Выявили недостачу талонов на горючее: кто виноват и что делать

Начнем с того, что проведение инвентаризации в случае смены материально ответственного лица (далее — МОЛ) является обязательным. На это указывает п. 7 разд. І Положения № 879. В таком случае инвентаризацию необходимо проводить в день приема-передачи дел. Причем проверить следует все активы, которые находятся на ответственном хранении соответствующего МОЛ.

Не лишним будет также вспомнить, что именно следует понимать под талонами на горючее. В частности, талоны — это специальные талоны, подтверждающие право их владельцев на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки. Такое определение приведено в разд. 3 Инструкции о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденной совместным приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранссвязи и Госкомитета по вопросам техрегулирования и потребполитики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155. Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент (поставщик ГСМ). При этом серийный и порядковый номера являются обязательными элементами содержания талона (п.п. 10.3.3.1 упомянутой Инструкции).

Итак, талоны не являются платежными средствами или средствами расчета. Собственно применять их с этой целью и ни к чему. Дело в том, что покупатель сначала перечисляет денежные средства за ГСМ и только потом получает талоны. То есть последние удостоверяют право на получение ранее оплаченного горючего, которое временно хранится у поставщика.

И на первый взгляд, ничего страшного в недостаче (порче, потере) талонов на ГСМ нет. Ведь талоны — не денежные документы, а горючее уже оплачено и оприходовано на баланс учреждения. Поэтому создается впечатление, будто все материальные ценности на месте и никакой недостачи нет. Но не торопитесь с выводами. Так как зачастую при отсутствии талонов заправка на АЗС (фактическое получение ранее оплаченного горючего) не светит. И здесь все зависит от условий договора. Действительно, отправной точкой в отношениях с поставщиком ГСМ является заключение договора. Напомним, что договор считается заключенным, если стороны достигли согласия по всем его существенным условиям. Именно таким является требование ч. 1 ст. 638 ГКУ. Причем существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые определены законом как существенные или являются необходимыми для договоров соответствующего вида. Кроме того, существенными являются условия, на определении которых в договоре настаивает хотя бы одна из сторон (абз. 2 ч. 1 ст. 638 ГКУ). В то же время при заключении хозяйственного договора в соответствии с ч. 3 ст. 180 ГКУ стороны обязаны согласовать предмет, цену и срок действия договора. В большинстве случаев в договорах купли-продажи горючего прописывают: предмет договора, требования к качеству товара, порядок и условия передачи товара, цену и порядок расчетов, права и обязанности сторон, ответственность сторон, срок действия договора и т. п.

Таким образом, если обнаружена недостача талонов (скретч-карточек) на горючее, в первую очередь стоит заглянуть в текст договора на поставку. А конкретно, следует обратить внимание на урегулирование отношений относительно утерянных (испорченных) талонов. На практике же встречаются два диаметрально противоположных подхода. Одни поставщики настаивают на невозможности восстановления или замены талонов в случае их потери (похищения, повреждения). Причем последствия и ответственность за возможное получение горючего третьими лицами по таким талонам возлагаются на покупателя. Тогда как другие поставщики идут навстречу своим клиентам. Они предусматривают возможность восстановления утерянных бланков талонов. Но в любом случае целесообразно как можно быстрее связаться с поставщиком, объяснить ситуацию и попробовать договориться. Сделать это стоит хотя бы для того, чтобы узнать, не воспользовался ли уже кто-то утерянными талонами.

Если вам повезло и поставщик согласился восстановить утерянные талоны, то инцидент можно считать исчерпанным. Но для порядка и чтобы талоны и другие документы больше не терялись, руководителю стоит задуматься о применении к МОЛ дисциплинарного взыскания. Напомним, что порядок привлечения к дисциплинарной ответственности работников регламентирован КЗоТ. В частности, за нарушение трудовой дисциплины к работнику может быть применена только одна из таких мер взыскания:

1) выговор;

2) увольнение.

В то же время для отдельных категорий работников законодательством, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания (ст. 147 КЗоТ).

Если же госпожа Фортуна оказалась не особо благосклонной к вам и утерянные талоны на ГСМ не подлежат возобновлению, следует позаботиться о возмещении причиненных убытков. Более того, для этого нужно приложить максимум усилий. Ведь потеря должника в обязательстве (в том числе и невзыскание возмещения причиненных убытков с виновных лиц) может быть квалифицирована как причинение убытков государству. Кстати, персональная ответственность за состояние претензионно-исковой работы возложена законодательством на руководителя учреждения. На это указывает п. 1.4 Рекомендаций Минюста «О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» от 15.01.96 г. № 2.

Также стоит помнить, что далеко не всегда работник будет нести полную материальную ответственность. Случаи полной материальной ответственности четко прописаны в ст. 134 КЗоТ. И прежде всего это касается работников, с которыми заключен письменный договор о взятии полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗоТ). В таком случае работник, по вине которого был причинен убыток учреждению, должен возместить убытки в полном размере.

Однако для привлечения МОЛ к полной материальной ответственности необходимо соблюдение целого ряда условий. Для наглядности мы сгруппировали и изобразили эти условия схематически:

Отсутствие (несоблюдение) хотя бы одного из указанных условий может стать основанием для применения к работнику лишь ограниченной ответственности. Поэтому далее рассмотрим каждое из этих условий подробнее. И прежде всего важно, чтобы договор о полной материальной ответственности был заключен с учетом всех требований ст. 135¹ КЗоТ.

Перечень таких должностей и работ, а также типовой договор, утверждены постановлением № 447/24.

Имейте в виду: договоры о полной материальной ответственности с работниками, чьи должности (выполняемая работа) не предусмотрены этим нормативным документом, не имеют юридической силы. Соответственно, основания для возмещения причиненного работником ущерба в полном размере тоже отсутствуют. Об этом свидетельствует и судебная практика рассмотрения подобных дел (например, постановление ВСУ «О взыскании суммы» от 25.04.2012 г. № 6-16цс12).

Но придерживаться только формальных моментов недостаточно. Наличие должности или работы в вышеупомянутом документе еще не означает, что с таким работником можно заключить договор о полной материальной ответственности. Важно, чтобы его трудовые обязанности были непосредственно связаны с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства материальных ценностей. Это подчеркнуло в свое время и Минтруда в письме от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88.

Следовательно, если работодатель заключает с работником договор о полной материальной ответственности вопреки действующему законодательству, то на такого работника возлагается только ограниченная материальная ответственность. То есть в случае причинения ущерба учреждению с работника удастся взыскать не больше, чем сумму его среднемесячного заработка (ст. 133 КЗоТ).

Также следует обратить внимание, что на основании договора полная материальная ответственность возможна только за сохранность ценностей, переданных работнику. Причем факт передачи-приема таких ценностей должен быть подтвержден документально. Так, передачу талонов на ГСМ от поставщика к покупателю, как правило, оформляют расходной накладной или актом приема-передачи. В этих документах указывают вид горючего, количество переданных (полученных) талонов, их номинал, серию и номера. Подписи представителя поставщика и принимающей стороны на таких документах — обязательны. Но получателем не всегда будет соответствующее МОЛ. Иногда талоны от поставщика получает другой работник и уже потом передает их на хранение МОЛ. В таком случае непосредственно передачу (внутреннее перемещение) талонов МОЛ необходимо оформлять накладной (требованием) по типовой форме № З-3, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. Иначе (при отсутствии документального подтверждения) факт принятия талонов МОЛ на хранение будет крайне сложно доказать.

Вместе с тем не стоит забывать и о других случаях применения к работникам полной материальной ответственности. В частности, это возможно, если:

— имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или другим разовым документам (п. 2 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен действиями работника, имеющими признаки преступления (п. 3 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен работником в нетрезвом состоянии (п. 4 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов (п. 5 ст. 134 КЗоТ);

— полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с законодательством (п. 6 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей (п. 7 ст. 134 КЗоТ).

Но никто не отменял и общие основания для материальной ответственности работников. В частности, работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению вследствие нарушения своих трудовых обязанностей. При этом ч. 2 ст. 130 КЗоТ предусмотрено возложение материальной ответственности на работника при условии, что ущерб был причинен учреждению его виновными противоправными действиями (бездеятельностью). То есть наличие вины работника является обязательным условием для привлечения его к ответственности. А это, как говорят, еще нужно доказать.

Безусловно, самый лучший вариант — это добровольное возмещение работником причиненных убытков. И если это ваш случай, тогда как можно быстрее заручитесь письменным подтверждением его свободного волеизъявления. Заявления работника с просьбой удержать из его заработной платы соответствующую сумму (принять в кассу учреждения, зачислить на регистрационный счет) будет вполне достаточно. Но не помешает оформить и приказ руководителя учреждения о направлении полученных от работника средств на покрытие причиненного ущерба.

Если же работник не изъявил желания возместить причиненный им ущерб, то придется обратиться в суд. Так, в случаях, когда работник несет полную материальную ответственность, а размер прямого действительного ущерба превышает среднемесячный заработок виновника, ущерб покрывается путем подачи работодателем иска в суд. Это следует из норм ч. 1 и ч. 3 ст. 136 КЗоТ.

Кстати, вы имеете право обратиться в суд с заявлением о возмещении ущерба даже после прекращения трудовых отношений с виновным лицом. Ведь увольнение работника не прекращает его обязанности возместить причиненный учреждению ущерб. Это подчеркнул и Высший специализированный суд Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел в письме «Обобщение о практике применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» от 01.09.2015 г. Об этом следует обязательно помнить, если недостатча была обнаружена во время смены МОЛ. Ведь передача дел от одного МОЛ другому, как правило, обусловлена увольнением первого.

Но прежде чем выдвигать требования относительно возмещения причиненного ущерба необходимо определить его размер в денежном эквиваленте. Причем здесь есть несколько нюансов, о которых нельзя не вспомнить. И прежде всего обратимся к нормам КЗоТ. Так, размер причиненного учреждению ущерба в соответствии с ч. 1 ст. 135³ КЗоТ следует определять по фактическим потерям, на основании данных бухучета. А конкретно, отправной точкой должна быть балансовая стоимость (себестоимость) материальных ценностей за вычетом суммы их износа. В случае же хищения, недостачи, умышленного уничтожения или порчи ценностей размер ущерба определяют по ценам, действующим в соответствующей местности на день возмещения ущерба (ч. 2 ст. 135³ КЗоТ).

При определении размера ущерба, причиненного учреждению, суд также руководствуется нормами Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116. Указание на это содержит п. 15 постановления Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14. В свою очередь, вышеупомянутый Порядок содержит прямую отсылку к Методике № 1891. Именно этот нормативный документ регламентирует порядок определения размера убытков, которые привели к причинению имущественного ущерба государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале.

И самое главное, что следует из норм Методики № 1891, — это возможность заменить независимую оценку убытков стандартизированной оценкой. Огромное преимущество такой оценки в том, что ее проводит комиссия, образованная по приказу руководителя учреждения.

Когда же именно законодательство позволяет нам воспользоваться этим правом? Стандартизированную оценку проводят, если (п. 110 Методики № 1891) :

— отсутствует информация о поврежденном имуществе до и после его хищения, недостачи, уничтожения, порчи, кроме данных бухучета;

— невозможно произвести личный осмотр поврежденного имущества оценщиком и получить сведения о его состоянии до и после хищения, недостачи, уничтожения, порчи;

— ущерб был причинен неправомерными действиями с денежными средствами.

Собственно, эти три обстоятельства или по крайней мере первые два являются характерными для большинства случаев недостач (хищения, уничтожения, порчи) материальных ценностей. Поэтому если в вашем учреждении «всплыла» недостача, не торопитесь привлекать профессионального оценщика и проводить независимую оценку. Вполне можно обойтись силами комиссии учреждения.

Суть стандартизированной оценки убытков заключается в приведении балансовой стоимости поврежденного (уничтоженного, похищенного) имущества к уровню текущих цен. Для этого остаточную стоимость таких ценностей следует умножить на коэффициент. Последний равен произведению индексов цен производителей промышленной продукции по отраслям промышленности согласно данным Госстата. Если же остаточная стоимость имущества равна нулю, тогда для расчета берут половину его первоначальной стоимости.

Как видим, такая оценка убытков основывается на данных бухгалтерского учета учреждения.

По результатам стандартизированной оценки комиссия учреждения должна составить акт оценки убытков по форме, приведенной в приложении 14 к Методике № 1891. Однако провести оценку убытков и оформить акт недостаточно. Нужно еще получить положительное заключение рецензента. Только после этого акт оценки утверждает руководитель учреждения (учреждения более высокого уровня).

Кстати, рецензирование акта оценки имущества, который согласовывается (утверждается, принимается) органом государственной власти или органом местного самоуправления, является обязательным. Этого требует ч. 3 ст. 13 Закона Украины «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине» от 12.07.2001 г. № 2658-ІІІ. В то же время законодательством предусмотрена возможность бесплатного рецензирования такого акта (ч. 5 ст. 13 указанного Закона). Конечно, на это можно рассчитывать, только если выбранный вами оценщик работает в органе государственной власти.

Итак, с основаниями для взыскания суммы недостачи с МОЛ мы разобрались. И очевидно, для этого придется приложить немало усилий. Что касается документального оформления этой операции и ее отражения в учете, то здесь все достаточно просто. В частности, факт выявления недостачи и выводы относительно ее возмещения следует оформлять в соответствии с требованиями Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879. То есть сначала инвентаризационная комиссия фиксирует наличие талонов на ГСМ в Инвентаризационной описи запасов. Далее показываем обнаруженные расхождения между фактическим наличием и данными бухучета в Сличительной ведомости результатов инвентаризации запасов. И наконец по результатам инвентаризации составляем Протокол инвентаризационной комиссии. Формы всех этих документов утверждены приказом Минфина «Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 17.06.2015 г. № 572.

А дальше все по ситуации. Если МОЛ готово добровольно возместить недостачу, тогда получаем заявление от работника и ждем поступления от него средств. Но ждем не очень долго. Если работник не спешит возмещать убытки или вообще отказывается это делать, тогда следует готовить иск в суд. И сначала должен быть приказ руководителя о создании комиссии по оценке убытков, потом — собственно оценка, затем — акт оценки и его рецензирование.

В любом случае в бухучете нужно показать задолженность виновного лица по возмещению причиненных убытков. Для этого по общему правилу дебетуем субсчет 2115 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредитуем субсчет 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)». Если же виновники по определенным причинам не известны, тогда сумму причиненных убытков следует отнести на забалансовый субсчет 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств».

Теоретически вроде все понятно, но на практике возникают сложности даже в достаточно простых ситуациях. Поэтому чтобы не запутаться с проводками, рассмотрим порядок учета недостач и их покрытия на условном примере.

В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:

В завершение напомним еще об одном важном нюансе. Если недостачу обнаружили и отнесли ее сумму на виновное лицо в прошлом году, а возмещение причиненных убытков поступило только в этом году, тогда эти средства необходимо перечислить в тот бюджет, из которого финансируется учреждение. Ведь по общему правилу суммы средств, полученные в текущем бюджетном периоде как возврат дебиторской задолженности предыдущих бюджетных периодов, перечисляются в доходы общего фонда соответствующего бюджета. Это предусмотрено п. 2.4 Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372. На это также указала и Госказначейская служба в письме от 17.07.2015 г. № 14-09/562-19082.

Нормативные документы

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Положение № 879 — Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Постановление № 447/24, Перечень — постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «Об утверждении перечня должностей и работ, которые замещаются или выполняются работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности» от 28.12.77 г. № 447/24.

Методика № 1891 — Методика оценки имущества, утвержденная постановлением КМУ от 10.12.2003 г. № 1891.