Порядок выдачи наличных средств под отчет или на командировку и сроки подачи Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, определен нормами п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI, с изменениями и дополнениями, и п. 2 гл. 2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637, с изменениями и дополнениями (далее — Положение).
В соответствии с п. 2.12 гл. 2 Положения физические лица — доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные деньги с текущего счета с применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенных для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Порядок).
Пунктом 6 Порядка предусмотрено, что Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), составляется налогоплательщиком (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.
Физическое лицо, получившее такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога по несвоевременно возвращенным потраченным средствам на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства. Графу «Отчет утвержден» подписывает руководитель (налоговый агент).
В графе «Получено (от кого, № и дата)» Отчета указывается сумма полученного аванса, а также способ, которым такой аванс был получен (выдан из кассы, перечислен на личный карточный счет или снят с помощью корпоративной платежной карты).
Если денежные средства выданы подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, то в графе «Получено (от кого, № и дата)», следует указать: «Из кассы» и указать дату и номер расходного кассового ордера или расходной ведомости.
Если денежные средства были перечислены на личный карточный счет, то в указанной графе следует отметить: «С текущего счета» и указать дату и номер платежного поручения.
В случае если денежные средства сняты с помощью корпоративной платежной карты, то в указанной графе следует отметить: «С корпоративного счета», номер счета и указать дату и номер документа, подтверждающий факт снятия наличности (квитанция / чек банкомата, кассовый чек, подтверждающий покупку товара (получение услуги), слип и т. п.).
По материалам, размещенным на Общедоступном информационно-справочном ресурсе Государственной фискальной службы Украины (zir.minrd.gov.ua)
