Переплата зарплаты в прошлом году: как быть в этом году

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Главное — вовремя обнаружить ошибку и правильно ее исправить.

И ответ на ваш первый вопрос: да. Эти средства действительно необходимо перечислить в общий фонд бюджета, из которого финансируется ваше учреждение. Почему? Объясним.

Для этого обратимся к разъяснению КРУ, предоставленному в письме от 24.10.2011 г. № 25-18/85. В частности, в этом письме четко указано на необходимость возврата излишне выплаченных в прошлых годах средств в общий фонд бюджета (по коду доходов 24060300 «Прочие поступления»). Вместе с тем КРУ подчеркнуло: указанные средства не могут быть отражены как воccтановление кассовых расходов. Причем это касается и ежемесячных взысканий из заработной платы виновных лиц за ущерб, причиненный государству. В этом случае средства также должны быть направлены в доход общего фонда бюджета.

Свою позицию ревизоры объясняют, опираясь на норму ч. 1 ст. 3 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI. Так, бюджетный период для всех бюджетов составляет один календарный год (с 1 января и по 31 декабря). Учитывая это, право бюджетных учреждений на расходование ассигнований, преусмотренных в сметах текущего года, прекращается 31 декабря. Поэтому если вы получили средства из общего фонда бюджета, но не потратили или не правильно потратили, то будьте добры вернуть их в общий фонд.

А теперь об отражении таких операций в бухучете.

В вышеупомянутом письме ревизоры выразили свое мнение и по этому поводу. А конкретно, нам предлагают осуществлять удержание излишне начисленной зарплаты путем сторнирующих проводок в ведомости начисления заработной платы и удержаний из нее. Конечно, если идет речь о переплате заработной платы в пределах одного отчетного квартала (года), этот подход вполне справедлив. И его можно и нужно применять. То есть сначала начислили (Дт 8011 — Кт 6511), а потом «сняли» лишнее (Дт (8011) — Кт (6511)). И никаких проблем. Но с прошлогодними (за предыдущие кварталы) переплатами не все так просто. Почему? Потому что в конце отчетного периода (квартала, года) мы закрываем счета учета расходов. Поэтому сторнирование счета расходов в текущем году (квартале) на сумму переплаты заработной платы, осуществленной в предыдущем отчетном периоде, не полностью отображает суть операции. На наш взгляд, в таком случае целесообразнее проводить корректировку финансового результата выполнения сметы прошлого отчетного периода. Такие корректировки следует делать на сумму излишне начисленной зарплаты и начислений на нее.

Однако прежде чем отражать эти операции в бухучете, необходимо учесть целый ряд нюансов. В частности, важно знать, когда можно проводить отчисления из заработной платы работников, в каком размере и как правильно оформлять.

Так, случаи, в которых разрешено осуществлять отчисления из зарплаты, четко прописаны в ст. 127 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ). Причем перечень таких оснований — конкретный и исчерпывающий. И среди них удержание из заработной платы для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ).

И здесь возникает закономерный вопрос: какие ошибки являются счетными, а какие — нет? Действующее законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». В то же время согласно п.п. 1 п. 24 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13 к счетным ошибкам относятся неправильности в исчислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п. Кстати, ошибки из-за сбоев в бухгалтерской программе также относят к счетным. Тогда как ошибки, не связанные с исчислениями (то есть ошибки, обусловленные неправильным применением нормативно-правовых актов, а также коллективного договора), не считаются счетными. То есть расчет средней заработной платы с ошибками, неправильное применение процента при исчислении надбавки или ошибочная выплата премии — это все несчетные ошибки.

Итак, с классификацией ошибок все понятно. Что же дальше? А дальше — оформляем удержание из заработной платы. Если действительно имела место счетная ошибка, то руководитель учреждения должен издать приказ (распоряжение) об удержании. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно рассчитанной суммы (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ). При этом согласие работника для удержания таких сумм не нужно. Если же указанный срок прозевали и приказ не оформили вовремя, тогда единственный вариант — это обратиться к работнику с просьбой добровольно вернуть «излишек» зарплаты. И ключевое слово здесь — «добровольно». Ведь пропуск указанного срока означает невозможность взыскания суммы задолженности работника перед учреждением. Более того, в этом случае работодатель лишен права обратиться с иском в суд. Это подчеркнуло Минтруда в своем письме «О порядке возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетной ошибки» от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09 (ср. ).

Если же переплата зарплаты стала результатом не счетной ошибки, тогда есть два варианта возмещения этих средств. А именно:

1) удержание с работника. Работник добровольно вносит излишне полученную зарплату в кассу учреждения или соглашается на ее удержание из его заработной платы. Для этого работник подает заявление на имя руководителя об удержании из его зарплаты «лишнего». Текст заявления будет приблизительно таким: «Прошу удержать из моей заработной платы излишне полученные мной денежные средства в сумме ___ грн.»;

2) удержание с виновного лица. Если работник добровольно не возвращает излишне полученные средства, возмещение ложится на плечи работника, по вине которого произошла переплата. Скорее всего, это будет бухгалтер или работник отдела кадров (если последний, например, ошибся при заполнении табеля учета рабочего времени). Главный аргумент — ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей. На это указывает п. 7 постановления Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14 (далее — постановление № 14).

За ущерб, причиненный лишними денежными выплатами, работник (бухгалтер) несет материальную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 132 КЗоТ. В таком случае ответственность работника установлена на уровне прямого действительного ущерба, но не больше его среднего месячного заработка. Кстати, прямым действительным ущербом является потеря, ухудшение или снижение ценности имущества, необходимость для учреждения провести расходы на восстановление, приобретение имущества или лишние денежные выплаты. При этом все эти последствия обусловлены нарушением трудовых обязанностей соответствующим работником. Именно такое определение приведено в п. 4 постановления № 14.

Безусловно, для привлечения работника (бухгалтера) к материальной ответственности нужен распорядительный документ. Поэтому не позднее двух недель со дня выявления причиненного ущерба руководитель учреждения должен издать приказ (распоряжение). В приказе необходимо указать виновное лицо и сумму возмещения. А вот обращение к выполнению возможно не раньше чем через семь дней со дня уведомления об этом работника. Именно такое требование предусмотрено ч. 2 ст. 136 КЗоТ.

Помните: под обращением к выполнению следует понимать передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не проведение непосредственно удержания.

Если работник не согласен с удержанием или его размером, он может обратиться с заявлением в орган по рассмотрению трудовых споров.

Также законодательством предусмотрены и другие ограничения в отношении удержаний из зарплаты работников. В первую очередь идет речь о требованиях ст. 128 КЗоТ.

В отдельных предусмотренных законодательством случаях позволяется удерживать из зарплаты до 50 % от суммы, которая подлежит выплате работнику. Такими случаями являются удержания по исполнительным документам.

Возьмите на заметку: указанные ограничения в отношении отчисления установлены в процентах к сумме заработной платы за вычетом всех обязательных удержаний (налогов, сборов). То есть сначала от начисленной суммы заработной платы конкретного работника вычитаем сумму налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военного сбора (далее — ВС), а потом умножаем на 20 % (50 %). Полученный результат и будет пределом, сверх которого проводить удержание из его зарплаты нельзя.

И еще одно правило: проводить удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание, запрещено.

Это основные требования к проведению отчислений из заработной платы работников.

Давайте разберем, что и к чему, на условном примере.

Для наглядности приведем порядок расчета суммы корректировок в виде таблицы:

Таким образом, общая сумма корректировки финансового результата составляет 585,60 грн. Кроме того, налоговые обязательства учреждения за текущий месяц подлежат уменьшению на сумму излишне удержанных НДФЛ и ВС в прошлом году в общем на 93,60 грн.

В бухгалтерском учете эти операции следует отражать так:

И в завершение еще один нюанс, касающийся переплат, не связанных со счетной ошибкой. В таком случае работник возвращает только излишне полученные средства. То есть с него будет удержана (он внесет в кассу) только излишне выплаченная ему зарплата за вычетом НДФЛ и ВС. Тогда как в бюджет нужно перечислить сумму излишне начисленной заработной платы (излишне выплаченную + НДФЛ и ВС из этой суммы) и начислений на нее (ЕСВ). Но откуда взять остальные средства (сумму излишне удержанных и уплаченных в бюджет НДФЛ, ВС и излишне начисленного ЕСВ)? Ответ очевиден: эту сумму придется «выкроить» из финансирования текущего года. В то же время за счет корректировки записей в бухучете мы уменьшим обязательства учреждения по расчетам с ГФСУ и Пенсионным фондом за соответствующий отчетный период на равновеликую сумму. И таким образом, «выйдем в ноль». Кстати, сумму ошибочно начисленной зарплаты (вместе с НДФЛ и ВС) следует вернуть в бюджет по КЭКР 2111 «Заработная плата», а сумму начисленного ЕСВ — по КЭКР 2120 «Начисления на оплату труда».

Итак, уважаемые коллеги, учитесь на чужих ошибках и не допускайте своих.