Обеспечительный депозит: что показываем в учете и отчетности

Сначала коротко о сути операций по уплате обеспечительного депозита. Так, арендатор перечисляет его арендодателю как финансовую гарантию или обеспечение выполнения своих договорных обязательств.

Осуществление этого платежа является обязательным условием для получения арендатором государственного или коммунального имущества в пользование. То есть в результате уплаты обеспечительного депозита возникает вероятность достижения поставленной цели и/или удовлетворения потребностей учреждения-арендатора.

С учетом этого, арендатор должен отнести этот платеж в состав финансовых активов как дебиторскую задолженность (п. 3.2 разд. ІІІ Порядка № 372¹). Но такая задолженность будет носить особый характер, ведь она не связана с оплатой товаров, работ или услуг, а выполняет только функцию обеспечения.

¹ Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372.

В свою очередь, для арендодателя поступление обеспечительного депозита предусматривает одновременное увеличение активов и обязательств. Ведь полученные денежные средства находятся в его временном распоряжении.

Учет у арендатора

«Дебиторка» без расходов

Не секрет, что уплаченный арендатором обеспечительный депозит подлежит возврату по окончании договора аренды. А точнее, арендодатель должен это сделать в течение пяти рабочих дней в случае получения своего экземпляра акта возврата имущества из аренды, подписанного балансодержателем. Конечно, речь идет о случаях, когда нет замечаний и претензий к пользователю имуществом.

Следовательно, срок возврата обеспечительного депозита напрямую зависит от срока действия соответствующего договора аренды. Тогда как последний может колебаться от нескольких дней до нескольких лет. Соответственно дебиторская задолженность, возникающая в результате уплаты обеспечительного депозита, может быть текущей или долгосрочной.

Если возврат депозита, а значит и погашение дебиторской задолженности, ожидается в течение 12 месяцев с даты баланса, то имеем дело с текущей дебиторской задолженностью. Для учета этих сумм следует применять субсчет 2117 «Прочая текущая дебиторская задолженность».

Если же ожидаемый срок возврата обеспечительного депозита превышает 12 месяцев после даты баланса, тогда его сумму целесообразно учитывать в составе долгосрочной дебиторской задолженности.

Для обобщения информации о такой задолженности Порядком № 1219² назначен субсчет 2011 «Долгосрочная дебиторская задолженность по операциям по аренде».

² Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219.

То есть суммы уплаченных обеспечений по договорам аренды не признаются расходами. Такой подход обусловлен абз. 4 п. 2 разд. ІІІ Н(С)БУ 135³.

³ Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 135 «Расходы», приказ Минфина от 18.05.2012 г. № 568.

Исключение — случаи, когда арендодатель засчитывает полученный депозит в счет невыполненных арендатором обязательств (в соответствии с п. 4.8 разд. ІІ Примерного договора⁴). В таком случае обеспечительный депозит фактически превращается в штраф. Поэтому в период признания своей вины арендатор должен показать в учете увеличение расходов на соответствующую сумму. По общему правилу, расходы, связанные с уплатой штрафных санкций, следует учитывать на субсчете 8511 «Расходы по необменным операциям».

⁴ Примерный договор аренды недвижимого или другого отдельного индивидуально определенного имущества, относящегося к государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 12.08.2020 г. № 820.

Поэтому при начислении штрафных санкций арендатор делает запись: Дт 8511 — Кт 6211. Одновременно следует зачислить депозит в счет погашения задолженности (Дт 6211 — Кт 2117).

Зато в случае зачисления обеспечительного депозита в счет арендной платы арендатор должен показать в учете только взаимозачет задолженностей (Дт 6211 — Кт 2117).

Забалансовый учет

Бесспорно, при уплате обеспечительного депозита по договору аренды возникает не обычная «дебиторка», а гарантия. В свою очередь, ее предоставитель должен отразить ее сумму в забалансовом учете.

В частности, для учета и обобщения информации о выданных распорядителями бюджетных средств гарантиях и обеспечениях назначен забалансовый субсчет 051 «Гарантии и обеспечения предоставленные распорядителей бюджетных средств».

Причем Порядок № 1219 требует ведения учета этих сумм по каждой предоставленной гарантии и обеспечению.

Уменьшение остатка субсчета 051 происходит в случае:

• либо погашения задолженности, на которую были предоставлены гарантии и обеспечения;

• либо признания обязательств по соответствующим гарантиям (обязательствам).

Учет у арендодателя

Обязательства без доходов

Полученный арендодателем во временное распоряжение платеж подлежит зачислению на депозитный счет учреждения. При этом сумма такого обеспечения должна найти свое отражение в учете арендодателя в составе:

• финансовых активов на субсчете 2315 «Счета для учета депозитных сумм»;

• обязательств на субсчете 6413 «Расчеты по депозитным суммам».

Именно эти субсчета предназначены Порядком № 1219 для учета депозитных сумм, полученных во временное распоряжение и подлежащих возврату с наступлением соответствующих условий. То есть как раз наш случай.

Суммы таких поступлений не признаются доходами соответствующего отчетного периода. Это следует из предписаний п.п. 2.1.5 разд. ІІ НП(С)БУ 124⁵.

⁵ Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 124 «Доход», утвержденное приказом Минфина от 24.12.2010 г. № 1629.

Исключение — опять же зачисление обеспечительного депозита, полученного от арендатора, в счет погашения невыполненных им обязательств. В таком случае на сумму признанных должником санкций арендодатель показывает доход от необменных операций (Дт 2117 — Кт 7511). В то же время следует отразить покрытие задолженности за счет полученных гарантий (Дт 6413 — Кт 2117).

Если же возникает необходимость направить обеспечительный депозит в счет оплаты за аренду имущества, арендодатель показывает в учете только взаимозачет задолженностей (Дт 6413 — Кт 2117).

Забалансовый учет

Параллельно с этим арендодатель должен вести забалансовый учет всех полученных гарантий. Так, бюджетные учреждения — получатели гарантий или обеспечений применяют забалансовый субсчет 061 «Гарантии и обеспечения полученные распорядителей бюджетных средств».

Учет этих объектов распорядители бюджетных средств должны вести по каждой полученной гарантии и обеспечению.

Увеличение остатка субсчета 061 происходит при получении гарантий и обеспечений. В свою очередь, уменьшение сальдо этого субсчета происходит при их списании в результате:

• либо погашения задолженности, на которую были предоставлены соответствующие гарантии и обеспечения;

• либо переноса задолженности по ним на баланс.

Для наглядности покажем подход к отражению этих операций на счетах бухучета на условном примере.

⁶ Исходя из размера минимальной заработной платы по состоянию на 01.02.2021 г. согласно ст. 8 Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2021 год» от 15.12.2020 г. № 1082-IX.

В регистры бухучета сделаны такие записи:

Отчитываемся об обеспечительном депозите

Рассмотрим, в каких формах финансовой и бюджетной отчетности найдет свое отражение уплаченный арендатором обеспечительный депозит. И, конечно же, расскажем, как будет отчитываться арендодатель о поступлении этих платежей. Но обо всем по порядку.

Обеспечения предоставлены в отчетности арендатора

Финансовая отчетность

Учреждение-арендатор должно отразить сумму уплаченного обеспечительного депозита в составе дебиторской задолженности в Балансе и Примечаниях к годовой финансовой отчетности. В частности, следует привести такую информацию:

• форма № 1-дс «Баланс»:

раздел ІІ «Финансовые активы» в части баланса «АКТИВ»:

стр. 1100 «Долгосрочная дебиторская задолженность» — сальдо субсчета 2011;

стр. 1150 «Прочая текущая дебиторская задолженность» — сальдо субсчета 2117;

• форма № 5-дс «Примечания к годовой финансовой отчетности»:

раздел VIІ «Дебиторская задолженность»:

стр. 650 «Долгосрочная дебиторская задолженность» — сальдо субсчета 2011;

стр. 660 «Текущая дебиторская задолженность» — сальдо субсчета 2117.

Для проверки сопоставимости показателей финотчетности в соответствии с Методрекомендациями № 1170⁷:

⁷ Методические рекомендации по проверке сопоставимости показателей финансовой отчетности субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 28.12.2017 г. № 1170.

стр. 650 гр. 3 формы № 5-дс = стр. 1100 гр. 4 формы № 1-дс;

стр. 660 гр. 3 формы № 5-дс = стр. 1120 - 1150 гр. 4 формы № 1-дс.

Кроме того, информацию об обеспечениях и гарантиях предоставленных нужно раскрыть в разд. ХIІІ «Расшифровка забалансовых счетов» формы № 5-дс. А конкретно по коду строки 1351 следует указать остатки по забалансовому субсчету 051 на начало и конец отчетного года.

Бюджетная отчетность

Дебиторская задолженность, возникшая в результате уплаты обеспечительного депозита по договору аренды, обязательно должна найти свое отражение в бюджетной отчетности арендатора.

В частности, сумма предоставленных обеспечений должна попасть в Отчет о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, № 7м) (приложение 7 к Порядку № 44⁸). Эту информацию приводим по коду строки 370 «Прочие текущие расходы» в графах 4 — 7.

⁸ Порядок составления бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, отчетности фондами общеобязательного государственного социального и пенсионного страхования, утвержденный приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44.

Дело в том, что в форме № 7д, № 7м не отражаются только данные об операциях, осуществление которых не предусмотрено сметой. Об этом четко сказано в п. 12 разд. І Порядка № 44 (ср. ).

Например, к «внеплановым» операциям относятся: расчеты по выплате помощи пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы, выплата больничных за счет средств ФСС, расчеты по внутриведомственной передаче запасов , расчеты по депонированной зарплате и т. п.

Поэтому такие показатели приводить в форме № 7д, № 7м, действительно, не нужно.

Зато фактическая дебиторская и кредиторская задолженность, возникшая при выполнении сметы за текущий и прошлые отчетные годы, должна попасть в «семерку» обязательно.

Обеспечения получены в отчетности арендодателя

Финансовая отчетность

Поступление обеспечительного депозита арендодатель должен отразить в Балансе, Отчете о движении денежных средств, а также в Примечаниях к годовой финансовой отчетности. Так, информацию о полученных обеспечениях следует показать в формах финотчетности в таком порядке:

• форма № 1-дс «Баланс»:

раздел ІІ «Финансовые активы» в части баланса «АКТИВ»:

стр. 1162 «Денежные средства и их эквиваленты распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов в казначействе» — сальдо субсчета 2315;

раздел ІІ «Обязательства» в части баланса «ПАССИВ»:

стр. 1575 «Прочие текущие обязательства» — сальдо субсчета 6413;

• форма № 3-дс «Отчет о движении денежных средств»:

раздел І «Движение средств в результате операционной деятельности»:

стр. 3090 «Прочие поступления» — при получении арендодателем обеспечения;

стр. 3180 «Прочие расходы» — при возврате арендодателем обеспечения;

• форма № 5-дс «Примечания к годовой финансовой отчетности»:

раздел VI «Обязательства»:

стр. 610 «Текущие» – информация о суммах обязательств на начало и конец года по счету 64 (в том числе по субсчету 6413);

раздел VIІІ «Денежные средства и их эквиваленты распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов»:

стр. 673 «Денежные средства в казначействе на других счетах» — информация об остатках денежных средств в национальной валюте на прочих (в том числе депозитных) счетах в Казначействе.

Ориентиры для проверки сопоставимости показателей финотчетности согласно Методрекомендациям № 1170:

стр. 610 гр. 3 формы № 5-дс = стр. 1530 — 1575 гр. 3 формы № 1-дс;

стр. 610 гр. 4 формы № 5-дс = стр. 1530 — 1575 гр. 4 формы № 1-дс;

стр. 670 (всего) гр. 3, 4 формы № 5-дс = стр. 1160 (всего) гр. 3, 4 формы № 1-дс.

И не забудьте о необходимости раскрытия информации по обеспечениях и гарантиях, полученных учреждением, в разд. ХIІІ «Расшифровка забалансовых счетов».

Таким образом,остаток забалансового субсчета 061 на начало и конец года проводим по коду строки 1361.

Бюджетная отчетность

Полученные на депозитный счет денежные средства как обеспечение по договору аренды учреждение-арендодатель должно отразить в таких формах бюджетной отчетности:

• Справка о депозитных операциях (приложение 14 к Порядку № 44):

стр. 050 «Расчеты по депозитным суммам» гр. 3, 4 — остатки средств на депозитных счетах учреждения;

• Справка о дебиторской и кредиторской задолженности по операциям, не отражающимся в форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» (приложение 20 к Порядку № 44):

стр. 030 «Расчеты по депозитным операциям» — сумму обязательств арендодателя по депозитным суммам, полученным во временное распоряжение;

стр. 032 «в остатках средств на счетах» — сумму остатков депозитных сумм на счетах учреждения.

И напоследок. Помните: причины возникновения и наличия кредиторской задолженности, приведенной в приложении 20 к Порядку № 44, непременно следует указать в Пояснительной записке. Форма последней приведена в приложении 10 к Порядку № 44.