством.

В настоящее время основным документом, регулирующим вопросы предварительной оплаты за товары, работы и услуги, является постановление № 117 (ср. ). Именно в этом документе определены конкретный перечень товаров, работ и услуг, по которым бюджетные учреждения могут осуществлять предварительную оплату, и сроки авансирования.

В частности, п.п. 5 п. 1 этого постановления разрешено осуществлять предоплату периодических изданий на срок не более одного года.

Также в п. 2 постановления № 117 предусмотрено: «распорядители бюджетных средств и получатели бюджетных средств осуществляют предварительную оплату только тех товаров, работ и услуг, которые согласно договорам о закупке предусматривается поставить, выполнить и предоставить в течение текущего бюджетного периода, кроме подписки периодических изданий».

Учитывая это, бюджетные учреждения не имеют никаких законодательных преград для того, чтобы оформить в текущем году подписку на периодические издания на следующий год.

Необходимо ли получать разрешение от вышестоящей организации для оформления подписки на 2018 год?

Да, бюджетному учреждению для осуществления предварительной оплаты, в том числе и для оформления подписки на периодические издания на следующий год, необходимо получить разрешение от вышестоящей организации.

Такое требование предусмотрено п. 1 постановления № 117 и выглядит так: «распорядители бюджетных средств и получатели бюджетных средств в договорах о закупке товаров, работ и услуг за бюджетные средства могут предусматривать в соответствии с должным образом оформленным решением главного распорядителя бюджетных средств предварительную оплату лишь в случае закупки…».

Чаще всего такое разрешение главные распорядители оформляют в виде приказов, распоряжений.

Как действовать, если главный распорядитель не издал такого документа? В таком случае учреждению стоит лично обратиться к своему главному распорядителю и получить «добро» на осуществление этой операции.

По какому КЭКР необходимо осуществлять расходы на оплату периодических изданий?

Для того чтобы правильно определить КЭКР для оплаты периодических изданий, необходимо знать, с какой целью учреждение приобретает периодическую литературу, а именно: для получения оперативной профессиональной информации или для пополнения библиотечных фондов. Именно от этого зависит КЭКР, по которому бюджетное учреждение потратит средства на оплату периодических изданий. Приведем эту информацию в таблице:

Таким образом, расходы на подписку периодических изданий, в том числе электронных, все бюджетные учреждения (то есть те, для которых такие издания не являются библиотечными фондами) осуществляют по КЭКР 2210, а библиотеки — по КЭКР 3110, если периодику они зачисляют в состав библиотечных фондов.

Если учреждение оплачивает отдельно услуги по доставке периодических изданий, то такие расходы следует осуществлять по КЭКР 2240.

Подписка на электронное издание оформлена как «услуга по доступу к электронному кабинету». Какой КЭКР применять в таком случае?

Иногда для оформления подписки на электронные издания издатели предлагают бюджетным учреждениям заключить договор на получение услуги по доступу к электронному кабинету.

В таком случае если предметом договора является именно услуга по доступу к электронному кабинету, то для оплаты таких услуг бюджетному учреждению придется применить КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Поэтому при оформлении документов на подписку периодических изданий внимательно изучайте условия договора. Поскольку именно от того, как назван предмет договора, зависит вид КЭКР для его оплаты и способ отражения в бухгалтерском учете такой операции.

На основании каких документов регистрировать обязательство по подписке на периодические издания и осуществлять оплату?

Основные правила взятия бюджетных обязательств распорядителями бюджетных средств определены Порядком № 309.

Так, органы Казначейства осуществляют регистрацию бюджетных финансовых обязательств на основании поданных распорядителями бюджетных средств Реестров финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств и оригиналов документов или их копий, удостоверенных в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного финансового обязательства.

При оформлении подписки на периодические издания таким документом является договор, который бюджетные учреждения заключают при оформлении редакционной подписки или при оформлении подписки через почтовые отделения.

Почему именно договор? Для ответа на этот вопрос стоит вспомнить, что понимают под бюджетным финансовым обязательством. Это обязательство распорядителя бюджетных средств (получателя бюджетных средств) заплатить средства за любое осуществленное в соответствии с бюджетным ассигнованием размещение заказа, заключение договора, приобретение товара, услуги или осуществление других аналогичных операций в течение бюджетного периода в соответствии с законодательством.

Таким образом, имея на руках договор, бюджетное учреждение осуществляет регистрацию обязательств в органе Казначейства.

Что касается оснований для оплаты, то таким документом является счет-фактура.

Как отразить подписку на периодические издания на 2018 год на счетах бухгалтерского учета?

Для учета и обобщения информации об осуществленных расходах в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах, предназначен субсчет 2911 «Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств».

По дебету субсчета 2911 бюджетные учреждения отражают накопление расходов будущих периодов (в момент их возникновения), а по кредиту — списание (распределение) расходов будущих периодов и включение их в состав расходов отчетного периода.

Нужно запомнить: в расходы будущих периодов включают суммы расходов, понесенных в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах. Такие расходы подлежат равномерному включению в состав расходов, связанных с выполнением бюджетным учреждением своих полномочий, а также с организацией и предоставлением услуг, изготовлением продукции, выполнением работ.

Самым распространенным примером расходов будущих периодов для бюджетных учреждений является подписка на периодические издания, которую оформляют в текущем году на следующий год. То есть если в ноябре или декабре 2017 года учреждение оформит подписку на любой период 2018 года (на месяц, квартал, полугодие или на год), то такие расходы в 2017 году оно должно отнести в состав расходов будущих периодов, то есть в дебет субсчета 2911.

Вместе с тем если подписка на периодические издания оформлена в январе или феврале 2018 года на любой период 2018 года (на месяц, квартал, полугодие или на год), то такие расходы не нужно отражать в составе расходов будущих периодов. Их следует списать на расходы по дебету субсчетов 8013 или 8113.

Будьте внимательны: если учреждение осуществляет подписку на периодические издания с целью пополнения библиотечных фондов, то такие издания относят к библиотечным фондам. В бухгалтерском учете для таких фондов предназначен субсчет 1112 «Библиотечные фонды». На нем учитываются библиотечные фонды независимо от стоимости отдельных экземпляров.

Рассмотрим на примерах порядок отражения в бухгалтерском учете подписки на периодические издания.

Пример 1. Бюджетное учреждение в ноябре 2017 года оформило редакционную подписку на газету «Бюджетная бухгалтерия» на первое полугодие 2018 года. Стоимость подписки на месяц — 175 грн. Подписка на первое полугодие 2018 года перечислена в сумме 1050 грн. в ноябре 2017 года.

Один раз в квартал бюджетное учреждение получает Акт приема-передачи периодических изданий. Этот документ подтверждает факт получения им таких изданий. На основании этого Акта учреждение ежеквартально относит в состав расходов текущего периода расходы, ранее отнесенные в состав расходов будущих периодов.

В бухгалтерском учете эти операции отражают так:

Пример 2. Бюджетное учреждение в январе 2018 года оформило подписку на электронное периодическое издание «Комплект «Бюджетная бухгалтерия» + «Оплата труда» на январь, февраль и март 2018 года. Стоимость подписки этого «Комплекта» на месяц — 199 грн. Средства в сумме 597 грн. перечислены в январе 2018 года.

В бухгалтерском учете эти операции отражают так:

Библиотека подписалась в 2017 году на периодические издания на 2018 год для пополнения библиотечного фонда. Необходимо ли относить эти расходы на расходы будущих периодов?

Нет, в этом случае стоимость подписки не является расходами будущих периодов. Это связано с тем, что в случае оформления подписки на периодические издания, которые являются для учреждения библиотечными фондами, такие издания учитывают на субсчете 1112 «Библиотечные фонды».

В каких ситуациях периодические издания являются для бюджетного учреждения библиотечными фондами? Об этом мы детально рассказывали в материале «Подписка периодических изданий для пополнения библиотечного фонда: как показать в учете» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 26).

А теперь рассмотрим, какие в таком случае составляют бухгалтерские записи.

Пример 3. Областная детская библиотека в ноябре 2017 года за счет общего фонда оформила подписку на разные периодические издания на январь, февраль и март 2018 года на сумму 115000 грн. Такие периодические издания являются для библиотеки библиотечными фондами, которые подлежат зачислению на субсчет 1112 «Библиотечные фонды».

При введении в эксплуатацию библиотечных фондов одновременно увеличен внесенный капитал (субсчет 5111). Также при введении в эксплуатацию библиотечных фондов (передаче их в пользование) начислена амортизация в размере 50 % от первоначальной стоимости. Например, в январе начислена амортизация на сумму 17500 грн. (35000 грн. х 50 %).

В бухгалтерском учете эти операции отражены так:

Если подписка на периодические издания — 2018 осуществлена в 2017 году и отнесена на расходы будущих периодов, то как списать эти суммы на расходы отчетного периода в 2018 году? Можно ли это сделать в январе 2018 года на общую сумму подписки?

Считаем, что в январе 2018 года общую сумму подписки списывать не стоит.

Дело в том, что расходы будущих периодов правильно списывать в тех отчетных периодах, к которым такие расходы имеют отношение. То есть если подписка была оформлена на квартал, то и списывать такие расходы целесообразно в конце квартала.

Конечно, возникает вопрос: на основании какого документа выполнить такое списание? Идеальный вариант — когда учреждение «имеет на руках» документы, которые подтверждают факт получения периодических изданий. Как правило, такими документами являются Акт приема-передачи периодических изданий (предоставленных услуг), накладная.

Другое дело, когда бюджетное учреждение не получает такого документального подтверждения. Как действовать? В таком случае бюджетному учреждению в зависимости от специфики его деятельности стоит в приказе об учетной политике четко определить, что в расходы будущих периодов следует включать суммы осуществленных расходов в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах. Также определить, с какой периодичностью (ежемесячно, ежеквартально и т. п.) такие расходы следует относить на расходы отчетного периода.

Необходимо ли отражать в ф. № 7 дебиторскую задолженность по КЭКР 2210 на сумму предоплаты на периодические издания, которая отнесена на расходы будущих периодов?

Да, необходимо.

Это связано с тем, что Отчет о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, № 7м) (приложение 7 к Порядку № 44) распорядители бюджетных средств составляют на основании данных бухгалтерского учета о фактической дебиторской и кредиторской задолженности, которая возникла при выполнении сметы (плана использования бюджетных средств) за текущий и прошлые отчетные годы.

То есть в форму № 7 бюджетные учреждения включают текущую дебиторскую задолженность (стр. 1120, 1125, 1130, 1135, 1140, 1145, 1150 формы № 1-дс «Баланс»), а также и расходы будущих периодов (стр. 1200 формы № 1-дс «Баланс»).

Именно о таком порядке сверки дебиторской задолженности сообщало Казначейство в своем письме от 04.07.2017 г. при разъяснении вопросов формирования отчетности за I полугодие 2017 года.

Нормативные документы

БКУ — Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.

Постановление № 117 — постановление КМУ «Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, которые закупаются за бюджетные средства» от 23.04.2014 г. № 117.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Порядок № 44 — Порядок составления бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, отчетности фондами общеобязательного государственного социального и пенсионного страхования, утвержденный приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44.

Порядок № 309 — Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309.