Темы статей
Выбрать темы

Приложение 4ДФ: теория + практика

Жиленко Екатерина, эксперт по оплате труда и трудовым отношениям
Приложение 4ДФ к Налоговому расчету1 — это усовершенствованная версия формы № 1ДФ. У них много общего. Но есть и существенные отличия. Поэтому сегодня сконцентрируемся на новинках и проблемных моментах заполнения приложения 4ДФ. И, конечно, рассмотрим практические ситуации.

1 Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (в редакции приказа Минфина от 15.12.2020 г. № 773).

Заглавная часть

Одна из первых новаций приложения 4ДФ — отсутствие порций. Раньше на порции форму № 1ДФ делили те работодатели, у которых численность работников превышала 1000. Теперь же в приложении 4ДФ порций нет. Поэтому отчитываемся о доходах, НДФЛ и ВС всех работников «одним махом».

Еще одно отличие — помесячная разбивка данных за квартал.

ВНИМАНИЕ!

Сведения о суммах дохода, НДФЛ и ВС отражаем с разбивкой по месяцам квартала

С технической точки зрения это значит, что нужно сформировать три приложения 4ДФ (за каждый месяц отчетного квартала) к одному «главному» Налоговому расчету.

Указать, за какой месяц вы отчитываетесь, следует в строке 02 «Звітний (податковий) період». Чтобы заполнить ее правильно, воспользуйтесь таблицей, приведенной ниже.

При заполнении поля «номер Розрахунку» нужно ориентироваться на номер Налогового расчета, указанный в заглавной части. Если подавать только один Налоговый расчет в квартал с типом «Звітний», то он будет с единицей. А вот когда появятся Налоговые расчеты с типами «Звітний новий» или «Уточнюючий», то нумерация пойдет по нарастающей: 2, 3 и т. д.

Еще одна интересная строка — 032. Здесь указывают код административно-территориальной единицы по местонахождению плательщика. Где взять этот код? В Кодификаторе № 2902. Этот документ содержит коды четырех уровней и дополнительного уровня (районы в городах). Выбираем нужный нам код, причем из последнего уровня для местонахождения плательщика. Например, если учреждение находится в Немышлянском районе Харькова, то код берем из дополнительного уровня — UA63120270010423479.

2 Кодификатор административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад, утвержденный приказом Минразвития громад и территорий Украины от 26.11.2020 г. № 290.

Имеете неуполномоченное обособленное подразделение? Тогда формируйте на него отдельный Налоговый расчет с приложением 4ДФ. В строках 032 этих документов указывайте код из Кодификатора № 290 по местонахождению подразделения. Но Налоговый расчет по такому неуполномоченному подразделению подавайте по своему основному месту учета.

Заполнение строки 02 «Звітний (податковий) період» приложения 4ДФ

Месяц

Квартал

Номер месяца в квартале

Номер Расчета

Номер приложения к Расчету

Январь

1

1

1

1

Февраль

1

2

1

2

Март

1

3

1

3

Апрель

2

1

1

1

Май

2

2

1

2

Июнь

2

3

1

3

Июль

3

1

1

1

Август

3

2

1

2

Сентябрь

3

3

1

3

Октябрь

4

1

1

1

Ноябрь

4

2

1

2

Декабрь

4

3

1

3

К строкам 04 и 05 с количеством работников, работавших по трудовым договорам и ГПД3, добавили подсказки. Здесь указываем только тех работников, по которым отражен доход с признаками «101» и «102» соответственно. Признаки дохода приводим в одноименной графе строки 06 раздела І приложения 4ДФ. Подробнее об этом — далее.

3 ГПД — гражданско-правовой договор.

При этом в «зарплатной» строке 04 не указываем уже уволенных работников, которым в отчетном периоде начислен доход с признаком «101», и внутренних совместителей. Последних учитываем как одного работника по основному месту работы.

Относительно «гражданско-правовой» строки 05 учтите: если договор на выполнение работ или предоставление услуг заключен со штатным работником, то он попадет и в строку 04, и в строку 05.

ВАЖНО!

Количество физлиц-предпринимателей, которым выплачен доход по ГПД, в строке 05 не отражайте

Это подтверждают и налоговики в консультации из категории 103.25 ЗІР ГНСУ. Напомним: выплаченный ФЛП доход указывают с признаком «157». А в строке 05 отражаем только физлиц, которым выплачен доход с ГПД-признаком «102».

Основная (табличная) часть

Переходим к самой интересной части — строке 06 раздела І приложения 4ДФ. Здесь указываем персонифицированные данные о суммах начисленного (выплаченного) физлицам дохода, НДФЛ и ВС.

Да-да, очередная новация — ВС также отражаем персонифицированно, а не общей суммой в другом разделе, как это было раньше. Но давайте по порядку. Разберем правила заполнения строки 06 по каждой из граф.

Графа 1. № п/п. Здесь указываем порядковый номер заполняемой строки.

Помните правило: сколько видов доходов на одно лицо, столько строк на него и заполняем. Однако есть исключение относительно работника, который уволен, а затем снова принят в пределах одного месяца. На него следует заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении его места работы встречается в отчетном месяце. Это минимум две строки — по одной при увольнении и при приеме. Если же имеем обратный случай — работник принят и в этом же месяце уволен, на него оформляем одну строку. Практическая ситуация рассмотрена в примере 1

И еще есть один случай, когда заполняем две строки на одного работника. Причем признак дохода одинаков. Это возможно, если работник имеет право на две НСЛ, поскольку содержит двоих и более детей до 18 лет, в том числе ребенка с инвалидностью.

Тогда НСЛ на ребенка с инвалидностью указывается с признаком 02, на других детей — с признаком 04. Пример заполнения приложения 4ДФ приведен ниже (пример 2).

Графа 2. РНУКНП4 или серия (при наличии) и номер паспорта. Из названия уже понятно, что нужно указывать: для большинства лиц — это РНУКНП. А если лицо отказалось от его получения и имеет соответствующую отметку в паспорте, то вносим паспортные данные:

4 РНУКНП — регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика.

• либо серию и номер из паспорта-книжечки (слева направо подряд без пропусков, не заполняя оставшиеся пустые клеточки);

• либо 9 цифр номера паспорта ID-карты.

Графы 3а и 3. Сумма дохода, начисленного/выплаченного. Здесь, как и раньше, указываем доход с учетом НДФЛ, ВС и НСЛ. Это подтвердили налоговики в консультации из категории 103.25 ЗІР ГНСУ.

Обратите внимание: принцип отражения зарплатных доходов остался неизменным. А что если зарплату выплачивают в установленный срок в месяце, следующем за месяцем начисления? Как быть? Тогда в графе 3 строки 06 эту сумму отражаем за месяц, за который она начислена. Например, зарплата начислена в январе и выплачена в феврале (в установленные сроки) — указываем ее в графах 3а и 3 приложения 4ДФ за январь. В таком случае значения граф 3а и 3 будут тождественными.

А вот если зарплату выплачивают несвоевременно, то информацию о ее начислении и выплате, а также удержании/перечислении в бюджет НДФЛ и ВС отражают по факту начисления/выплаты.

ВНИМАНИЕ!

Доход, выплаченный в неденежной форме, указываем в графах 3а и 3 с учетом натурального коэффициента

Это правило также касается средств, выданных под отчет или на командировку, но не возвращенных в установленные сроки.

Учтите: натуральный коэффициент применяется только для дохода, являющегося базой обложения НДФЛ. Зато в отношении ВС это правило не действует (см. письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 и консультацию из категории 126.05 ЗІР ГНСУ). Подробнее об этом — в примере 3.

Графы 4а и 4. Сумма НДФЛ, начисленного/перечисленного. Название говорит само за себя. Здесь все без изменений — отражаем НДФЛ, начисленный и перечисленный в бюджет в разрезе физлиц, признаков доходов, выплат за разные периоды работы при увольнении/приеме.

При этом если зарплата выплачена без задержки, то суммы в графах 4а и 4 будут равны.

Графы 5а и 5. Сумма ВС, начисленного/перечисленного. Это — новинка отчетности. Отныне начисленный и перечисленный в бюджет ВС, как и НДФЛ, отражаем персонифицированно: в разрезе физлиц, признаков доходов, выплат за разные периоды работы при увольнении/приеме. Так же, если зарплата выплачена своевременно, то суммы в графах 5а и 5 будут равны.

Если вы столкнулись с натуральным коэффициентом, то «закройте глаза» на доход, указанный в графах 3а и 3. Он рассчитан с применением натурального коэффициента и является базой только для определения НДФЛ. Поэтому определяйте сумму ВС из суммы «ненатурального» дохода. Как это отразить в приложении 4ДФ, см. в примере 3.

Графа 6. Признак дохода. Проставляем признак, соответствующий доходу, отраженному в графах 3а и 3. Выбрать подходящий признак нужно из справочника, приведенного в таблице 1 приложения 2 к Порядку № 45.

5 Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета…, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (в редакции приказа Минфина от 15.12.2020 г. № 773).

Как мы уже говорили ранее, количество признаков дохода влияет на количество строк по каждому работнику. Для каждого признака — своя строка (см. пример 4).

Графы 7 и 8. Дата приема на работу / увольнения с работы. Графу 7 заполняем только на тех работников, которые в соответствующем месяце отчетного квартала были приняты на работу по трудовым договорам (контрактам) и им был начислен доход. По строке с суммой зарплаты указываем число, месяц, год приема на работу. Формат записи указан непосредственно в приложении 4ДФ — дд.мм.гг. Например, «10.03.2021».

Работник не менял место работы в отчетном периоде? Тогда графу 7 на него не заполняем.

Интересный случай: работника приняли на работу в одном месяце, например в феврале, но зарплату за этот месяц ему начислили и выплатили в следующем месяце (в марте). Тогда дату приема на работу не отражаем в 4ДФ:

ни за февраль (строку без суммовых показателей, но с датой приема на работу не формируют);

ни за март (дата приема пришлась на предыдущий месяц).

Об этом налоговики указывали в консультации в категории 103.25 ЗІР ГНСУ.

Графу 8 заполняем только на тех работников, с которыми были расторгнуты трудовые договоры:

• в отчетном месяце квартала и им был начислен/выплачен доход. Если в месяце увольнения работнику не начисляли и не выплачивали доход, то в приложении 4ДФ сведения о нем не указываем. Графу 8 на него не заполняем (см. консультацию из категории 103.25 ЗІР ГНСУ);

• до начала отчетного месяца, но работник получал зарплату в отчетном месяце.

Интересной является ситуация, когда работника уволили, затем приняли и снова уволили в течение отчетного месяца (см. пример 1).

Графа 9. Признак НСЛ. Ее заполняем только на работников, имевших право на НСЛ.

Графа 10. Признак (0, 1). Сюда следует «заглянуть», если исправляем ошибки, подавая «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговые расчеты и приложения 4ДФ. Принцип не изменился: «1» ставим, когда надо исключить ошибочную строку, а «0» — когда нужно ввести новую правильную строку. Подробнее об исправлении ошибок читайте в статье «Ошибки в отчетности по ЕСВ, НДФЛ и ВС: как исправить?».

Строка 07 раздела ІІ приложения 4ДФ не такая популярная, как ее предшественница. Она предназначена для отражения сведений о налогообложении процентов, выигрышей (призов) в лотерею. Этот раздел заполняют налоговые агенты — банковские или другие финучреждения, операторы лотерей. Поэтому останавливаться на нем не будем.

Единственное, что нас заинтересует, — строки «Військовий збір» и «Військовий збір — виключення».

ВНИМАНИЕ!

В строке 07 не нужно дублировать итоговые суммы ВС из граф 5а и 5 раздела І приложения 4ДФ

Строки по ВС в строке 07 нужны для проведения корректировок по ВС за периоды до 01.01.2021 г. (когда данные по ВС отражались общей суммой без персонификации). Если нужно исправить ошибку по ВС, допущенную уже в 2021 году, то делаем это через раздел І приложения 4ДФ — с применением графы 10.

Практикуемся

А теперь переходим от теории к практике. Рассмотрим заполнение приложения 4ДФ на примерах.

Уволили — приняли — уволили

Пример 1. Работника уволили с основного места работы 09.03.2021 г. и приняли по совместительству на 0,5 ставки в том же учреждении 10.03.2021 г. А впоследствии 31.03.2021 г. уволили из учреждения. Зарплата за отработанное в марте время: с 1 по 9 марта — 1773 грн (НДФЛ — 319,14 грн, ВС — 26,60 грн), с 10 по 31 марта —2364,50 грн (НДФЛ — 425,61 грн, ВС — 35,47 грн).

В этом случае на одного работника нужно заполнить две строки: одну — с доходом за период работы на основном месте по дату увольнения и самой датой увольнения в графе 8, вторую — с доходом за период работы по совместительству и датами приема и увольнения в графах 7 и 8 соответственно.

Пример заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ см. на рис. 1.

img 1

Рис. 1. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за март при увольнении/приеме (пример 1)

Один работник — две НСЛ

Пример 2. Работница имеет троих детей в возрасте до 18 лет, в том числе ребенка с инвалидностью. В январе 2021 года она подала заявление о применении обычной «детской» НСЛ и повышенной НСЛ на ребенка с инвалидностью. Зарплата работницы за январь — 7830 грн.

Действительно, в описанной выше ситуации п.п. 169.3.1 НКУ дает право на применение двух НСЛ на детей:

• «обычной» — на детей без инвалидности (1135 грн х 2);

• «повышенной» — на ребенка с инвалидностью (1702,50 грн).

Подробнее об этом читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 7, с. 15.

Предельный размер дохода для применения НСЛ составляет 9540 грн (3180 грн х 3 ребенка). Зарплата работницы за январь (7830 грн) меньше 9540 грн. Итак, НСЛ будет.

Общая сумма НСЛ составляет 3972,50 грн (1135 грн х 2 + 1702,50 грн). А база для удержания НДФЛ — 3857,50 грн (7830 грн - 3972,50 грн). В то же время сумму ВС исчисляем из дохода без вычета НСЛ. Следовательно, сумма НДФЛ составляет 694,35 грн (3857,50 грн х 18 %), а ВС — 117,45 грн (7830 грн х 1,5 %).

Во время «господства» формы № 1ДФ ЗІР ГНСУ содержало следующую консультацию: при наличии двух НСЛ на работника нужно заполнить две строки. Первая строка заполняется в общем порядке с отражением всех граф, а во второй строке в графах 3а, 3, 4а, 4 проставляются прочерки. Считаем, что этот подход полностью справедлив и для описанной ситуации. Единственное, что добавилось, — ВС-графы 5а и 5.

Учтите: при заполнении Налогового расчета в электронной форме прочерки ставить не нужно. Система их проставит автоматически в пустых ячейках после подачи отчетности. Пример заполнения приложения 4ДФ приводим на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за январь при применении НСЛ по двум признакам (пример 2)

Натуральный коэффициент

Пример 3. В феврале 2021 года работнику был выдан аванс на командировку в сумме 1570 грн. После окончания командировки работник предоставил авансовый отчет с подтверждающими понесенные расходы документами на сумму 1350 грн (с учетом суточных). Остаток (220 грн) он вернул после окончания предельного срока возврата.

Сумма несвоевременно возвращенного аванса на командировку является доходом в виде дополнительного блага. Поэтому из нее удержим НДФЛ и ВС. Этого требует п.п. 164.2.11 НКУ. При этом базой для определения НДФЛ будет доход, умноженный на натуральный коэффициент (п. 164.5 НКУ). Его показатель равен 1,219512. Поэтому в графах 3а и 3 указываем сумму дохода с учетом коэффициента — 268,29 грн (220 грн х 1,219512). Сумма НДФЛ равна 48,29 грн (268,29 грн х 18 %).

А вот при исчислении суммы ВС натуральный коэффициент «отдыхает». Это подтверждают налоговики в письме ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 и консультации из категории 126.05 ЗІР ГНСУ. Поэтому сумма НДФЛ составит 3,30 грн (220 грн х 1,5 %). Далее — пример заполнения 4ДФ.

img 3

Рис. 3. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за февраль при применении натурального коэффициента (пример 3)

Алименты

Пример 4. На основании исполнительного листа с работника удерживают алименты в пользу ребенка 5 лет. Размер алиментов — 25 % зарплаты. В марте зарплата работника составляла 6438 грн. Алименты перечисляют на счет исполнительной службы.

Доход работника — плательщика алиментов отражают в приложении 4ДФ без вычета сумм алиментов по признаку дохода «101». То есть алименты и зарплату указываем общей суммой. Помните: алименты не подлежат обложению НДФЛ и ВС (п.п. 165.1.14 и п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ). Поэтому графы 4а, 4, 5а, 5 по «алиментной» строке не заполняем.

Итак, сумму алиментов отражаем с указанием РНУКНП — взыскателя (получателя) таких алиментов по признаку дохода «140» (см. консультации из категории 103.25 ЗІР ГНСУ). Тот факт, что перечисляем их исполнительной службе, не влияет на заполнение графы 2 строки 06 раздела І приложения 4ДФ — все равно указываем номер взыскателя алиментов — физлица.

Как определить сумму алиментов? Правильно, от «чистой» суммы дохода (п. 13 Перечня № 1466). То есть сначала из зарплаты удерживаем НДФЛ и ВС, а потом из суммы «на руки» вычитаем четверть на алименты. Подробнее о «детских» алиментах читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 8, с. 19. Следовательно, сумма НДФЛ составляет 1158,84 грн (6438 грн х 18 %), ВС — 96,57 грн (6438 грн х 1,5 %).

6 Перечень видов доходов, которые учитываются при определении размера алиментов на одного из супругов, детей, родителей, других лиц, утвержденный постановлением КМУ от 26.02.93 г. № 146.

База для удержания алиментов равна 5182,59 грн (6438 грн - 1158,84 грн - 96,57 грн). Сумма алиментов — 1295,65 грн (5182,59 грн х 25 %).

Пример заполнения приложения 4ДФ приведен на рис. 4.

img 4

Рис. 4. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за март при взыскании алиментов (пример 4)

Больничные от ФСС с задержкой

Пример 5. Работнице в феврале начислили больничные в сумме 2759,54 грн. Из них: больничные за счет учреждения 985,55 грн, пособие от ФСС — 1773,99 грн. Оно поступило 05.04.2021 г. Из суммы этого пособия 30.03.2021 г. перечислены НДФЛ в размере 319,32 грн и ВС в сумме 26,61 грн со счета учреждения. Сумма зарплаты за фактически отработанное время в феврале без учета больничных составляла 3249 грн (НДФЛ — 584,82 грн, ВС — 48,74 грн). За март работнице начислена зарплата в сумме 6498 грн (НДФЛ — 1169,64 грн, ВС — 97,47 грн).

Для целей налогообложения НКУ относит больничные к зарплате. Следовательно, в приложении 4ДФ их отражаем по «зарплатным» правилам. То есть больничные, не выплаченные вовремя, в строке 06 раздела І приложения 4ДФ отражаем по факту.

Итак, в приложении 4ДФ за февраль указываем такие данные в графах:

— общую сумму зарплаты и больничные 6008,54 грн (3249 + 2759,54);

3 — сумму своевременно выплаченной зарплаты за февраль и больничных за счет работодателя 4234,55 грн (985,55 грн + 3249 грн);

— сумму НДФЛ, удержанного из дохода графы 3а (1081,54 грн);

4 — сумму НДФЛ, уплаченного из зарплаты графы 3 (762,22 грн);

— сумму ВС, удержанного из дохода графы 3а (90,13 грн);

5 — сумму ВС, уплаченного из зарплаты графы 3 (63,52 грн).

НДФЛ и ВС из суммы неполученных от ФСС больничных, перечисленные в бюджет в марте, в графы 4 и 5 строки 06 раздела І приложения 4ДФ за февраль не попадут. Поскольку больничные не были выплачены работнику своевременно в месяце, следующем за месяцем начисления.

Далее в приложении 4ДФ за март отражаем такие данные в графах:

3но и 3 — сумму начисленной и выплаченной зарплаты за март — 6498 грн;

— сумму НДФЛ, удержанного из суммы зарплаты за март, — 1169,64 грн;

4 — общую сумму НДФЛ, уплаченного с мартовской зарплаты и больничных февраля, — 1488,96 грн (1169,64 + 319,32);

— сумму ВС, удержанного из мартовской зарплаты (97,47 грн);

5 — общую сумму ВС, уплаченного с мартовской зарплаты и больничных февраля, — 124,08 грн (97,47 + 26,61).

А вот в графу 3 строки 06 раздела І приложения 4ДФ сумма выплаченного пособия от ФСС попадет уже в апреле. То есть это уже будет Налоговый расчет за ІІ квартал 2021 года. Допустим, что в апреле зарплата также составляет 6498 грн. В таком случае в графе 3 покажем общую сумму апрельской зарплаты и наконец полученных от ФСС и выплаченных работнику больничных 8271,99 грн (6498 + 1773,99).

Примеры заполнения строк 06 раздела І приложения 4ДФ за февраль, март и апрель приведены на рис. 5, 6 и 7 соответственно.

img 5

Рис. 5. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за февраль при задержке выплаты больничных от ФСС (пример 5)

img 6

Рис. 6. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за март при задержке выплаты больничных от ФСС (пример 5)

img 7

Рис. 7. Фрагмент заполнения строки 06 раздела І приложения 4ДФ за апрель при задержке выплаты больничных от ФСС (пример 5)

Заполнили 4ДФ? Поздравляем! Напоследок небольшой совет: не пытайтесь подогнать данные приложения 4ДФ к данным ЕСВ-приложения Д1. Поскольку зарплата для НДФЛ и ВС и зарплата для ЕСВ — это совсем разные вещи. Показатели 4ДФ даже не попадут в основную часть раздела І Налогового расчета. Так что на самом деле, как и раньше, мы имеем два отчета (один — по ЕСВ, другой — по НДФЛ и ВС). Просто отныне подаем их вместе.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше