Ранее мы выяснили, что нас с вами ожидает реформа учета трудовых отношений. Ее цель — включение данных о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. И один из инструментов — трансформация бумажных трудовых книжек (ТК) в электронные. Подробнее о законодательной инициативе читайте в статье «Электронный учет трудового стажа: что день грядущий нам готовит?» этого номера.
Как происходит трансформация ТК? Через подачу сканированных копий бумажных ТК в ПФУ. Делать это нужно через Портал электронных услуг ПФУ (далее — Портал) по ссылке: portal.pfu.gov.ua.
На главной странице Портала есть демоверсии услуг.
Но для их получения необходимо войти в личный кабинет. Для этого есть несколько вариантов (см. рис. 1). Например, с использованием Электронной цифровой подписи (ЭЦП). Хорошо, что сегодня существует много «мест» для ее получения: аккредитационные центры Государственной налоговой службы, банков, сервис «Дія» и другие предоставители электронных доверительных услуг.
Рис. 1. Способы входа в систему Портала
Или еще проще — средствами Интегрированной системы электронной идентификации (GOV ID). Для этого варианта не нужна ЭЦП. И он будет удобен для клиентов банков. Идентификация проходит через «ваш» банк. Причем перечень банков достаточно большой: ПриватБанк, Ощадбанк, Монобанк и пр.
Вход на Портал доступен как для физических лиц, так и для юридических. Конечно, информация и функционал отличаются. Но оцифровать бумажные ТК может и тот и другой: и работодатель (страхователь), и сам работник (застрахованное лицо).
ВАЖНО!
Подать скан-копии бумажных ТК может как работодатель, так и сам работник.
Сегодня нет обязанности загружать скан-копии ТК. Однако ПФУ может попросить работодателя это сделать. Прежде всего на тех работников, которые приобретают право на назначение пенсии по возрасту.
Техническая возможность на Портале для этого есть. Рассмотрим возможности с обеих сторон медали: и со стороны работника, и со стороны работодателя.
Физическое лицо — работник
Работник, зайдя в личный кабинет на Портале, может увидеть много интересной информации о себе, например, зарплату по годам, месяцам и страхователям, страховой стаж. Но подробнее остановимся на электронной ТК.
В левой части интерфейса Портала есть соответствующая вкладка «Електронна трудова книжка» (см. рис. 2). Там хранится имеющаяся информация о приеме и увольнении с работы у того или иного работодателя. Обратите внимание: Портал содержит данные начиная с 1998 года. И показывает их по состоянию на текущую дату.
Рис. 2. Электронная ТК
При этом у большинства работников записи в полях с должностью и основанием приема/увольнения еще отсутствуют. В частности, и этот недостаток призвана исправить реформа электронного учета трудовой деятельности. Инструмент — скан-копии бумажных ТК. Когда такие копии попадут в систему, они будут находиться во вкладке «Скан-копії трудової книжки» в формате PDF-файла (см. рис. 3).
Рис. 3. Скан-копии ТК
Как же скан-копии попадут в систему электронного учета трудовой деятельности? Также через Портал. А именно через вкладку «Відомості про трудові відносини» подраздела «Комунікації з ПФУ». Нажав на нее, вы получите предостережение от ПФУ с подробной инструкцией и требованиями: от подготовки документа (размер, формат и т. п.) до получения результата. Далее уже откроется поле ввода данных и загрузки документов (см. рис.4).
Рис. 4. Загрузка скан-копии документов о трудовой деятельности
Кстати, здесь можно подать не только ТК или документы о стаже, но и другие документы: военный билет, диплом (свидетельство, аттестат), справку об учете субъектом предпринимательской деятельности, справку о работе научным сотрудником, свидетельство о рождении ребенка и т. п. Необходимый документ следует выбрать в выпадающем списке кнопки «Додати файл» раздела «Скан-копії документів» (см. рис. 4).
Также предусмотрена возможность вносить отдельные записи о трудовой деятельности через кнопку «Додати запис» (см. рис. 4 на с. 29): период работы по основному месту или по совместительству, срочной военной службы, ухода за ребенком до 3 лет, уведомления о присвоении ранга, аттестации рабочего места и т. п. (см. рис. 5).
Рис. 5. Добавление записи о трудовой деятельности
Юридическое лицо — работодатель
Теперь переходим к возможностям, которые открывает Портал перед юридическим лицом (оно же работодатель, оно же страхователь). Среди них, например, отчетные сведения страхователя: по месяцам каждого года можно проследить, все ли отчеты по ЕСВ поданы вовремя, обработаны и приняты в Реестр застрахованных лиц.
Но все же подробно рассмотрим, как работодатель вносит данные о трудовой деятельности своих работников в систему электронного учета.
Работодатель подает скан-копии ТК через вкладку «Відомості про трудові відносини робітника» подраздела «Комунікації з ПФУ» (см. рис. 6).
Рис. 6. Загрузка сведений о трудовой деятельности работников
Перейдя сюда, вы также получите аналогичную инструкцию по подготовке и загрузке данных, как и в случае с загрузкой скан-копий работником.
Далее загрузка сведений о трудовой деятельности работников происходит в 3 шага:
Заполняем общие данные конкретного работника.
Нажимаем «Продовжити».
Вносим записи документов о трудовой деятельности работника, загружаем скан-копии. Для этого откроется аналогичное окошко, как и в случае с самостоятельной загрузкой данных работником (см. рис. 4 и 5).
ВНИМАНИЕ!
При загрузке файлов работодателем нужно также приложить скан-копию согласия работника на обработку его персональных данных.
В случае, когда работник сам вносит данные о своей работе через Портал, он дает согласие, проставив «галочку» в соответствующем поле общих данных (см. рис. 4).
На этом будем заканчивать нашу небольшую экскурсию по просторам Портала.
Заметим, что технический потенциал этого ресурса постоянно обновляют и дорабатывают. Поэтому мы будем следить за новациями, которые в будущем появятся на Портале и облегчат (надеемся на это) нашу с вами жизнь.
