Сразу ответим: да, такие расходы можно осуществлять. Но только при соблюдении норм законодательства. Крайне важно оформить правоотношения должным образом, а соответствующие расходы — запланировать в смете. Тогда все будет в порядке. А вот кто именно владелец соответствующего объекта, особого значения не имеет.
Сначала напомним: временное пользование имуществом, принадлежащим другому лицу, осуществляется согласно договору найма (аренды) такого имущества. Имущественные правоотношения, связанные с заключением, выполнением и прекращением таких договоров, регламентированы нормами гл. 58 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435- IV (далее — ГКУ). При этом пользование может быть:
• платным — на основании договора аренды. Общие требования к найму (аренде) непосредственно транспортных средств установлены § 5 гл. 58 ГКУ;
• бесплатным — по договору займа. Правовые принципы займа определены гл. 60 ГКУ. В то же время согласно ч. 3 ст. 827 ГКУ к договору займа применяются положения гл. 58 ГКУ.
Порядок осуществления расходов, связанных с использованием транспортного средства, прописан в ст. 801 ГКУ. В частности, наниматель обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии. Все расходы на его использование (в том числе на уплату налогов и других платежей) несет наниматель. Такие же требования предусмотрены и ч. 1 ст. 833 ГКУ к обязанностям пользователя по договору займа.
Из вопроса понятно, что сторонами правоотношений касательно пользования автомобилем являются бюджетные учреждения. Поэтому стоит вспомнить нормы Закона Украины «Об аренде государственного и коммунального имущества» от 10.04.92 г. № 2269-XII (далее — Закон № 2269).
Так, к основным обязанностям арендатора относятся использование и хранение арендованного имущества в соответствии с условиями договора, а также предотвращение его повреждения, порчи и т. п. При этом отдельно определен порядок ремонта объекта аренды (ст. 181 Закона № 2269). Его текущий ремонт ложится на плечи арендатора. Зато капремонт должен провести за свой счет арендодатель (балансодержатель). Но есть одно предостережение: если иное не установлено договором. Причем касается оно и текущего, и капитального ремонта арендованного имущества. И еще об обязанностях. Арендодатель обязан передать объект аренды в комплекте и в состоянии, соответствующих существенным условиям договора аренды и назначению имущества. Также он должен уведомить арендатора об особенных свойствах и недостатках имущества (ч. 4 ст. 13 Закона № 2269). Будьте внимательны при оформлении договора и документов по приему-передаче. Ведь после подписания документов будет сложно доказать, что арендодатель скрыл неполадки или недостатки объекта аренды. Советуем зафиксировать в договоре аренды такие важные моменты, как:
• состояние, в котором находится имущество на момент его приема-передачи;
• определение текущего и капитального ремонта (может основываться на соответствующем нормативно-правовом акте);
• виды ремонта, который будет осуществлять каждая из сторон, его объемы (работы, подлежащие выполнению; детали, части, элементы имущества, подлежащие замене (восстановлению)) в пределах того или иного вида ремонта;
• порядок осуществления расходов на ремонт (за чей счет осуществляется соответствующий вид ремонта) и/или компенсации стоимости ремонта сторонами договора;
• период пользования или с наступлением какого момента имущество подлежит ремонту;
• срок, в течение которого имущество надо отремонтировать, и последствия нарушения этой обязанности.
Законодательство не содержит никаких запретов, касающихся ремонта арендованного автомобиля. Порядок осуществления ремонта зависит от условий договора аренды. Арендодатель может принять решение компенсировать сумму расходов на ремонт автомобиля или не компенсировать. Одним словом: как договоритесь — так и будет.
Теперь давайте посмотрим на этот вопрос с точки зрения бюджетного законодательства. И прежде всего вспомним главное правило взятия бюджетных обязательств.
Важно! Распорядители бюджетных средств имеют право брать бюджетные обязательства и осуществлять платежи исключительно в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами.
Это правило содержит ч. 1 ст. 48 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI (далее — БКУ). В свою очередь, обязательства, взятые без соответствующих бюджетных ассигнований или с превышением полномочий, не считаются бюджетными и не подлежат оплате за счет бюджетных средств. Взятие таких обязательств — это прямое нарушение бюджетного законодательства. Об этом четко сказано в п. 20 ч. 1 ст. 116 БКУ.
Итак, в смете учреждения надо планировать не только расходы на аренду автомобиля (если пользование платное), а и на его содержание. В таком случае расходы на ремонт арендованного (полученного по договору займа) «железного коня» будут полностью правомерными.
При планировании и проведении расходов надо руководствоваться Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (ср. ). Так, приобретение запчастей к транспортным средствам осуществляется по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 16 п.п. 2.2.1). По этому же коду планируем расходы на закупку горюче-смазочных материалов и эксплуатационных жидкостей для автомобиля (п. 15 п.п. 2.2.1). Оплату услуг по текущему ремонту и техобслуживанию транспорта (в том числе арендованного) надо планировать по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п. 8 п.п. 2.2.4). А вот расходы на капремонт авто — по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов» (п. 2 п.п. 3.1.3.2).
Иногда возникает необходимость осуществить расходы, которые не были запланированы в смете. В таком случае можно внести изменения в смету учреждения. Случаи, при которых вносятся изменения в сметы (планы ассигнований), а также порядок их внесения определены п. 47 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228. Как правильно внести изменения в главный плановый финансовый документ бюджетного учреждения, читайте в статье «Вносим изменения в смету» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 43).
А о порядке отражения операции по ремонту авто на счетах бухучета вы можете узнать из нашей консультации «Ремонт авто бывает разный, а порядок учета — единый» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 4).
