В первую очередь отметим, что для оплаты покупателем, в данном случае — терцентром, стоимости доставки за товар должно быть соответствующее документальное основание. Поэтому в договоре на приобретение средств реабилитации должно быть прописано требование относительно того, что их доставку оплачивает покупатель.
Конечно лучше, чтобы в счете на оплату средств реабилитации продавец сразу указал и стоимость доставки. В этом случае и стоимость товаров, и стоимость доставки была бы оплачена на счет продавца безналичным способом, и тогда такой вопрос и не возник бы вовсе. Но не всегда продавец знает, сколько будет стоить доставка, и может узнать об этом лишь во время оформления отправки товара. Именно так и вышло у нашего читателя, задавшего вопрос.
Как видим, в данном случае имеет место возмещение работнику расходов, понесенных им за собственный счет при оплате доставки товара Новой Почтой.
При этом работнику для получения компенсации своих расходов необходимо отчитаться об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. На сегодня действует форма отчета, утвержденная приказом Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядка его составления» от 28.09.2015 г. № 841.
К этому Отчету должен быть приложен документ, который подтверждает расходы. В данном случае — чек Новой Почты с указанной суммой расходов на доставку.
Также следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 12.4 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407, и п. 13.4 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938, после получения распорядителем бюджетных средств (получателем бюджетных средств) материальных ценностей или услуг, приобретенных/полученных за наличные, в органы Казначейства предоставляются документы, которые подтверждают осуществленные расходы (акты приобретения материальных ценностей или услуг, счета-фактуры и тому подобное).
В случае же непредоставления распорядителем бюджетных средств (получателем бюджетных средств) в орган Казначейства в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который предоставляются наличные деньги под отчет, документов, которые подтверждают получение товаров, работ или услуг, органы Казначейства прекращают выдачу наличных денег на указанные цели.
В дальнейшем выдача наличных возобновляется после подачи распорядителем бюджетных средств (получателем бюджетных средств) в орган Казначейства указанных документов.
Что касается применения КЭКР, то в соответствии с Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333, оплата услуг службы фельдъегеря, доставки дипломатической почты, экспресс-доставки, радиоточки, плата при пользовании абонентскими ящиками, почтовых отправлениях, включая телеграммы, письма, бандероли; почтовых услуг при переводах средств (в том числе пенсий всех видов и почтовых услуг по доставке и выплате сумм компенсационных выплат владельцам денежных сбережений) и тому подобное проводится по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».
Также не забывайте, что в соответствии с п. 5 Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202, и п. 8 Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202, при оприходовании материальных ценностей стоимость доставки следует включить в первоначальную стоимость объектов учета — средств реабилитации. Для этого стоимость доставки необходимо разделить пропорционально между всеми средствами реабилитации исходя из их стоимости или количества.
