Темы статей
Выбрать темы

Трудовые книжки: спрашивали — отвечаем

Жиленко Екатерина, эксперт по оплате труда и трудовым отношениям
«Трудовые книжки скоро отменят!» Такой новостью нас пугают уже не первый год. Прошлой весной речь зашла о возможной замене трудовых книжек пластиковыми ID-картами. Но «воз и ныне там» и привычные трудовые «паспорта» все еще выполняют свою функцию — хранят данные о стаже работы. На практике у кадровиков по-прежнему возникает достаточно много вопросов об особенностях заполнения трудовых книжек. Сегодняшний материал мы решили посвятить ответам на них.

Основные правила

Прежде чем перейти к рассмотрению практических аспектов заполнения ТК, коротко напомним основные правила.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника (ст. 48 КЗоТ). И это действительно так, ведь по записям в ТК исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета. ТК подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. д.

Действующая на сегодня форма ТК утверждена постановлением № 301. Однако многие работники (старшего поколения) имеют ТК ранее установленного (до вступления в силу указанного постановления) образца (1938 или 1974 года).

Внимание! ТК старого образца действительны и обмену не подлежат.

При этом вкладыш к ТК используют уже нового формата, независимо от формы самой ТК. На это указывает п. 3.3 Инструкции № 58.

Язык. ТК заполняют одновременно на украинском и русском языках — в соответствующих разделах (п. 2.1 Инструкции № 58). То есть все записи в документе дублируются на двух языках. Так, если вы вписали на первой странице данные о работнике на украинском языке, то на аналогичной странице под номером 33 должны быть записаны такие же данные на русском. То же касается и других страниц и записей.

Чернила. Записи в ТК вносят исключительно ручкой: шариковой или с пером (хотя второй вариант маловероятен, но «из песни слов не выкинешь») чернилами синего, черного или фиолетового цвета (абз. 3 п. 2.4 Инструкции № 58). То есть электронное заполнение ТК с применением современных технологий печати пока не используется.

Даты. Порой вопросы возникают в мелочах, например, в каком формате указывать даты. Здесь поможет абз. 2 п. 2.4 Инструкции № 58: записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными). Например, если работник или служащий принят на работу 5 февраля 2018 года, то в графе 2 ТК записывается «05|02|2018».

Кроме сведений о работнике (Ф. И. О. и дате рождения) и работе (наименовании учреждения, дате и записи о приеме, переводе, увольнении, данных соответствующих приказов), в ТК также могут попасть другие данные. Какую информацию нужно вносить в ТК, а какой там не место — смотрите на рис. 1 и 2.

img 1

Рис. 1. Заполнение ТК: условия работы

img 2

Рис. 2. Заполнение ТК: поощрения и взыскания

Далее рассмотрим конкретные ситуации трудоустройства и заполнения ТК.

Печать

Нужно ли заверять каждую запись о принятии на работу и увольнении печатью учреждения?

В Инструкции № 58 описаны случаи, когда записи в ТК следует заверить печатью. Мы собрали их в таблицу:

Записи в ТК, заверяемые печатью

Норма Инструкции № 58

На первой (титульной) странице ТК в учреждении, где ее заводят

п. 2.12

Исправление фамилии, имени, отчества, даты рождения на первой (титульной) странице ТК

п. 2.13

Запись об увольнении

абз. 3 п. 2.4

Записи о награждении и поощрении

абз. 3 п. 2.4

Все записи о работе и наградах, внесенные в ТК за время работы в этом учреждении, — при увольнении

абз. 1 п. 4.1

Запись на первой странице дубликата ТК о его аннулировании в случае, если возобновился доступ к оригиналу ТК

абз. 3 п. 5.6

Запись об исправлении неверной или неточной записи в ТК, если учреждение, которое сделало такую запись, ликвидировано

п. 2.8

Работник-срочник

В учреждение для выполнения общественных работ принимается работник по срочному трудовому договору на 4 дня. Нужно ли заводить на него ТК?

Согласно абз. 2 п. 1.1 Инструкции № 58 и ст. 48 КЗоТ ТК ведутся на всех работников, работающих в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Исходя из этой нормы, приходим к выводу, что принимая работника на 5 (включительно) и менее дней, вносить данные о такой работе в ТК не нужно. То есть требовать от работника ТК не стоит.

Заметим, принимая работника по срочному трудовому договору на срок более 5 дней, запись в ТК вносится, но без указания срочного характера трудового договора. Об этом должно быть указано в приказе о приеме на работу (см. схему на рис. 1).

Стажер

В бухгалтерии учреждения проходит стажировку студент вуза. Нужно ли вносить запись об этом в его ТК?

Согласно ч. 1 ст. 29 Закона о занятости стажировку в свободное от учебы время проходят студенты вузов и учащиеся профессионально-технических учебных заведений (ПТУЗ), которые одновременно:

— получили профессию (квалификацию) по образовательно-квалификационному уровню «квалифицированный рабочий», «младший специалист», «бакалавр», «специалист»;

— продолжают учиться на следующем образовательно-квалификационном уровне.

Отношения со стажером оформляются на основании договора о стажировке. Как только он подписан, руководитель учреждения издает приказ о прохождении стажировки (п. 2.17 Инструкции № 58), а кадровик вносит соответствующую запись в ТК студента/учащегося (абз. 5 ч. 1 ст. 29 Закона о занятости).

В ТК следует указать должность, период и место прохождения (структурное подразделение) стажировки, специальность (квалификацию) или профессию (квалификационный уровень) стажера. Если это первое место работы/стажировки для студента и у него еще нет ТК, то ее нужно завести. Сделать это следует не позднее недельного срока со дня принятия на стажировку (п. 2.2 Инструкции № 58).

Как внести запись в ТК о прохождении студентом/учащимся стажировки, см. на рис 3.

img 3

Рис. 3. Порядок заполнения ТК при стажировке

Совместитель

В нашем учреждении трудится работник-совместитель. Он хочет, чтобы запись о его работе по совместительству внесли в ТК. Кто должен это сделать?

В силу прямой нормы из абз. 4 п. 1.1 Инструкции № 58 записи о работе совместителей вносятся в ТК только по основному месту работы. Исключение составляют случаи, когда совместитель желает внести сведения о работе по совместительству в ТК.

Если это ваш внутренний совместитель, ТК ведете вы, поскольку одновременно являетесь и основным работодателем. Запись о работе по совместительству нужно сделать на основании внутренних документов, например, приказов о принятии на должность и увольнении с нее.

ТК внешнего совместителя вы вести не обязаны (она находится у работодателя по основному месту работы). Но если такой работник захочет, чтобы запись о работе по совместительству была в его ТК, нужно выдать ему справку о работе по совместительству (в произвольной форме). Записи на основании такой справки вносит работодатель по основному месту работы.

Внимание! Запись о работе по совместительству можно сделать одной строкой за весь период работы — датой увольнения: «Работала по совместительству в Центральной районной больнице № 15 на должности медицинской сестры с 25.05.2017 по 16.04.2018»

Для этого справку внешнему совместителю основной работодатель выдает в день увольнения.

Как правильно заполнить ТК для внешнего и внутреннего совместителя, показано на рис. 4 и 5.

img 4

Рис. 4. Порядок заполнения ТК при внешнем совместительстве

img 5

Рис. 5. Порядок заполнения ТК при внутреннем совместительстве

Награда и поощрение

Учитель начальных классов награжден Почетной грамотой школы «За многолетний добросовестный труд и высокие достижения в воспитании подрастающего поколения», а также нагрудным знаком «Василь Сухомлинський». Нужно ли вносить указанные данные в ТК?

Да, нужно. Только данные о грамоте и нагрудном знаке следует внести в разные разделы ТК. Объясним почему.

Среди ведомственных знаков МОН — нагрудный знак «Василь Сухомлинський» (п. 2 Положения № 1047). Им отмечаются педагогические и научно-педагогические работники, государственные служащие, другие работники сферы образования, которые внесли весомый вклад в развитие сферы образования и науки, имеющие стаж работы в указанной сфере образования не менее 10 лет и уже награжденные нагрудным знаком «Відмінник освіти», достигли выдающихся успехов в воспитательной, учебной, учебно-воспитательной, учебно-производственной работе, учебно-методическом обеспечении общего среднего и профессионально-технического образования, разработке программ развития общего среднего и профессионально-технического образования, организации учебно-методической и научно-методической работы, подготовке, переподготовке и повышении квалификации педагогических кадров, развитии педагогического образования, создании высококачественных учебников и учебных пособий, внедрении современных методов теории и практики обучения и воспитания, определении перспектив и направлений развития общего среднего и профессионально-технического образования (п. 14 Положения № 1047).

При этом п. 2.24 Инструкции № 58 гласит:

— в разделе «Відомості про нагородження» ТК вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины;

— в разделе «Відомості про заохочення» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе. К тому же согласно форме ТК в этом разделе указывают данные о поощрениях, связанных с работой в учреждении или организации.

Из этого следует, что запись о награждении нагрудным знаком «Василь Сухомлинський» следует внести в раздел «Відомості про нагородження», а запись о врученной грамоте от школы — в раздел «Відомості про заохочення».

Внимание! Записи о награждениях и поощрениях заверяются печатью учреждения.

Порядок внесения записей о поощрении и награждении работника приведен на рис. 6 и 7.

img 6

Рис. 6. Порядок заполнения ТК при поощрении

img 7

Рис. 7. Порядок заполнения ТК при награждении

Новая квалификационная категория

Врачу-неврологу детской поликлиники присвоена І квалификационная категория. Нужно ли вносить такую запись в ТК?

Согласно п. 34 разд. «Профессионалы» Справочника квалификационных характеристик врач-невролог детский I квалификационной категории должен иметь полное высшее образование (специалист, магистр) по направлению подготовки «Медицина», специальности «Педиатрия»; специализацию по специальности «Детская неврология» (интернатура, курсы специализации); повышение квалификации (курсы усовершенствования, стажировки, предаттестационные циклы и т. п.); сертификат врача-специалиста и удостоверение о присвоении (подтверждении) I квалификационной категории по этой специальности, а также стаж работы по специальности более 7 лет.

Квалификационную категорию медработнику присваивают на основании приказа руководителя медучреждения, изданного по результатам аттестации.

В Инструкции № 58 прямо не сказано, что записи о присвоении квалификационной категории нужно вносить в ТК. Однако в п. 2.14 этого документа указано, что в ТК вносится информация о присвоении работнику нового разряда. Поэтому можно внести запись и о присвоенной квалификационной категории. Лишней она не будет.

Какую запись нужно сделать в ТК, смотрите на рис. 8.

img 8

Рис. 8. Порядок внесения в ТК записи о присвоении квалификационной категории

Ошибки, неточности, исправления

Пожалуй, самое распространенное исправление в ТК, с которым приходится сталкиваться инспектору по кадрам, — смена фамилии при заключении брака. Как внести такое уточнение в «трудовой документ» новоиспеченной жены (а может быть, и мужа) — расскажем далее.

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Как внести такие изменения в ТК?

В случае смены работником фамилии, имени, отчества п. 2.13 Инструкции № 58 обязывает работодателя по последнему месту работы этого работника внести соответствующие корректировки в его ТК.

На первой странице (титульном листе) ТК прежние данные работника зачеркивают одной чертой и вписывают новые данные.

Внимание! Прежние (зачеркнутые) данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя.

На внутренней стороне обложки проставляют ссылку на документ, который служит основанием для внесения изменений (новый паспорт или свидетельство о браке), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эту информацию заверяет своей подписью руководитель учреждения или специально уполномоченное им лицо (специалист кадровой службы). Тут же проставляют печать учреждения или отдела кадров.

В таком же порядке действуют, если оказалось, что в ТК фамилия, имя, отчество или дата рождения работника записаны неправильно.

А вот если ошибка допущена в разделе ТК со сведениями о работе, что тоже нередко бывает, их нужно исправлять совсем другим способом.

Важно! В разделах «Відомості про роботу», «Відомості про заохочення» и «Відомості про нагородження», в отличие от титульного листа, зачеркивания неточных и неправильных записей не допускаются.

В графе 3 раздела «Відомості про роботу» ТК запись не соответствует содержанию приказа о приеме на работу: допущена ошибка в названии профессии. Как это исправить?

Если нужно поменять неправильную запись о работе, то ее «аннулируют» с помощью следующей формулировки «Запис за № [таким-то] недійсний. Прийнятий на [таку-то] посаду» (п. 10 Инструкции № 58). При этом данные приказа остаются прежними.

На рис. 9 приведен пример исправления такой ошибки.

img 9

Рис. 9. Исправление ошибки в ТК

Как исправлять ошибки, допущенные в других графах ТК, Инструкция № 58 не описывает. Однако, руководствуясь принципом аналогии, мы считаем, что запись о недействительности в указанном выше формате можно вносить в любой ситуации.

Например, если ошибка допущена в дате приема на работу, по нашему мнению, следует поступать так. Укажите в графе 1 очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — дату внесения исправлений (не путайте с правильной датой принятия на работу); в графе 3 — «Запис за № 10 недійсний. Прийнято на посаду психолога 18.05.2017»; в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого изначально в ТК была сделана запись (повторите реквизиты приказа из неверной записи).

Вкладыш в ТК

В учреждение принят новый работник. Поскольку все страницы раздела «Відомості про роботу» его ТК заполнены, инспектор по кадрам внес запись о приеме на работу в раздел «Відомості про нагородження». Не является ли это ошибкой?

В разделе «Відомості про нагородження» ТК фиксируют информацию только о награждениях государственными наградами и знаками, отличиями Украины. Это предусматривает п. 2.2 Инструкции № 58. Другие сведения, в том числе о работе, в этот раздел не вносят.

Если в «рабочем» разделе ТК все страницы заполнены, ее дополняют вкладышем, а точнее, вшивают его в книжку. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) ТК сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш» и здесь же указывают его серию и номер (пп. 3.1, 3.2 Инструкции № 58).

Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей ТК. Например, если в разделе «Відомості про роботу» ТК последний порядковый номер 33, то в аналогичном разделе вкладыша первая запись должна быть под номером 34.

А теперь вернемся к записи о работе в разделе «Відомості про нагородження». Это является неточностью. Ее нужно исправить.

Во-первых, в раздел «Відомості про нагородження» ТК нужно внести «исправительную» запись:

— в графе 1 проставить очередной номер, следующий по порядку за номером последней (в данном случае — неправильной) записи;

— в графе 2 указать дату создания «исправительной» записи;

— в графу 3 вписать: «Запис за № [таким-то] недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки».

Правда, такой порядок прописан п. 2.10 Инструкции № 58 для исправления неточной, неправильной записи, внесенной в нужный раздел ТК (неточная запись о работе в разделе «Відомості про роботу»). Но, полагаем, что для описанной ситуации его тоже можно использовать, поскольку другого не предусмотрено.

На этом, пожалуй, закончим разбор ситуаций с ТК. Если вы не нашли ответ на свой вопрос, присылайте его к нам в редакцию, и мы с удовольствием оперативно ответим на него.

Нормативные документы и сокращения

КЗоТКодекс законов о труде от 10.12.71 г. № 322-VIII.

Закон о занятостиЗакон Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI.

Инструкция № 58Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58.

Положение № 1047Положение о ведомственных наградах Министерства образования и науки Украины, утвержденное приказом МОН от 30.07.2013 г. № 1047.

Постановление № 301постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301.

Справочник квалификационных характеристик — Справочник квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 78, утвержденный приказом МОЗ от 29.03.2002 г. № 117.

ТК — трудовая книжка.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше