«С корабля на бал»: из командировки в отпуск и наоборот

Из отпуска — в командировку

Смотрим на ситуацию, описанную выше. Работник из Харькова поехал в отпуск в Киев. Допустим, что он длился с 29 марта по 11 апреля 2021 года. А потом 12 апреля сразу направился в командировку во Львов. При этом в Харьков не возвращался.

Что, как и к чему? Обо всем по порядку.

Приказ о командировке. Если о командировке было известно заранее (еще до отпуска работника), тогда все просто. Перед отпуском составляем приказ о предстоящей командировке и ознакомляем с ним работника.

Не рановато ли? Вовсе нет. Конкретные сроки, в которые нужно издать приказ о командировке, законодательно не установлены.

А если понадобилось командировать работника, уже когда он был в отпуске? Как вариант, можно использовать почту. Например, по электронной почте направьте ему приказ о командировке, а он вам в ответ — письмо о том, что с приказом ознакомлен. После возвращения работника из командировки подпишите у него оригинал приказа.

Также можно воспользоваться обычной почтой: отправьте работнику приказ, а он вам обратно — этот же приказ со своей подписью. Современная государственная почта и частные службы доставки достаточно быстро передают документы.

Аванс. Здесь проблем возникнуть не должно. Перечисляете аванс на карту работнику — и дело сделано. Главное — сделать это не ранее даты подписания руководителем приказа о направлении в командировку (см. письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780, письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 и письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13).

К тому же большинству работников бюджетных учреждений разрешено выдавать аванс на командировку только в безналичной форме. То есть перечислять на счет работника или учреждения, средства с которого можно использовать с помощью платежной карты. Это предусмотрено п. 4 разд. I Инструкции № 59¹ и п. 5 постановления № 98².

¹ Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

² Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

Выдавать аванс наличными разрешено только работникам, которых направляют в командировку госорганы и воинские формирования. Также это касается командированных из учреждений и организаций, на которые возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Расходы на проезд. Здесь главный вопрос: можно ли компенсировать стоимость билета из города, в котором работник был в отпуске, к месту командировки?

Смотрим, что об этом говорит Инструкция № 59.

Командировочные расходы (в том числе транспортные) компенсируют при наличии подтверждающих их оригиналов документов(п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59).

Также п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 говорит: расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). При этом следует учитывать все расходы, связанные с приобретением проездных билетов и пользованием постельными вещами в поездах, и страховые платежи на транспорте.

Вроде бы все в порядке. Минфин разрешает компенсировать расходы на проезд к месту командировки и обратно. То есть требований о возмещении исключительно расходов на проезд от места работы к месту командировки законодательством не предусмотрено.

Огорчает лишь п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано: днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы командированного работника. Это фактически «блокирует» возможность компенсировать стоимость билета из другого места выезда.

Но все же есть ситуация, когда можно возместить такие расходы, не нарушая действующее законодательство. Если город, в котором отдыхал работник, находится на пути следования от места работы к месту командировки. Как в ситуации, смоделированной выше. Из Харькова (места работы командированного работника) во Львов (места командировки) поезд следует через Киев. То есть даже если бы работник выезжал из Харькова, он все равно ехал бы через Киев.

Воспользуемся этим. И представим, что все именно так и было. А значит, расходы на проезд из Киева до Львова можно компенсировать работнику как связанные с командировкой. Главное, чтобы работник выехал из Киева не ранее первого дня командировки. А то, как работник добирался до Киева, — это уже совсем другая история. К тому же не подтвержденная документально. Поэтому считаем, что работник доехал до Киева за свой счет (возможно, коллеги или знакомые «подбросили»). Важно лишь то, что имеем транспортный документ по направлению «Киев — Львов». Его и оплачиваем.

Налогообложение. А что с налогообложением? Являются ли такие компенсированные расходы доходом работника в виде дополнительного блага? Обратимся к НКУ.

Напомним: не является доходом налогоплательщика-физлица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем, сумма возмещенных ему в установленном порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов. Об этом свидетельствует п.п. 170.9.1 НКУ. В частности, здесь речь идет о расходах на проезд к месту командировки и обратно. Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ при наличии подтверждающих их стоимость документов.

О том, что вышеуказанные расходы не включают в месячный доход, также сказано в п.п. 165.1.11 НКУ. А значит, транспортные расходы тоже освобождены от обложения ВС (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НКУ).

Как видим, здесь также нет привязки к выбытию с места работы. Однако если под «обратно» понимать расходы на проезд с места командировки к месту работы, то «вперед» — это все же расходы от места работы (а не отдыха) к месту командировки. Поэтому опять же советуем компенсировать стоимость проезда лишь в случае, когда город отпуска находится на пути следования транспорта от места постоянной работы к месту командировки. Тогда эти возмещенные расходы не попадут под налогообложение.

Авансовый отчет³. Здесь трудностей возникнуть не должно. После возвращения из командировки работник должен отчитаться в стандартные сроки.

³ Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденная приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

С одной ситуацией разобрались. А теперь посмотрим, какие трудности могут возникнуть в противоположной ситуации. То есть когда работник сначала был в командировке, а из нее поехал в отпуск.

Из командировки — в отпуск

Возьмем те же три города: Харьков (город работы) — Львов (город командировки) — Киев (город отпуска). Итак, сначала — в командировку, потом — сразу же на отдых.

Приказ о командировке и аванс. Здесь все по «накатанной» схеме. Никаких проблем не должно возникнуть ни при оформлении приказа о командировке, ни при ознакомлении с ним, ни с выдачей аванса на командировку. Ведь все это делаем в обычном режиме с места постоянной работы.

Расходы на проезд. Считаем, что здесь можно также воспользоваться рассмотренным выше правилом, которое мы условно назвали «на пути следования».

То есть: город отдыха находится на пути следования из командировки к месту работы. Значит, расходы на проезд к месту отпуска можно компенсировать. Конечно, если есть должным образом оформленные документы.

Отсюда вывод: стоимость билета из Львова в Киев компенсировать можно. И переживать о налогообложении не стоит. Его не будет. Ну, а далее (из Киева в Харьков) работник опять же мог добраться своим ходом.

Причина простая — день выезда из «отпускного» города и прибытия к месту работы выходит за пределы периода командировки. Поэтому если они будут компенсированы, то превратятся для работника в налогооблагаемый доход. Соответственно такой доход подлежит обложению НДФЛ и ВС.

Возможен и другой вариант развития событий: город отдыха находится совсем в другом направлении, т. е. не на пути с места командировки к месту постоянной работы. Тогда о компенсации расходов из города командировки в город отпуска не может быть и речи.

Авансовый отчет. После завершения командировки работник обязан:

1) подать авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы;

2) вернуть сумму излишне израсходованных средств (при наличии).

Для этого установлены предельные сроки:

• до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, — если аванс перечислили на личную платежную карту или выдали наличными;

• до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки — если работник тратил наличные, снятые с корпоративной платежной карты;

• в течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней — при наличии уважительных причин) — если работник расплачивался корпоративной платежной картой (безналичные расчеты).

Как же работнику вовремя отчитаться? Можно опять-таки воспользоваться службами доставки. Выбрав функцию «экспресс». Главное — иметь чистый бланк авансового отчета. Его можно скачать из Интернета, распечатать и заполнить.

И не забудьте об остатке неиспользованного аванса. Если он есть, то вернуть его следует так же безналично, перечислив на расчетный счет учреждения (п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59). Сделать это нужно до или во время подачи в бухгалтерию авансового отчета (абз. 4 п.п. 170.9.2 НКУ).

Иначе из суммы излишне израсходованных средств, полученных работником на командировку и вовремя не возвращенных, придется удержать НДФЛ и ВС по ставкам 18 и 1,5 % соответственно (см. п.п. 164.2.11 НКУ).

Более того, в базу обложения НДФЛ такой доход попадет увеличенным на «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ).

А вот для ВС применение «натурального» коэффициента не предусмотрено (см. письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).