Темы статей
Выбрать темы

Работник задержался в командировке: правила оформления

Жиленко Екатерина, эксперт по оплате труда и трудовым отношениям
Поводом для написания этой статьи стал вопрос нашего читателя. Ситуация заключается в том, что работник пребывал в загранкомандировке на один день дольше из-за задержки рейса в связи с погодными условиями. Как оформить время задержки? Компенсировать ли стоимость авиабилета «обратно» и в каком размере? В такой ситуации возникает масса вопросов. Ответы на них — в нашей статье.

Для начала отметим, что задержка в командировке может быть вынужденной — по независящим от работника причинам, например, если он заболел, не было билетов на поезд/самолет, выезд/вылет отменили или задержали и т. п. Все эти причины продления командировки являются уважительными. К ним относится и ситуация, описанная в вопросе читателя. Но также бывают случаи, когда работник по собственной инициативе (без уважительных причин) задерживается в командировке. Правила оформления и оплаты в этих двух случаях разные. Давайте разберемся, как следует поступать в каждом из них.

Вынужденная задержка

Поскольку в рассматриваемой ситуации речь идет о командировке за границу, то и анализ нормативных документов начнем тоже с нее.

Руководствоваться в этом случае нужно п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59, согласно которому с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка работника в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Итак, обратите внимание на несколько ключевых моментов:

— задержка вынужденная и по независящим от работника причинам;

— наличие оригиналов подтверждающих документов;

разрешение руководителя.

Когда командированный работник возвращается к месту постоянной работы, он подает руководителю докладную записку, где объясняет причины задержки в командировке. На основании докладной записки работника издается приказ (распоряжение) руководителя.

Важно! За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные, расходы по найму жилого помещения и другие расходы (абз. 3 п. 10 разд. II и абз. 5 п. 4 разд. III Инструкции № 59).

Не предусмотрена действующим законодательством и возможность предоставить работнику во время нахождения в командировке отпуск, в том числе за свой счет. Об этом говорится в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854

В свою очередь, если причина признана уважительной, то время задержки фактически является командировкой и оплачивается по всем «командировочным» правилам. То есть командированному работнику нужно выплатить суточные и средний заработок за время задержки, компенсировать расходы на наем жилого помещения, проезд к месту командировки и стоимость билета. Сумма таких компенсированных расходов не облагается НДФЛ (пп. 170.9.1 и 165.1.11 НКУ).

Если работник командирован в пределах Украины, то следует руководствоваться п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59. Здесь прописана норма, аналогичная описанной выше, и действуют все приведенные выше правила:

— задержка вынужденная и по независящим от работника причинам;

— наличие оригиналов подтверждающих документов;

— разрешение руководителя;

— докладная записка;

— приказ руководителя;

— компенсация командировочных расходов;

— выплата суточных и среднего заработка.

Помните! В общем случае срок пребывания работника в командировке с учетом задержки не должен превышать 30 календарных дней (по Украине) или 60 календарных дней (за границу). Такие сроки предусмотрены п. 6 постановления № 98. Особый случай: если работник задержался в командировке по причине болезни. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59).

А теперь перейдем к документам, с помощью которых следует оформить задержку работника в командировке.

Такими документами являются докладная записка и приказ о продлении командировки. Их формы законодательно не утверждены. Поэтому такие документы можно составить в произвольной форме. Примеры этих документов согласно ситуации, смоделированной на основании вопроса читателя, мы привели на рис. 1 и 2.

Пример. Первый заместитель головы городского совета Нагорный А. В. командирован в г. Рацибуж (Польша) для обсуждения с представителями компании Ensolium (производство солнечных батарей) иностранного инвестирования в строительство индустриального парка.

Согласно приказу срок командировки с 21.05.2018 г. по 23.05.2018 г. Работник должен был явиться на работу 24.05.2018 г. Однако из-за погодных условий рейс по маршруту Катовице — Киев был задержан до 15:23 24.05.2018 г. Это подтверждает справка из аэропорта Катовице. Фактически работник был в городе командировки еще один день и вышел на работу 25.05.2018 г.

img 1

Рис. 1. Докладная записка

img 2

Рис. 2. Приказ о продлении командировки

Поскольку дни вынужденной задержки в командировке по своей сути являются командировкой, то и отмечать их в Табеле нужно соответственно. Используем буквенный код для обозначения дней командировки — «ВД» или цифровой — «07».

Дни нахождения работника в командировке приравниваются к обычному дню работы по графику (например, восьмичасовому). В итоге рабочие дни, на которые приходилась командировка, учитываются как обычные рабочие дни, а выходные дни — как нерабочие. В этом случае день командировки, приходящийся на рабочий день, в Табеле отражают так: в одной строке — «ВД», в другой — «8». День командировки, приходящийся на выходной день, отражается следующим образом: в верхней строке — «ВД», в нижней — «х» или прочерк. Также поскольку для выходных дней нет утвержденного обозначения, можно использовать собственно разработанное условное обозначение, например, «ВЩ» — «вихідний щотижневий».

Задержка на выходные, праздники

С разрешения руководителя учреждения работник может задержаться в командировке на свои выходные или на праздничные, нерабочие дни. При этом общий срок командировки не должен превышать сроков, установленных п. 6 постановления № 98.

В таком случае дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке. Продлевать командировку не нужно. За дни такой задержки работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы, кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы (п. 7 разд. І Инструкции № 59). Аналогичные разъяснения по этому поводу предоставили специалисты ГФСУ в письме от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ИНК (ср. ).

Формально в указанной норме Инструкции № 59 об этом речь не идет, однако, по нашему мнению, в случае задержки в командировке на выходные/праздники также нужно издать приказ руководителя. В этом приказе следует указать согласие руководителя на задержку работника в командировке, а также включить пункт о компенсации стоимости транспортного билета. При этом стоимость билета не облагается НДФЛ при условии наличия соответствующим образом оформленных транспортных билетов, подтверждающих размер расходов (пп. 170.9.1 и 165.1.11 НКУ, консультация из категории 103.17 «ОИР» ГФСУ).

В Табеле такие дни не отмечаются как командировка. А поскольку кодового обозначения для выходных дней нет, то выходные, праздничные, нерабочие дни (задержки в командировке) можно оставлять незаполненными, ставить в них прочерки или собственно разработанное условное обозначение, например, «ВЩ» — «вихідний щотижневий», «СД» — «святковий день», «НРД» — «неробочий день».

Авиабилеты

Поскольку в вопросе читателя говорится об авиаперелете, напомним особенности компенсации и налогообложения расходов на перелет к месту командировки и обратно.

Согласно абз. 1 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 транспортные расходы компенсируются работнику только при наличии оригиналов документов, подтверждающих стоимость проезда. В случае авиаперелета такими документами являются:

— электронный билет с указанным маршрутом и расчетный/платежный документ, подтверждающий его приобретение;

и

— посадочный талон как в бумажном, так и электронном виде. Правда, в случае с электронным посадочным талоном работник должен предоставить его распечатку.

В случае потери, уничтожения или повреждения посадочного талона командированному работнику с разрешения руководителя можно возместить расходы на приобретение электронного билета. Для этого работник должен предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которая засвидетельствует состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования этого электронного билета полностью по определенному маршруту (абз. 3 п. 12 разд. II Инструкции № 59).

Если все документальные требования соблюдены, то компенсация стоимости авиабилета не включается в налогооблагаемый доход работника и не облагается НДФЛ.

При этом, по мнению налоговиков, изложенном в консультации из категории 103.17 «ОИР» ГФСУ, если расходы на перелет все-таки возмещены на основании электронного посадочного талона, но без документа об оплате стоимости авиабилета, то сумма возмещения этих расходов включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо и облагается НДФЛ по общей ставке 18 %.

Что касается предельного размера расходов на авиабилет, отметим следующее.

В п. 7 постановления № 98 указано, что работнику компенсируются расходы на проезд к месту командировки и назад (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов).

При этом согласно п. 9 постановления № 98 расходы на авиабилеты 1-го и бизнес-класса компенсируются с разрешения руководителя согласно подтверждающим документам. Средства на компенсацию таких расходов не считаются излишне израсходованными.

В приложении к постановлению № 98 приведены суммы расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Здесь расписаны суммы суточных расходов и предельный размер расходов на наем жилого помещения. О предельной сумме расходов на проезд к месту командировки и обратно речь не идет.

Также согласно п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте. Здесь опять-таки ни о каких ограничениях не сказано.

Анализируя вышеуказанные нормы, делаем вывод: предельной суммы расходов на проезд (в том числе перелет) к месту командировки и обратно нет. Расходы на авиабилеты 1-го и бизнес-класса компенсируются с разрешения руководителя согласно подтверждающим документам.

Что ж, подведем итоги.

Вынужденная задержка в командировке по уважительной и независящей от работника причине с разрешения руководителя учреждения оформляется по правилам командировки. Понесенные за время командировки расходы компенсируют работнику по общим правилам.

Задержка в командировке без уважительной причины не оплачивается.

С разрешения руководителя возможна задержка на выходные, праздничные, нерабочие дни. В этом случае компенсируются только расходы на дорогу, а прочие расходы за дни задержки — нет.

Для компенсации стоимости авиаперелета необходимы оригиналы электронного билета с указанным маршрутом и расчетного (платежного) документа, подтверждающего его приобретение, а также посадочного талона в бумажном виде или распечатанная версия электронного талона.

Предельная сумма расходов на перелет законодательно не установлена.

Нормативные документы и сокращения статьи

Инструкция № 59Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Постановление № 98постановление КМУ «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

Табель — форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше