ИНФОРМАЦИЯ НА КАССОВЫХ ЧЕКАХ
исчезла — подтверждаем
наличные расчеты
К сожалению, случаются ситуации, когда с кассовых чеков, которые подтверждают расчеты с поставщиками и которые работники прилагают к Отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, исчезает информация полностью или частично. Чем это чревато? Что делать в такой ситуации? Как избежать проблем в будущем?
На эти и другие вопросы мы ответим в сегодняшней статье.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Перечень № 41
— Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
Чем чревата утеря информации с кассового чека?
Особо не обнадеживая, отметим, что подобная ситуация не из самых легко решаемых, поскольку на сегодня этот вопрос на законодательном уровне не урегулирован. Причиной исчезновения информации с фискальных кассовых чеков может быть и недоработка РРО, и низкое качество краски и бумаги, на которой печатают чеки (как правило, это характерно для чеков, распечатанных на термобумаге), и ненадлежащие условия хранения документов.
Ответственность за сохранение обработанных документов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, лежит на собственнике (уполномоченном им органе) (
п. 3 ст. 8 Закона о бухучете). Кассовые чеки, подтверждающие потраченные на хознужды предприятия наличные средства, должны храниться в течение 3 лет при условии проведения налоговой проверки (Перечень № 41).Необходимость выдачи фискальных кассовых чеков для продавца предусмотрена
Законом об РРО. С точки зрения этого Закона, расчетным документом является документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврат) средств, покупку-продажу иностранной валюты, напечатан в случаях, предусмотренных Законом об РРО, и зарегистрированным в установленном порядке РРО, или заполненный вручную.Превращение чека, подтверждающего понесенные наличные расходы, в белый кусочек бумаги, может обернуться для предприятия
негативными последствиями.1. Налог на прибыль
. Согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в валовые расходы предприятие не может включить расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. Распечатанный на РРО кассовый чек согласно ст. 2 Закона об РРО является расчетным документом.Поэтому при проведении проверки проверяющие могут не признать валовые расходы, которые не подтверждены таким «побелевшим» чеком. В результате предприятию доначислят исходя из таких сумм (без НДС) налог на прибыль, пеню и штрафные санкции.
В свою очередь, кассовый чек с исчезнувшей информацией для целей
п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль является испорченным расчетным документом. А следовательно, предприятие может воспользоваться нормой данного подпункта для его восстановления (см. раздел «Варианты решения проблемы исчезновения информации с чека» на с. 41).2. НДС
. Кассовый чек, который подтверждает принятие платежа поставщиком от получателя таких товаров (услуги) и в котором определены общая сумма платежа, сумма налога и налоговый номер поставщика, согласно п.п. 7.2.6 Закона об НДС является основанием для начисления налогового кредита без налоговой накладной. По такому чеку можно формировать налоговый кредит при сумме платежа до 10000 грн. (с учетом НДС). Если же в кассовом чеке не указан налоговый номер поставщика, то в налоговый кредит относят сумму уплаченного НДС при сумме платежа, не превышающей в день 240 грн. (200 грн. без НДС)*.* Подробнее см. статью «Налоговый кредит по НДС без налоговых накладных — вопросы и ответы» // «БН», 2008, № 44, с. 13.
Получается, что если по испорченному кассовому чеку ранее относили суммы НДС в налоговый кредит, то при проверке плательщику НДС нечем будет подтвердить свой налоговый кредит, что приведет к доначислению НДС, штрафных санкций и пени.
3. Наличные расчеты.
А при проверке кассовой дисциплины согласно п. 7.39 Положения № 637 проверяющие, проверяя Отчеты об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), особое внимание уделяют наличию оригиналов подтверждающих документов. «Побелевший» чек, который не содержит информации, проверяющие вряд ли признают документом, подтверждающим уплату покупателем наличных средств. За это нарушение на предприятие (предпринимателя) могут наложить штраф в размере уплаченных средств (абзац шестой ст. 1 Указа № 436).4.
Налог с доходов физических лиц. Кроме того, проверяющие на сумму «побелевших» чеков могут не признать факт того, что работники по таким документам отчитались за выданные им под отчет средства. При формальном подходе проверяющие могут доначислить исходя из таких сумм штраф в размере 15 % и налог с доходов (с применением «натурального» коэффициента). Примечательно, что такие штрафные санкции должны уплатить именно работники, а не предприятие. В свою очередь работники правомерно могут отказаться платить, поскольку составленный Отчет был ранее утвержден руководителем и именно он несет ответственность за дальнейшую судьбу обработанных документов. В то же время и работодатель такого работника не должен платить вышеназванные штрафные санкции, поскольку они должны налагаться именно на работника, а не на налогового агента. Получается замкнутый круг.
| Вариант | Пояснение |
| СПОСОБЫ СОХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ НА КАССОВОМ ЧЕКЕ | |
| 1. Ксерокопия чека, заверенная продавцом | Необходимо сделать копию чека и попросить поставщика нанести надпись «Копия верна, с оригиналом сверено», а также заверить ее подписью должностного лица поставщика и его печатью. Сделать копию лучше сразу в момент осуществления расчетной операции. В то же время поставщик вовсе не обязан делать и заверять копию выданного им чека — это его право, а не обязанность. Он должен только выдать в момент осуществления расчетной операции расчетный документ, что он и сделал, выдав вам чек РРО. Заверенную копию прилагают к оригиналу кассового чека. Что касается легитимности такого документа, то, к сожалению, он не является оригиналом самого кассового чека, как того требует Положение № 637. И поэтому все зависит от лояльности проверяющих (признают они или нет валовые расходы, налоговый кредит и факт подтверждения израсходования средств подотчетным лицом)
|
| 2. Ксерокопия чека, заверенная покупателем | В этом случае к оригиналу чека прилагают ксерокопию чека, на которую наносят надпись «Копия верна, с оригиналом сверено» и заверяют ее подписью директора и главного бухгалтера, а также печатью предприятия. С легитимностью такой заверенной копии возникают проблемы, аналогичные копии, заверенной поставщиком |
| 3. Ламинирование | Ламинирование поможет защитить чек от воздействия внешних факторов внешней среды. Ламинирование на сегодняшний день является широко распространенной услугой, а на многих предприятиях есть свои ламинаторы. Расходы на ламинирование вполне могут быть оправданны, если сравнить потери, которые может понести предприятие в случае исчезновения на чеке информации, со стоимостью ламинирования. Это вполне оправданно в ситуации с чеками на значительные суммы |
| 4. Нотариальное заверение | Право удостоверять верность копий (фотокопий) документов и выписок из них предусмотрено для нотариусов (государственных и частных) ст. 34 Закона Украины «О нотариате» от 02.09.93 г. № 3425-XII. Поэтому с чеков можно снимать ксерокопии и потом их заверять у нотариуса. Конечно, подобное предложение может показаться многим нелепым, но когда речь заходит о чеках на значительные суммы, то, оценив потери в случае, когда вместо чека при проверке окажется чистая бумажка, а не первичный документ, подобное предложение уже абсурдом не покажется. Правда, на практике не все нотариусы хотят заверять подобного рода документы
|
| ВАРИАНТЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ УТЕРЯННОЙ ИНФОРМАЦИИ С КАССОВОГО ЧЕКА | |
| 5. Экспертиза | Как правило, эксперты, используя современные методы исследования документов, могут прочесть исчезнувшую информацию. Эксперт подтвердит, что выцветшая бумажка — это кассовый чек, и распознает исчезнувшую с него информацию. Однако услуги экспертов недешевы. Поэтому экспертизу можно позволить себе разве что при решении спора уже в суде и в случае, если это будет экономически оправдано (или если будет возможность переложить эту экспертизу на другую сторону) |
| 6. Восстановление первичных документов по процедуре их утери | Для целей сохранения валовых расходов, руководствуясь п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль, в случае утери, уничтожения или порчи документов можно пройти процедуру восстановления первичных документов. Подробно о процедуре восстановления см. статью «Потеряли первичный документ: что делать и как отстоять свои расходы?»// «БН», 2007, № 50, с. 27. Но в этом случае проблема также есть, ведь оригинал фискального чека РРО поставщик не даст, в лучшем случае он даст дубликат в виде копии чека контрольной ленты. В этом случае поставщик (при желании) может найти контрольную ленту, которая фактически является копией кассовых чеков. Она согласно п. 10 ст. 3 Закона об РРО должна храниться в течение 3 лет. Сняв с нее копию, написав «Дубликат» и поставив печать, он выдаст ее покупателю.Но! В этом случае мы опять имеем дело с копией документа, а поэтому легитимность такого документа — по усмотрению проверяющих. Другой документ, подтверждающий получение наличных средств через РРО, поставщик выдать не может. Так, например, квитанцию к приходному кассовому ордеру выписать нельзя, поскольку он подтверждает получение денег в кассу, и при встречной проверке могут возникнуть проблемы уже у поставщика. Остается надеяться, что проверяющим такого документа будет достаточно. В этой ситуации очень пригодится сделанная при поступлении в бухгалтерию копия кассового чека или хотя бы наличие реквизитов такого чека |
