* См. «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 19.
Пошаговый алгоритм расчета отпускных уже вам знаком: определяем количество календарных дней в расчетном периоде → рассчитываем среднедневную зарплату → рассчитываем сумму отпускных (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 19, с. 14).
Перечень выплат, которые учитываются и не учитываются при исчислении отпускных, приведен в Порядке № 100. Первые перечислены в п. 3 этого документа, а вторые — в п. 4.
При этом некоторые выплаты имеют свои особенности учета при расчете отпускных. Поэтому давайте рассмотрим их более детально.
Больничные и декретные выплаты
Пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам — две выплаты, которые учитываются при исчислении средней заработной платы для оплаты времени отпусков.
В соответствии с абз. 4 п. 3 Порядка № 100 в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных включается пособие в связи с временной нетрудоспособностью. Это подтверждает Минсоцполитики в письме от 06.09.2017 г. № 2339/0/101-17.
Следует понимать, что учитывается вся сумма оплаты периода временной нетрудоспособности (за счет работодателя, Фонда социального страхования, в том числе и пособие для ухода за больным ребенком в возрасте до 14 лет).
Соответственно и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период. Аналогичные разъяснения были предоставлены в совместном письме Минтруда и Минфина от 04.04.2006 г. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826.
Пример 1. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск с 11 июня 2019 года продолжительностью 24 календарных дня. Расчетный период для определения суммы отпускных: июнь 2018 года — май 2019 года. Сумма заработной платы за расчетный период составляет 51076 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 11 февраля 2019 года по 15 февраля 2019 года (5 календарных дней) — 489 грн.
1. Количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
где 365 — количество календарных дней в расчетном периоде;
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.
2. Среднедневная заработная плата:
(51076 + 489) : 355 = 145,25 (грн.).
3. Сумма отпускных:
145,25 х 24 = 3486,00 (грн.).
Достаточно часто будущие мамочки пользуются своим законным правом (п. 3 ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках) и используют ежегодный отпуск до или после отпуска в связи с беременностью и родами. В случаях, когда ежегодный отпуск предоставляется после «декретного», возникает вопрос: следует ли учитывать пособие по беременности и родам при расчете отпускных?
Ответ: да. В выплаты, которые учитываются во время исчисления средней заработной платы для оплаты времени отпусков, включается пособие по беременности и родам. Хотя о нем и нет упоминания в Порядке № 100, однако оно подпадает под понятие «выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок» (абз. 4 п. 3 этого Порядка). Поэтому такая выплата участвует в расчете отпускных. Свои разъяснения по поводу включения суммы пособия по беременности и родам в средний заработок для расчета отпускных предоставили и специалисты Минсоцполитики в письмах от 25.12.2015 г. № 1675/13/84-15 и от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11.
Пример 2. Работнице бюджетного учреждения по ее просьбе предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 18 календарных дней сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами, который приходился на период с 04.02.2019 г. по 09.06.2019 г. включительно. В ежегодный отпуск работница идет с 10.06.2019 г. Расчетный период для определения суммы отпускных: июнь 2018 года — май 2019 года. Заработная плата за расчетный период составляет 35154 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 18474,45 грн., в том числе за июнь 2019 года (с 1 по 9 число) — 1319,58 грн.
1. Количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.
2. Обратите внимание: в расчете среднедневной зарплаты будет участвовать только часть пособия по беременности и родам, приходящаяся на месяцы расчетного периода, в размере 17154,87 грн. (18474,45 грн. - 1319,58 грн.).
Среднедневная зарплата:
(35154 + 17154,87) : 355 = 147,35 (грн.).
3. Сумма отпускных:
147,35 x 18 = 2652,30 (грн.).
Выплаты по среднему заработку
Кроме больничных и декретных, есть еще выплаты, которые рассчитываются исходя из среднего заработка. Это могут быть отпускные за время пребывания в предыдущем отпуске, средний заработок за периоды военной службы, командировки, повышения квалификации, медосмотра и т. п. Если такие выплаты присутствуют в расчетном периоде, то они участвуют в расчете отпускных (абз. 4 п. 3 Порядка № 100).
В частности, о включении среднего «военного» заработка идет речь в письме Минсоцполитики от 22.06.2015 г. № 802/13/84-15, о включении «чернобыльских» отпускных — в письме Минтруда от 03.10.2008 г. № 641/13/84-08.
Пример 3. Работнику бюджетного учреждения предоставляется ежегодный отпуск с 12.06.2019 г. продолжительностью 10 календарных дней. В расчетном периоде (июнь 2018 года — май 2019 года) ему были начислены такие выплаты:
• заработная плата — 49172,00 грн.;
• отпускные за период с 16 по 29 июля 2018 года — 1755,93 грн.;
• средний заработок за период пребывания на курсах повышения квалификации с 23.01.2019 г. по 27.01.2019 г. — 687,96 грн.
1. Количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.
2. Среднедневная заработная плата:
(49172 + 1755,93 + 687,96) : 355 = 145,40 (грн.).
3. Сумма отпускных:
145,40 x 10 = 1454,00 (грн.).
Матпомощь и одноразовые выплаты
В соответствии с п.п. «б» п. 4 Порядка № 100 одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, которые выходят на пенсию, выходное пособие и т. п.) при исчислении средней заработной платы во всех случаях ее сохранения согласно действующему законодательству не учитываются.
Кроме того, Минтруда в письме от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05 также отмечало, что материальная помощь, которая выплачивается на основании коллективного договора, не учитывается при исчислении средней заработной платы для оплаты времени отпусков. Таким образом, материальная помощь, как относящаяся, так и не относящаяся к фонду оплаты труда, в расчет средней заработной платы для исчисления отпускных не включается.
Также в расчет не включается сумма ежегодного денежного вознаграждения за добросовестный труд, образцовое выполнение служебных обязанностей педагогическим работникам. Ведь такое вознаграждение выплачивается раз в году, поэтому является разовой выплатой.
Пример 4. Работнику бюджетного учреждения предоставляется ежегодный отпуск с 10.06.2019 г. продолжительностью 14 календарных дней. В расчетном периоде (июнь 2018 года — май 2019 года) ему была начислена заработная плата в размере 48128 грн., в том числе:
• отпускные за период с 1 по 14 августа 2018 года — 1766,94 грн.;
• материальная помощь на оздоровление к отпуску — 3735,00 грн.
1. Количество календарных дней в расчетном периоде.
365 - 10 = 355 (к. дн.),
где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.
2. Среднедневная зарплата:
(48128 - 3735) : 355 = 125,05 (грн.).
3. Сумма отпускных:
125,05 х 14 = 1750,70 (грн.).
Премии и одноразовое вознаграждение
В соответствии с п. 3 Порядка № 100 и п.п. 2.2.2 Инструкции № 5 при расчете средней зарплаты для отпускных учитываются:
• производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии;
• премии и вознаграждения, в том числе за выслугу лет, которые имеют систематический характер, независимо от источников финансирования.
При этом премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100).
Это касается таких выплат за месяц, квартал или больший промежуток времени.
ВНИМАНИЕ!
Не считается разовой ежемесячная премия, выплаченная один раз в год в связи с отсутствием финансовых возможностей учреждения.
Следовательно, такая премия также включается в расчет отпускных (см. письмо Минсоцполитики от 04.10.2016 г. № 1374/13/8416 // «Бюджетная бухгалтерия», 2016, № 41, с. 3).
Также следует заметить: по мнению Минсоцполитики, если премия была начислена в месяце, в котором работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, то сумма такой премии и дни, в течение которых работник находился в отпуске за свой счет, не будут учитываться при исчислении средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска (см. письмо Минсоцполитики от 23.04.2018 г. № 659/0/101-18 // «Оплата труда», 2018, № 11, с. 4).
Кроме премий, работники бюджетных учреждений также могут получать одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет. Относительно его учета для определения суммы отпускных есть важные моменты:
• во-первых, в расчет отпускных попадет только вознаграждение, начисленное в текущем году за предыдущий год (например, в январе 2019 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2018 году). Если вознаграждение начисляют в текущем году за текущий год (допустим, в декабре 2018 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2018 году), то его не учитывают при исчислении среднедневной зарплаты;
• во-вторых, такую выплату следует «разбросать» по месяцам расчетного периода, добавляя к заработку за каждый месяц по 1/12 вознаграждения;
• в-третьих, одноразовое вознаграждение распределяют не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который осуществляется расчет средней заработной платы;
• в-четвертых, если расчет отпускных работнику проводят не за 12 календарных месяцев, а за меньший период, то учитывают не всю сумму одноразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.
Пример 5. Работник идет в отпуск с 13 июня 2019 года на 20 календарных дней. В расчетном периоде (июнь 2018 — май 2019 года) работнику были начислены:
• заработная плата (исходя из оклада) — 53216 грн.;
• квартальные премии на общую сумму 5000 грн.: по 1200 грн. за ІІ квартал 2018 года — в июне 2018 года, за ІІІ квартал 2018 года — в сентябре 2018 года, за ІV квартал 2018 года — в декабре 2018 года, а также за І квартал 2019 года — в марте 2019 года в сумме 1400 грн.;
• одноразовое вознаграждение по итогам работы за 2018 год (начислено в январе 2019 года) — 5100 грн.
Квартальные премии включаем в заработную плату тех месяцев, в которых они начислены. Вознаграждение по итогам работы за 2018 год начислено в январе 2019 года, поэтому оно будет участвовать в расчете отпускных. К заработку каждого месяца расчетного периода добавляем 1/12 от суммы вознаграждения
(5100 грн. : 12 мес. = 425 грн.).
В расчетном периоде 12 месяцев. Поэтому в расчете отпускных участвует вся сумма одноразового вознаграждения.
1. Сумма выплат за расчетный период, которая будет участвовать в расчете средней зарплаты:
53216 + 5000 + 5100 = 63316 (грн.).
2. Количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
где 365 — количество календарных дней в расчетном периоде;
10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.
3. Среднедневная заработная плата:
63316 : 355 = 178,35 (грн.).
4. Сумма отпускных:
178,35 х 20 = 3567 (грн.).
Доплата до МЗП
В ст. 31 Закона об оплате труда речь идет о том, что размер заработной платы за полностью выполненную месячную (часовую) норму труда не может быть ниже размера минимальной зарплаты. В противном случае необходимо рассчитать и начислить работнику трудовую доплату до уровня МЗП.
Отметим, что в 2019 году минимальная зарплата в месячном размере равняется 4173 грн., а в почасовом — 25,13 грн.
Суммы среднего заработка, которые сохраняются за работником за время его отпуска, не включают в заработную плату для обеспечения ее минимального уровня. Такой вывод следует из положений ст. 31 Закона об оплате труда. Согласны с ним и специалисты Минсоцполитики (см. письма от 13.02.2017 г. № 322/0/101-17/282 и от 21.03.2017 г. № 791/0/101-17/282). Ведь отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции № 5). Следовательно, если на текущий месяц приходится отпуск, то заработную плату, начисленную работнику за фактически выполненную норму труда, следует сравнить с минзарплатой, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда. Отпускные в этом случае не учитываем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
МЗП — минимальная заработная плата.