Переходящие отпускные: отражаем в ф. № 1ДФ

Как отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ переходящие отпускные (июнь — июль), учитывая, что на предприятии начисление принято проводить в месяцах, на которые фактически приходится отпуск?

(г. Харьков)

Начисление отпускных частями отдельно по каждому месяцу, на который приходятся дни отпуска, является правильным с точки зрения бухучета и отражения в отчетности. Так, п.п. 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5, предусмотрено, что суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце.

К тому же такой способ распределения начисленных сумм отпускных необходим для определения (согласно п.п. 169.4.1 Налогового кодекса Украины; далее — НКУ):

— предельной суммы зарплаты, которая дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ);

— размера ставки НДФЛ (15 % или 17 %), которую необходимо будет применить в каждом конкретном месяце.

К тому же распределение отпускных в разрезе по месяцам необходимо для сравнения с максимальной величиной дохода, с которой взимается ЕВС.

Согласно ст. 21 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР отпускные выплачиваются работнику за 3 дня до ухода в отпуск в полном объеме за весь период отдыха (в нашем случае — в июне 2013 года). НДФЛ перечисляется в бюджет со всей суммы отпускных при их выплате (п.п. 168.1.2 НКУ). В связи с этим возникает вопрос — как правильно отразить отпускные, переходящие из одного отчетного квартала в другой, а также сумму удержанного с них и перечисленного в бюджет НДФЛ в Налоговом расчете по форме № 1ДФ (далее — ф. № 1ДФ).

Информация о начислении отпускных отражается в ф. № 1ДФ в сумме, которая фактически начислена в текущем периоде. Что касается информации о выплате, то согласно п. 3.3 Порядка № 1020* (на это указывали и специалисты Минтруда в консультации в разделе 103.25.1 ЕБНЗ), зарплата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в ф. № 1ДФ за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который зарплата была начислена.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом ГНАУ от 24.12.10 г. № 1020.

Применительно к нашей ситуации отпускные за дни, приходящиеся на:

— июнь отражаются в ф. № 1ДФ за II квартал 2013 года;

— июль — в ф. № 1ДФ за III квартал 2013 года (причем как в части начисления, так и в части выплаты, несмотря на то что они фактически выплачены во II квартале 2013 года).

Пример. Работник ушел в отпуск 25.06.13 г. на 18 календарных дней. Соответственно, ему начислены:

— зарплата за июнь 2013 года (01.06.13 — 24.06.13 г.) в размере 3750 грн.;

— отпускные за июнь 2013 года (6 дней: 25.06 — 30.06.13г.) — 510 грн.;

— отпускные за июль 2013 года (12 дней: 01.07 — 12.07.13 г.) — 1020 грн.;

— зарплата за июль 2013 года (14.07 — 31.07.13 г.) — 3250 грн.

Отпускные были начислены и выплачены в июне 2013 года.

Сумма НДФЛ, которую нужно уплатить при выплате отпускных и зарплаты за июнь:

(3750 + 510 + 1020 - (3750 + 510 + 1020) х 3,6 %) х 15 % = 763,49 (грн.).

Окончательный расчет суммы НДФЛ (НСЛ не применяется):

— за июнь 2013 года:

(3750 + 510 - (3750 + 510) х 3,6 %) х 15 % = 616,00 (грн.);

— за июль 2013 года:

(1020 + 3250 - (1020 + 3250) х 3,6 %) х 15 % = 617,44 (грн.).

Отпускные являются составляющей зарплаты, поэтому их в ф. № 1ДФ отражают с признаком дохода «101». Как заполнить ф. № 1ДФ — показано на рис. 1 и 2 (для наглядности зарплату за другие месяцы периодов не показываем).

Более подробно вопросы заполнения ф. № 1ДФ освещены в Теме недели «Форма № 1ДФ-2011: ответы на популярные вопросы» // «БН», 2011, № 30, с. 17.

Рис. 1. Образец заполнения ф. № 1ДФ за II квартал 2013 года

Рис. 2. Образец заполнения ф. № 1ДФ за III квартал 2013 года

Дарья КРАВЧЕНКО