ЭЛЕКТРОННЫЙ БИЛЕТ:
как подтвердить право на валовые расходы
Письмо Министерства финансов Украины от 27.02.2009 г. № 31-20030-05-25/5540
Письмо Министерства финансов Украины от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704
«Об использовании электронных билетов в командировках»
Интернет, электронные средства расчетов занимают все более прочное место в нашей повседневной жизни. Многие уже по достоинству оценили удобства, которые несет в себе возможность не отходя от компьютера пополнить счет мобильного телефона, оплатить коммунальные услуги, забронировать и даже купить проездные билеты. Однако то, что доступно нам как простым гражданам, не всегда доступно нам как представителям предприятий. Наше законодательство, к сожалению, часто демонстрирует отсталость от реалий жизни.
Проблема с возмещением и включением в состав валовых расходов расходов на приобретение электронных билетов — яркое тому подтверждение. Немногим более года назад она уже затрагивалась Минфином, однако решена не была***. Напомним, в чем суть вопроса.
*** См. ком. «Электронный билет: как возместить расходы на его приобретение работнику, направленному в командировку» к письму МФУ от 10.01.2008 г. № 31-18030-07-21/147 // «БН», 2008, № 10, с. 9.
В настоящее время есть возможность оплачивать перелет, приобретая
электронные билеты .Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59
(далее — Инструкция), разрешает возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов, багажных квитанций (п. 1.12 р. I, п. 1.4 р. II Инструкции).И вот именно здесь и возникает вопрос:
что считать оригиналом электронного билета? В Правилах воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Государственной службы Украины по надзору за обеспечением безопасности авиации от 14.03.2006 г. № 187*, сказано:* Аналогичные определения приведены и в Методических рекомендациях по оформлению электронных авиационных перевозочных документов и Методических рекомендациях относительно требований к форме электронного пассажирского билета и багажной квитанции, электронной квитанции разных сборов, утвержденных приказом Государственной авиационной администрации от 20.01.2009 г. № 37.
1) билет
— документ , который имеет название «Пассажирский билет и багажная квитанция», в том числе электронный билет, выданный перевозчиком (его агентом), который включает условия договора перевозки и сообщения, вместе с полетными и пассажирскими купонами;2)
электронный билет — электронный документ, который включает распечатку маршрута, электронные купоны и, в случае использования, документ для посадки.Электронный купон используется для перевозки по соответствующему рейсу и хранится в базе данных автоматизированной системы бронирования перевозчика (электронный купон для электронного билета то же, что и полетный купон для обычного билета).
Распечатка маршрута
(маршрут/квитанция) — документ (документы), который перевозчик выдает пассажиру, путешествующему по электронному билету, и в котором содержатся, в частности, фамилия пассажира, информация о рейсе. Он не является документом для полета, но является подтверждением для пассажира того, что электронный билет был оформлен. Он может быть предоставлен на обычной бумаге, передан по факсу, электронной почтой и тому подобное. Именно этот документ, полученный пассажиром от перевозчика, при использовании электронного билета и является транспортным билетом в оригинале. И его бы могло хватить для подтверждения факта оформления билета.Однако в своем прошлогоднем письме, которое упоминалось выше, Минфин указал, что распечатка маршрута не является документом, подтверждающим стоимость понесенных работником расходов на проезд, и потому не может быть основанием для возмещения таких расходов. При этом в качестве подтверждающих документов Минфин желал видеть
«приходные и расходные кассовые ордера и соответствующие квитанции, подписанные и заверенные печатью в установленном порядке».В комментируемых сегодня
письмах** Минфин продвинулся немного дальше и уже требует, чтобы в случае приобретения электронных билетов налогоплательщик мог подтвердить расходы на их приобретение соответствующими расчетными и платежными документами, кроме этого, командированный работник должен предоставить оригиналы документов, которые бы удостоверяли факт проезда. Такими документами, по мнению Минфина, является оригинал отрывной части посадочного талона.** Заметим, что вопрос электронных билетов попыталась рассмотреть и ГНАУ (письмо от 16.02.2009 г. № 1300/6/17-0716), однако эту попытку вряд ли можно назвать удачной: авторы письма просто процитировали нормы Инструкции и попытались переложить бремя решения проблемы на Минфин.
С учетом этого при использовании электронных билетов
в качестве подтверждающих документов лучше иметь:1) распечатку маршрута (подтверждает факт оформления билета);
2) посадочный талон пассажира (его отрывную часть — подтверждает факт использования билета);
3) расчетный документ, подтверждающий приобретение билета (т. е. оплату его стоимости). В зависимости от способа оплаты это может быть:
— при безналичной оплате (с текущего счета предприятия) — платежное поручение;
— при оплате банковской платежной карточкой (корпоративной или личной — в случае если на нее, к примеру, перечислен работнику аванс на командировку) — чек банкомата, квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов платежной карточкой или выписка по карточному счету, заверенная подписью и печатью банковского учреждения;
— при оплате наличными — чек РРО.
