Начнем с определения. Талонами на ГСМ1 считаются специальные талоны, приобретенные по условиям и отпускной цене обусловленного номинала. Предъявляя такой талон, их владелец подтверждает свое право на получение фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки на АЗС (п. 3 Инструкции № 2812).
1 ГСМ — горюче-смазочные материалы.
2 Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная совместным приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранссвязи, Госкомитета по вопросам техрегулирования и потребполитики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155.
Потому фактически это документ, удостоверяющий факт закупки горючего, находящегося на ответственном хранении на АЗС до момента его отпуска. При этом следует четко понимать: отпуск нефтепродуктов по талонам возможен исключительно в пределах срока их действия. С учетом этого, в договоре о поставке горючего целесообразно обусловить возможность замены талонов, в случае необходимости, на новые равнозначного номинала. Конечно, важно предусмотреть осуществление такого обмена поставщиком бесплатно.
Приобретение ГСМ по талонам
Расходы на приобретение ГСМ (в том числе по талонам) следует планировать и осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Этого требует п. 15 п.п. 2.2.1 Инструкции № 3333.
3 Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета и Инструкция по применению классификации кредитования бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.
После проведения окончательного расчета (перечисления средств на счет поставщика) покупатель получает талоны на определенное количество горючего соответствующей марки. Одновременно с передачей бланков талонов поставщик выписывает расходную накладную на общее количество ГСМ. В дальнейшем для получения необходимого количества горючего покупатель (его представитель — водитель) предъявляет на АЗС непосредственно талоны.
Учет движения талонов
После получения талонов МОЛ4 должно вести аналитический учет их движения. При этом необходимо фиксировать данные о количестве полученных, выданных или возвращенных талонов и их номинале.
4 МОЛ — материально ответственное лицо.
Типовые формы для учета движения талонов не предусмотрены. Учреждение должно самостоятельно разработать и утвердить необходимые формы. Возможность использовать самостоятельно утвержденные бланки или формы дает норма п. 2.7 Положения № 885.
5 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Главное, чтобы такие документы были утверждены внутренним приказом учреждения и содержали все обязательные реквизиты. Перечень последних приведен в п. 2.4 Положения № 88.
Итак, порядок документирования движения талонов на ГСМ необходимо прописать в приказе об организации бухучета вашего учреждения. И не забудьте привести непосредственно форму документа в приложении к соответствующему распорядительному документу.
Например, можно использовать форму под названием Ведомость по учету талонов на ГСМ. Вести такую ведомость рекомендуем в разрезе марок горючего, имеющегося в учреждении.
Здесь должны найти свое отражение следующие сведения:
• марка ГСМ;
• имя и фамилия МОЛ;
• остаток талонов на начало и конец отчетного месяца;
• количество полученных в течение месяца талонов и их номинал;
• количество выданных в течение месяца талонов и их номинал;
• подпись водителей о получении талонов и т. п.
Примерная форма такой ведомости приведена ниже.
Использование талонов
Факт использования талонов подтверждают чеками РРО, полученными водителем на АЗС. Принимая чеки РРО, необходимо проверять дату и время их выдачи на АЗС. Эту информацию обязательно следует сравнить с графиком работы и маршрутом водителя на соответствующем авто.
Неиспользованные талоны водитель должен вернуть МОЛ не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца.
По итогам каждого месяца МОЛ составляет и подает в бухгалтерскую службу Отчет об использовании талонов на ГСМ вместе с чеками РРО.
Типовой формы такого отчета также не существует. Поэтому она может быть создана и утверждена внутренним приказом учреждения. Нашу вариацию формы такого отчета вы найдете ниже.
Иногда на практике случается, что отчет об использовании талонов не подкреплен чеками РРО из АЗС. Водители далеко не всегда предоставляют их МОЛ. Впрочем отсутствие таких чеков не критично.
Подтверждением факта использования талонов и отпуска нефтепродуктов по ним может служить акт сверки между учреждением и поставщиком. Кстати, не помешает проводить такую сверку ежемесячно. На всякий случай. Конкретные сроки и форму взаимосверки целесообразно определить в договоре на поставку горючего.
Результаты месячного оборота горючего, как правило, отражают в Акте приема-передачи ГМС с указанием ассортимента, количества и стоимости полученного в течение месяца горючего. Акт составляют в последний рабочий день текущего месяца и подтверждают его согласование своими подписями покупатель и поставщик.
Использование горючего
Факт использования горючего подтверждает путевой лист.
Известно, что типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля отменена.
То есть каждое учреждение должно самостоятельно разработать и утвердить форму этого документа.
За образец чаще всего берут отмененную типовую форму, утвержденную приказом № 746. При необходимости в нее вносят соответствующие коррективы.
6 Приказ Госкомстата «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.98 г. № 74.
Списание ГСМ по талонам
На основании путевых листов и полученного от МОЛ отчета с чеками РРО бухгалтер проводит списание использованного горючего по талонам.
Вместе с тем при списании ГСМ обязательно контролируют соблюдение установленных норм расхода. Как действовать в случае перерасхода горючего, вам поможет разобраться наша публикация «Перерасход топлива: что делать?» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 37, с. 9).
А теперь об оформлении списания ГСМ.
Как известно, типовая форма Акта списания запасов № 3-2, утвержденная приказом № 1307, со 2 февраля этого года больше не действует.
7 Приказ Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» от 18.12.2000 г. № 130.
В то же время Минфин предлагает использовать форму Акта списания запасов, приведенную в приложении к Методрекомендациям по учету запасов8. Так почему бы не прислушиваться к рекомендациям главного финоргана. Тем более, что форма этого Акта прекрасно подходит для списания ГСМ.
8 Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.
Бухгалтерский учет талонов
Для обобщения и учета всех видов ГСМ предназначен субсчет 1514 «Горюче-смазочные материалы». Не является исключением и закупленное и переданное на хранение горючее, которое будет отпускаться по талонам. Следовательно, ГСМ по талонам также следует учитывать в составе запасов на субсчете 1514.
Для детализации операций по поступлению и использованию горючего по талонам советуем применять отдельные аналитические счета в пределах субсчета 1514. Например, это могут быть такие счета, как:
• 1514/1 «Горюче-смазочные материалы по талонам» — для учета горючего, отпуск которого будет осуществляться по талонам;
• 1514/2 «Горюче-смазочные материалы в баке автомобиля» — для учета горючего, заправленного в бак служебного автомобиля.
Внимание!
Непосредственно талоны на ГСМ (бланки-разрешения) не являются отдельными объектами учета. Они не относятся ни к бланкам документов строгой отчетности, ни к денежным документам.
С учетом этого, при выдаче талонов на ГСМ водителю отражать задолженность по расчетам с подотчетными лицами не нужно. Соответственно нет оснований и требовать от водителя подачи авансового отчета об использовании полученных талонов.
Для наглядности порядок учета поступления, движения и списания горючего по талонам покажем на условном примере.
Пример. Бюджетное учреждение приобрело бензин А-95 в количестве 1000 л, на общую сумму 27000 грн. По условиям договора бензин находится на ответственном хранении у поставщика. Отпуск приобретенного горючего будет осуществляться по талонам.
В течение отчетного месяца водителю было выдано 10 талонов номиналом 20 л каждый (на 200 л бензина), на сумму — 5400 грн. За месяц фактически использовано 190 л бензина, на сумму 5130 грн. Списание горючего проведено на основании предоставленных водителем путевых листов. Установленная норма расхода горючего на работу служебного авто не превышена.
МОЛ предоставило в бухгалтерскую службу отчет об использовании талонов и чеки РРО из АЗС. Остаток горючего в баке — 10 л.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Оприходованы талоны на бензин (1000 л) | 1514/1 | 6211 | 27000 | 6 |
| 2 | Перечислены средства поставщику за бензин | 6211 | 2313 | 27000 | 2, 6 |
| 3 | Заправлено авто бензином по талонам (200 л) | 1514/2 | 1514/1 | 5400 | 13 |
| 4 | Списана стоимость использованного бензина (190 л) | 8013 | 1514/2 | 5130 | 13 |
ВЫВОДЫ
• Учет движения талонов ведет МОЛ. Для этого следует использовать самостоятельно разработанные и утвержденные учреждением формы. Это могут быть Ведомость по учету талонов на ГСМ и Отчет об использовании талонов на ГСМ.
• Подтверждением факта использования талонов являются чеки РРО или Акт сверки относительно отпущенных нефтепродуктов.
• Полученные от поставщика талоны на ГСМ стоит учитывать на отдельном аналитическом счете в пределах субсчета 1514.
• Списание талонов на горючее следует проводить на основании Акта списания запасов с учетом данных путевых листов и Отчета об использовании талонов.
