Государственная казначейская служба Украины рассмотрела письмо <…> городского совета <…> о регистрации в органах Казначейства бюджетных обязательств и бюджетных финансовых обязательств при возмещении средств работникам учреждения на основании отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и в рамках компетенции сообщает.
Порядок регистрации бюджетных обязательств регламентируется Бюджетным кодексом Украины (далее — Кодекс) и приказом Министерства финансов Украины от 02.03.2012 г. № 309 «Об утверждении Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины», зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 20.03.2012 г. под № 419/20732 (далее — Порядок № 309).
В соответствии с частью 1 статьи 48 Кодекса распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, учитывая необходимость выполнения бюджетных обязательств прошлых лет.
Распорядители бюджетных средств согласно пунктам 2.2 и 2.4 Порядка № 309 подают в соответствующий орган Казначейства Реестр бюджетных обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств и/или Реестр бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств, а также оригиналы документов или их копии, удостоверенные в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного обязательства и бюджетного финансового обязательства.
Пунктом 13.2 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 23.08.2012 г. № 938, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 12.09.2012 г. под № 1569/21881 (далее — Порядок № 938), предусмотрено, что наличные на осуществление других расходов, которые не могут быть проведены в безналичной форме, распорядителям бюджетных средств выдаются на основании заявки на выдачу наличных.
Следует отметить, что после получения распорядителем бюджетных средств, материальных ценностей или услуг, приобретенных/полученных за наличные, в органы Казначейства подаются документы, которые подтверждают осуществленные расходы (акты приобретения материальных ценностей или услуг, счета-фактуры и т. п.).
В случае неподачи распорядителем бюджетных средств в орган Казначейства в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который предоставляются наличные под отчет, документов, подтверждающих получение товаров, работ или услуг, органы Казначейства прекращают выдачу наличных на указанные цели.
Выдача наличных возобновляется после предоставления распорядителем бюджетных средств в орган Казначейства документов, подтверждающих получение товаров, работ или услуг (пункт 13.4 Порядка № 938).
Первый заместитель Председателя В. Дуда
Комментарий редакции
Работник в командировке потратил собственные средства: как зарегистрировать обязательства
Обычно работник перед командировкой получает под отчет определенную сумму средств, а после возвращения к месту работы — отчитывается об их использовании. Но бывает, что работнику не хватает полученных средств или же вообще перед направлением в командировку не был выдан аванс. Поэтому и возникает у работника потребность потратить собственные средства, а потом — получить возмещение понесенных расходов.
Надеемся, что в отношении первой ситуации все более-менее понятно, ведь порядок действий в случае, когда работник получает аванс перед командировкой, четко определен в таких нормативно-правовых актах, как:
— Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (далее — Порядок № 938);
— Порядок казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407 (далее — Порядок № 1407).
Что касается второй ситуации, то в указанных документах нет отдельной нормы, которая бы ее регулировала. Поэтому и возникает вопрос: какие именно документы необходимо подать учреждению для регистрации бюджетных финансовых обязательств в таком случае в орган Казначейства с учетом требований Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденного приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309 (далее — Порядок № 309).
Именно этот вопрос и разъясняет Казначейство в комментируемом письме.
Для оформления документов на получение заработной платы, стипендии, пособия, расходов на служебные командировки и других средств, выдаваемых на расходы, которые не могут быть проведены безналичной оплатой, распорядители бюджетных средств и получатели бюджетных средств подают в Казначейство Заявку на выдачу наличных в двух экземплярах. Форма такой заявки приведена в приложении 35 к Порядку № 1407.
Следовательно, при возмещении средств, потраченных в командировке или на хозяйственные нужды, учреждение также должно подать Заявку на выдачу наличных.
Также авторы письма напомнили о необходимости подачи документов, подтверждающих осуществленные расходы. Так, случаи, когда распорядители бюджетных средств должны подавать в Казначейство подтверждающие документы, определены в Порядке № 938 и Порядке № 1407 (ср. ). А именно: после получения учреждением материальных ценностей или услуг, приобретенных/полученных за наличные, в Казначейство подают документы, подтверждающие осуществленные расходы (акты приобретения материальных ценностей или услуг, счета-фактуры и т. п.). Поэтому если работник в командировке потратил собственные средства, для получения возмещения понесенных расходов в Казначейство необходимо подать подтверждающие документы.
Рассмотрим ситуацию: водитель был направлен в командировку на служебном автомобиле. Перед командировкой он своевременно получил аванс на командировку и на топливо. Однако ему пришлось дополнительно в командировке потратить собственные средства, заплатив за парковку. При этом расходы на парковку не были включены в расчет аванса на командировку, соответственно водитель средств на эту цель не получал. Как действовать в таком случае?
Прежде всего водителю необходимо подать объяснительную записку с обоснованием необходимости оплаты услуг за парковку во время командировки на имя руководителя учреждения. При этом обязательным условием является наличие документов, подтверждающих факт оплаты таких услуг.
Теперь о регистрации обязательств.
Согласно п. 2.4 Порядка № 309 распорядители подают в Казначейство Реестр финансовых обязательств на бумажных (в двух экземплярах) и электронных носителях, а также оригиналы документов или их копии, удостоверенные в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного обязательства и бюджетного финансового обязательства. Срок подачи таких документов — в течение 7 рабочих дней с даты принятия ими к выполнению бюджетного финансового обязательства, если иное не предусмотрено бюджетным обязательством.
Учитывая это, для регистрации бюджетных финансовых обязательств на возмещение работнику средств, потраченных в командировке на парковку авто, учреждение подает в Казначейство Заявку на выдачу наличных.
Также Казначейство напомнило о своевременности подачи документов, подтверждающих получение товаров, работ или услуг, на приобретение которых были выданы средства под отчет. Такие документы необходимо подать в Казначейство в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который предоставляется наличность под отчет. В случае, если учреждение не придерживается установленного срока, Казначейство прекращает выдачу наличности на указанные цели. Лишь после того, как распорядитель подаст в Казначейство подтверждающие документы, выдачу наличных возобновляют. Такие правила выдачи наличных распорядителям бюджетных средств предусмотрены п. 13.4 Порядка № 938 и п. 12.4 Порядка № 1407.
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик
