СМЕНА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА НА ПРЕДПРИЯТИИ —
разъясняют Минтруда и ГНАУ
Письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 23.10.2009 г. № 251/06/186-09
«Об увольнении главного бухгалтера»
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462
«О порядке смены на предприятии лица, уполномоченного осуществлять налоговый учет»
В комментируемых
письмах Минтруда и ГНАУ разъяснили отдельные моменты увольнения-приема главного бухгалтера на предприятии.1. Задержка увольнения по причине отсутствия нового главного бухгалтера
. Минтруда в комментируемом письме указывает на то, что не могут быть причиной для задержки увольнения главного бухгалтера такие причины*, как:—
отсутствие кандидатуры нового главного бухгалтера;—
необходимость сдачи отчетности за соответствующий период работы.* Мы также на это указывали в статье «Смена главного бухгалтера на предприятии: провожаем старого и принимаем нового без проблем»// «БН», 2008, № 18, с. 22.
На главного бухгалтера, как и на других наемных работников, распространяются нормы трудового законодательства. И поэтому, если работник увольняется на основании
части первой статьи 38 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ), он имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя письменно за две недели. Если увольнение обусловлено невозможностью продолжать работу по основаниям, названным в части первой ст. 38 КЗоТ, то работодатель должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник, и никакие причины не могут быть помехой для увольнения.Также главному бухгалтеру, как и другим увольняемым работникам, в день увольнения необходимо выдать должным образом оформленную трудовую книжку и произвести с ним расчет в сроки, указанные в
ст. 116 КЗоТ (ст. 47 КЗоТ). О начисленных суммах, причитающихся главбуху при увольнении, следует его уведомить письменно**.** Подробнее о том, что надо выплатить при увольнении, см. в консультации «Выплаты работникам при увольнении» рубрики «Шпаргалка бухгалтера»// 2009, № 16, с. 23.
2. Два бухгалтера при передаче дел
. Что касается трудовых отношений с двумя бухгалтерами в период передачи-приема дел от старого бухгалтера к новому, то Минтруда отмечает, что нельзя принимать на должность, не являющуюся вакантной, нового работника. При этом наименования должностей, численность персонала и оклад по каждой должности фиксируются в штатном расписании***. Прием работника, как отмечает Минтруда в комментируемом письме, осуществляется согласно штатному расписанию.*** Как составить штатное расписание, см. в статье «Штатное расписание: как составить и внести изменения»// «БН», 2007, № 49, с. 17.
Из приведенного можно сделать такой вывод: поскольку на предприятии (в штатном расписании) не может быть двух главных бухгалтеров, а в момент передачи-приема дел от старого бухгалтера к новому оба они выполняют трудовые функции (особенно если необходимость передачи-приема дел при смене главбуха закреплена в должностной инструкции главбуха), то трудовой договор должен быть заключен с каждым из них. При этом один из них должен быть главным бухгалтером (обычно это увольняющийся бухгалтер), а второй — обычным бухгалтером (обычно это принимаемый на должность нового главбуха работник, которого при увольнении старого главбуха переводят на его должность)****.
**** Заметим, что на практике, как правило, дела передают в «свободное от работы» время.
3. Кто принимает дела при отсутствии нового главбуха
? Как отмечает Минтруда в комментируемом письме, в случае отсутствия замены главному бухгалтеру на момент его увольнения дела обычно принимает руководитель предприятия. Это вполне оправдано, поскольку согласно ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете***** вопрос организации бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции его собственника (уполномоченного органа) в соответствии с законодательством и учредительными документами.***** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Кроме того, ГНАУ в своем комментируемом
письме вполне справедливо отметила, что Законом о бухучете не предусмотрена норма относительно приема-передачи дел в случае назначения и увольнения главного бухгалтера. То есть предприятие самостоятельно принимает решение, нужны ли ему такие процедуры, как передача дел в случае увольнения главного бухгалтера и назначение другого, а также проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности и кто ее должен проводить (собственными силами, аудитор и т. п.).4. Необходимость уведомления налоговой инспекции о смене главбуха
предусмотрена п. 7.9 Порядка учета плательщиков налогов, сборов (обязательных платежей), утвержденного приказом ГНАУ от 19.02.98 г. № 80. Орган госналогслужбы вносит изменения в данных юридических лиц на основании:—
заявления (форма № 1-ОПП — приложение 1 к Порядку № 80) с пометкой «Зміни»;— данных о таких лицах, которые указываются плательщиком налогов в налоговых декларациях, расчетах, отчетах, если таких данных достаточно для однозначной идентификации ответственных лиц плательщика налогов.
На практике сотрудники ГНИ просят предоставить именно
заявление и дополнительно к нему копии паспорта нового главного бухгалтера (документа, его заменяющего), его карточки физического лица — плательщика налогов (с индентификационным номером) и документа, подтверждающего полномочия главного бухгалтера (как правило, это приказ (распоряжение) о приеме на работу).5. Обязанность главбуха проверить период работы предыдущего главбуха
.Ответственность нового главбуха за период работы его предшественника — извечная тема для споров. Свою позицию по данному вопросу высказала ГНАУ. По ее мнению, «
для избежания случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей». Таким образом, ГНАУ предлагает проверить новому главбуху период работы своего предшественника, который попадет в составляемые нарастающим итогом отчеты, поскольку подпись под отчетом за нарастающий период поставит уже новый главный бухгалтер (например, декларацию по налогу на прибыль предприятия, налоговый расчет сбора за загрязнение окружающей природной среды). Следовательно, именно он и будет отвечать за правдивость внесенных данных в такой отчет, даже если бухучет в этот период вел его предшественник.Мы с таким подходом не согласны. Считаем, что новый бухгалтер несет ответственность за свои действия с момента вступления на должность главного бухгалтера. Что касается необходимости проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась от прежнего бухгалтера, то в обязанности нового главбуха это не включается (это не предусмотрено
п. 7 ст. 8 Закона о бухучете, как правило, в должностной инструкции это тоже не прописано). Кроме того, это физически сделать практически невозможно (особенно при значительных объемах учетных работ).В то же время ГНАУ и ранее разделяла подобную позицию в отношении необходимости проверки новым бухгалтером бухгалтерской документации, которая осталась от прежнего бухгалтера (
письмо от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119). Если это не сделать, то в случае доначисления штрафных санкций при проверке, по мнению ГНАУ, бухгалтера могут привлечь к уголовной ответственности за служебную халатность (ст. 367 Уголовного кодекса Украины), правда, «благородно» освободив его при этом от ответственности за умышленное уклонение от уплаты налогов (ст. 212 Уголовного кодекса Украины).В заключение посоветуем работодателю при наличии финансовых возможностей при смене главбуха на предприятии провести независимый аудит, что даст новому бухгалтеру уверенность в достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, которые ему достались от старого бухгалтера и которые он будет использовать при составлении отчетности. Собственнику же это даст уверенность в том, что бухгалтерский и налоговый учет на предприятии организован и ведется должным образом.
