В народе говорят: невозможно усидеть на двух стульях одновременно. К тому же элементарная логика подсказывает, что не может одно и то же лицо и составлять документ, и утверждать его. Ведь утверждая акты на списание ТМЦ, руководитель дает добро на такую операцию. Своей подписью он удостоверяет, что списание происходит с его ведома и разрешения. Фактически именно через утверждение любого документа реализуется контролирующая функция руководства учреждения.
А о каком контроле можно говорить, если одной рукой мы оформляем акт, а второй — тут же его утверждаем? Но давайте будем беспристрастными и посмотрим на эту ситуацию с позиции ее правомерности. Для этого обратимся к нормам действующего законодательства.
На сегодня нормативными документами определен порядок создания комиссии для проведения инвентаризации и списания необоротных активов. Вспомним основные правила формирования этих комиссий.
Так, для установления факта непригодности имущества и оформления документов на его списание создается комиссия по списанию имущества. Председателем такой комиссии является заместитель руководителя учреждения. К числу ее членов относятся: главный бухгалтер или его заместитель, работники инженерных, технических, технологических, строительных, учетно-экономических и других служб учреждения. В то же время в состав комиссии по требованию субъекта управления имуществом могут привлекаться его представители и другие специалисты. Состав комиссии утверждает своим распорядительным актом руководитель учреждения. Такие требования к формированию комиссии по списанию имущества продиктованы п. 9 Порядка списания объектов государственной собственности, утвержденного постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.
Мало чем отличается и порядок создания инвентаризационной комиссии. В частности, для проведения инвентаризации руководитель учреждения своим распорядительным документом создает комиссию из представителей аппарата управления, бухгалтерской службы и опытных работников. А вот возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель учреждения (его заместитель) или руководитель структурного подразделения. Указание на это содержит п. 1 разд. ІІ Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.
Кстати, к очень интересному заключению пришел Минфин в своем письме «О постоянно действующей инвентаризационной комиссии» от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918. По мнению специалистов Минфина, руководитель вполне может утвердить состав такой комиссии из одного лица. Конечно, в письме идет речь прежде всего о случаях, когда руководитель самостоятельно ведет бухучет и составляет финотчетность. Но, как известно, бюджетными учреждениями такая форма бухучета не применяется. При этом особое внимание следует обратить на аргументы, которые стали подоплекой для такого заключения Минфина. А конкретно, основанием для этого является отсутствие в действующем законодательстве требований относительно состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Если посмотреть на вопрос о формировании комиссии по списанию ТМЦ под таким углом, то можно прийти к похожему заключению. Ведь требования к составу комиссии по списанию запасов также не закреплены на законодательном уровне. Более того, списание запасов именно по решению комиссии учреждения предусмотрено только одним нормативным документом. И этим документом является Инструкция о составлении типовых форм учета и списании запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. Соответственно, непосредственно форма Акта списания (типовая форма № З-2) также требует утверждения руководителем учреждения.
Вместе с этим никаких требований относительно состава комиссии по списанию запасов не содержат ни Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202, ни Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 1219. К тому же в этих документах нет ни малейшего упоминания о такой комиссии.
Соответственно, прямой запрет относительно утверждения руководителем учреждения (его заместителем, и. о.) актов по списанию запасов, составленных комиссией при его участии, тоже отсутствует. Но не исключено, что в таком случае обоснованность списания материальных ценностей будет поставлена под сомнение контролирующими органами.
Так что же мы имеем в конечном результате? Да, формально заместитель руководителя может подписывать акты списания запасов как председатель комиссии по списанию и одновременно утверждать такие акты как и. о. руководителя. Никаких предостережений или ограничений по этому поводу действующим законодательством не предусмотрено. Но, чтобы не навлечь на себя гнев проверяющих, лучше все-таки избегать подобных «накладок».
Если же возникает неотложная необходимость в оформлении списания материальных ценностей, советуем временно изменить состав комиссии по списанию ТМЦ. В частности, заместитель руководителя своим распорядительным документом должен назначить (на период выполнения им обязанностей руководителя учреждения) председателем комиссии по списанию другого работника.
