ГПД с физлицом: от оформления до отчетности

Трудовой или гражданско-правовой?

Довольно часто работодатели, которые планируют использовать труд физических лиц, стоят перед дилеммой: какие договоры заключать с такими лицами — трудовые или гражданско-правовые? Действительно, в этой ситуации можно поступить по-разному. Но если речь идет о разовых или непродолжительных работах (услугах), то выбор стоит сделать в сторону ГПД.

Работы или услуги?

Оформляя ГПД с физлицом, нужно правильно выбрать вид договора: подряда или о предоставлении услуг. Грань между ними тонка, но мы приведем основные отличия. Из письма Минюста от 01.12.2006 г. № 21-5-490 следует, что опираться нужно на ГКУ.

Правильно идентифицировать договор важно еще и в целях привлечения к ответственности подрядчика/исполнителя. Ведь по договорам о предоставлении услуг привлечь исполнителя к ответственности за некачественные услуги намного сложнее, чем подрядчиков — за некачественно выполненные работы. Так, часто недобросовестные контрагенты маскируют договор подряда под договор о предоставлении услуг. Например, услуги по покраске стен на самом деле являются отделочными работами, поэтому оформлять их нужно договором подряда. При этом в договоре, кроме сроков выполнения работ и порядка их оплаты, следует прописать еще и параметры, которым должен соответствовать результат, ответственность подрядчика.

Заключаем договор

Выбрав нужный договор (подряда или предоставления услуг), переходим к подписанию договора. На этом этапе нужно учесть опорные точки: даты, сроки и суммы. Эти же моменты учитывает бухгалтер при выплате вознаграждения подрядчику/исполнителю.

Начисляем вознаграждение по ГПД

Начисление вознаграждения по результатам выполнения работ / предоставления услуг осуществляется бухгалтером после подписания сторонами ГПД акта выполненных работ / предоставленных услуг. В этом акте, собственно, как и в самом договоре, прописана сумма вознаграждения. Ее и нужно начислить бухгалтеру. Сроки выплаты вознаграждения также прописываются в самом договоре. Обычно на выплату отводится несколько дней после подписания акта выполненных работ / предоставленных услуг.

Тем не менее вознаграждение может быть начислено и выплачено частично, если работа по условиям ГПД разбита на этапы, части и т. п. Если стороны ГПД договорились об авансе, выплата вознаграждения тоже осуществляется в несколько этапов (аванс, окончательная оплата по акту). Но начисление вознаграждения, как уже было сказано, осуществляется только по подписанному акту, т. е. аванс мы не начисляем, а только выплачиваем. В общем, делать начисление и выплату бухгалтеру нужно согласно условиям, прописанным в договоре.

Облагаем вознаграждение ЕСВ

В общем случае ставка ЕСВ для ГПД-вознаграждения составляет 22 %. Исключение — вознаграждение, которое начислено предприятиями всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществ УТОГ и УТОС, в которых количество работников-инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих и фонд оплаты труда таких инвалидов равен не менее 25 % суммы расходов на оплату труда. Такие предприятия на сумму вознаграждения по ГПД начисляют ЕСВ по ставке 5,3 %.

Есть несколько правил, которые нужно учитывать при определении базы начисления ЕСВ.

Правило 1. В базу начисления ЕСВ вознаграждение по ГПД включается в сумме, которая не превышает максимальную величину базы начисления ЕСВ. С 01.01.2018 г. эта сумма равна 15 минимальным зарплатам в месяц, т. е. 55845 грн. (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ).

Правило 2. Если наряду с вознаграждением за выполненные работы (оказанные услуги) застрахованному лицу начислены другие выплаты, облагаемые ЕСВ, с максимальной величиной базы ЕСВ нужно сравнивать общую сумму выплат, начисленную одним страхователем. При этом очередность включения выплат в базу начисления ЕСВ для целей сравнения с максимальной ЕСВ-базой определяем самостоятельно.

Правило 3. Если ГПД заключен с:

— работником учреждения, для которого это место работы является основным, то нужно будет выполнить требование об уплате ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже размера минимальной зарплаты. При этом с размером МЗП следует сравнивать общую базу начисления ЕСВ за месяц, в том числе и сумму ГПД-вознаграждения, приходящегося на этот месяц. Если база начисления ЕСВ меньше МЗП, на разницу доначисляется ЕСВ;

— работником — внешним совместителем или неработником учреждения (сторонним физическим лицом), то ЕСВ начисляйте на фактическую базу начисления без каких-либо сравнительных расчетов. Ведь требование об уплате ЕСВ с МЗП следует выполнять относительно доходов, с которых взимается ЕСВ, начисленных работнику по основному месту работы (абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ).

Правило 4. Если согласно акту выполненных работ (оказанных услуг) начало их выполнения (предоставления) приходится на один месяц, а окончание — на другой, то для целей сравнения с максимальной базой ЕСВ и выполнения требования об уплате ЕСВ с фактической базы начисления, но не ниже МЗП, сумму вознаграждения делим на количество месяцев, за которые она начислена (ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ). Далее с размером МЗП сравниваем совокупный доход, полученный в отчетном месяце (зарплата + часть вознаграждения, пришедшаяся на отчетный месяц).

Правило 5. Вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги) отражаете в Отчете по ЕСВ за тот отчетный период, в котором оно было фактически начислено.

Важным моментом в обложении ЕСВ вознаграждения по ГПД является особый порядок обложения в случае, если срок выполнения работ по договору превышает один календарный месяц. В таком случае ЕСВ начисляется на сумму вознаграждения, которая определяется путем деления дохода, выплаченного по результатам выполнения работы / предоставления услуги, на количество месяцев, за которые он начислен (п. 2 ст. 7 Закона № 2464, п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449).

Отражаем вознаграждение в ЕСВ-отчете по форме № Д4

Количество физлиц, работающих по ГПД в отчетном месяце, отражаем в двух строках реквизита 15 (см. схему). Также данные о вознаграждении по ГПД отражаем в таблицах 1, 5 и 6 формы № Д4. Где и как — расскажем далее.

Тонкости заполнения отдельных граф таблиц 5 и 6 ЕСВ-отчета по форме № Д4 приведем при рассмотрении примеров. А сейчас обозначим несколько правил.

Таблица 5. Важными реквизитами являются дата начала и дата окончания отношений по ГПД (графа 11). При этом стоит различать договоры подряда (выполнения работ) и договоры о предоставлении услуг. Потребление услуги происходит в момент ее предоставления, в отличие от работы, результат которой определяется по ее завершении. Фактически услуга существует только тогда, когда она предоставляется. Соответственно, сведения в таблице 5 о начале и окончании гражданско-правовых отношений по договору о предоставлении услуг указываются согласно акту приема-передачи оказанных услуг.

Что касается договора подряда, то сведения в таблице 5 о начале и окончании гражданско-правовых отношений в рамках договора подряда вносятся в соответствии со сроками, указанными в самом договоре. Причем, если на отчетный месяц приходится окончание отношений по одному ГПД и начало — по другому, заключенному с тем же застрахованным лицом, на такое застрахованное лицо делается две записи в таблице 5: первая — с указанием даты окончания отношений по первому ГПД; вторая — с указанием даты начала отношений по второму ГПД.

В таблице 5 Отчета по форме № Д4, сформированного за месяц, на который приходится начало/окончание гражданско-правовых отношений, отдельной строкой отмечаете, в частности:

— в графе 7 — категорию лица «3»;

— в графе 8 — «1», если ГПД заключен с лицом, трудоустроенным в вашем учреждении по основному месту работы (с трудовой книжкой) или по совместительству, и «0» — если со сторонним лицом — не работником учреждения;

— в графе 11 — даты начала и окончания гражданско-правовых отношений, учитывая тип договора и указанное выше.

Графы 12 и 13 таблицы 5 Отчета по форме № Д4 по строке с ГПД не заполняете (в бумажном варианте Отчета проставляете прочерк).

Таблица 6. Здесь сумму ГПД-вознаграждения отражаем отдельно от других доходов. При этом, как уже было сказано выше, учитываем особенности для дохода за выполненную работу (оказанные услуги) со сроком выполнения более календарного месяца.

В строке с суммой вознаграждения по ГПД среди прочего указываете:

— в графе 9 таблицы 6 — код категории застрахованного лица (в общем случае — «26»);

— в графе 10 — код типа начислений «1».

В случае, когда начисленная сумма вознаграждения касается отчетного месяца и не является вознаграждением за другие периоды гражданско-правовых отношений, то тип начисления «1» можно не приводить;

— в графе 11 — месяц и год, за которые проведено начисление;

— в графе 15 — количество календарных дней, на протяжении которых действовал ГПД, учитывая особенности договора подряда и договора о предоставлении услуг.

Есть еще один важный момент. При наличии нескольких строк по одному застрахованному лицу количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца приводится лишь в одной строке, а именно в той, в которой указаны данные о суммах заработной платы (при их наличии). Поэтому если ГПД был заключен с работником вашего учреждения, вы в графе 15 по строке с зарплатой, начисленной такому работнику, указываете количество календарных дней в отчетном месяце, на протяжении которых он находился с учреждением в трудовых/гражданско-правовых отношениях.

Ну что ж, с теорией и правилами разобрались, теперь рассмотрим примеры.

Колесников Д. Д. Всю сумму вознаграждения отражаем в таблице 6 за февраль 2018 года. Поскольку срок выполнения работ приходится на два месяца (январь и февраль 2018 года), значит, для сравнения с максимальной базой начисления ЕСВ сумму вознаграждения делим на два месяца: 7000 : 2 = 3500 грн. Общий доход (зарплата + половина вознаграждения) в январе равен 8293,80 грн. (4793,80 + 3500,00), в феврале — 7858,00 грн. (4358,00 + 3500,00). Эта сумма не превысила размера максимальной базы начисления ЕСВ (55845 грн.), значит, ЕСВ начисляем на всю выплаченную сумму. Сумма начисленного ЕСВ:

— на зарплату в январе: 1054,64 грн. (4793,80 х 22 %);

— за зарплату в феврале: 958,76 грн. (4358,00 х 22 %);

— на вознаграждение в январе и феврале: по 770 грн. (3500 х 22 %).

Обратите внимание: поскольку вознаграждение выплачиваем один раз в феврале, но работы выполняются 2 месяца (в январе и в феврале), то вознаграждение показываем только в таблице 6 ЕСВ-отчета за февраль, но разбив на две равные суммы и соответственно двумя строками.

Кудряшов С. С. Сумму вознаграждения (600 грн.) и начисленный ЕСВ (132,00 грн.) указываем в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2018 года. При этом в таблице 5 отчета дата начала и окончания периода ГПД-отношений одинаковы — «13».

Далее на рис. 1 — 4 приведем примеры заполнения таблиц 5 и 6 отчета по форме № Д4.

Рис. 1. Фрагмент заполнения таблицы 5 Отчета по форме № 4 за январь 2018 года

Рис. 2. Фрагмент заполнения таблицы 5 Отчета по форме № 4 за февраль 2018 года

Рис. 3. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № 4 за январь 2018 года

Рис. 4. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № 4 за февраль 2018 года

Удерживаем с вознаграждения НДФЛ и ВС

Согласно п. 167.1 НКУ НДФЛ с суммы вознаграждения по ГПД удерживается по ставке 18 %.

Важно! Если вы заключаете ГПД с работником вашего учреждения, который пользуется правом на НСЛ, то эта льгота применяется к доходу, начисленному в виде зарплаты (п. 169.1 НКУ), но не к доходам по ГПД. Поэтому при определении предельной зарплаты, к которой применяется НСЛ, вознаграждение по ГПД к начисленной зарплате работника не прибавляем.

Сумма ГПД-вознаграждения на основании п.п. 164.2.2 НКУ включается в общий месячный налогооблагаемый доход плательщика налога. А значит, согласно ст. 163 и п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ является объектом обложения ВС по ставке 1,5 %, установленной п.п. 1.3 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Отражаем вознаграждение в Расчете по форме № 1ДФ

Количество лиц, которые в отчетном квартале выполняли работы (предоставляли услуги) по ГПД, отражаем в реквизите «Працювало за цивільно-правовими договорами» дотабличной части формы № 1ДФ. Заметьте: этот реквизит заполняем только в первой порции Расчета по форме № 1ДФ (абз. 8 п. 3.1 Порядка № 4) и только по тем лицам, которым в отчетном квартале начислялся/выплачивался доход.

А если ГПД заключен с лицом, которое работает еще и по трудовому договору и получает зарплату? Тогда такое лицо учитываем и при заполнении реквизита «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», и при заполнении реквизита «Працювало за цивільно-правовими договорами». В разделе I формы № 1ДФ сумму вознаграждения физлица за выполненные работы (предоставленные услуги) отражаем с признаком дохода «102».

Колесников Д. Д. В Расчете по форме № 1ДФ для корректности примера допустим, что зарплата Колесникова Д. Д. за март 2018 года составила 4358,00 грн. Всю зарплату за І квартал отражаем общей суммой с признаком дохода «101», а вознаграждение по ГПД — отдельно с признаком дохода «102».

Сумма зарплаты Колесникова Д. Д. за І квартал 2018 года равна 13509,8 (4793,80 грн. + 4358,00 + 4358,00). Соответственно, сумма удержанного НДФЛ — 2431,76 грн. (13509,80 х 18 %).

НДФЛ с ГПД-вознаграждения составляет 1260,00 (7000 х 18 %).

Кудряшов С. С. НДФЛ с суммы вознаграждения по ГПД составляет 108,00 грн. (600 х 18 %).

И не забываем о ВС. Информацию о начисленных доходах отразите в строке «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ. Сумму ВС отражаем общую без персонификации: 316,65 (21109,80 х 1,5 %).

На рис. 5 покажем, как заполнить Расчет по форме № 1ДФ.

Рис. 5. Фрагмент заполнения Расчета по форме № 1ДФ за І квартал 2018 года

Нормативные документы и сокращения

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 г.

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 13.03.2003 г. № 435-IV.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Инструкция № 449 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование от 20.04.2015 г. № 449.

Порядок № 4 — Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.

ЕСВ — единый социальный взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

ВС — военный сбор.

ГПД — гражданско-правовой договор.

МЗП — минимальная заработная плата.

ЕСВ-отчет — Отчет о суммах начисленного ЕСВ, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.