«ПОД ОТЧЕТ ЗА СВОЙ СЧЕТ»:
как определить сроки расчетов и исковой давности?
Письмо Министерства доходов и сборов Украины от 01.10.13 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14
«О возмещении расходов, понесенных работником»
Ваш работник за свой счет купил товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия или использовал собственные средства в командировке? Понятно, что ему нужно эти расходы возместить. Но какой крайний срок? И когда стартует течение срока исковой давности (далее — ИД)?
Понятно, что если вы заключали с работником договор поручения, то в нем и найдете срок расчетов. Но часто его не заключают. Письмо как раз этого случая и касается.
Так вот, если договора поручения нет (или срок расчетов в нем не указан), действуйте согласно ч. 2 ст. 530 Гражданского кодекса Украины: работник может требовать компенсировать расходы в любое время, а вы должны рассчитаться в 7-дневный срок со дня предъявления требования.
Но в чем особенность ситуации? Днем предъявления требования можно считать день, когда был утвержден авансовый отчет, а можно — день предъявления отдельного письменного требования.
Налоговики в комментируемом письме проголосовали за вариант с отдельным требованием, равно как и Минтруда в письме от 10.08.09 г. № 193/06/186-09 // «БН», 2009, № 41, с. 7.
Но! Такой вариант возможен, если срок расчетов не привязан коллективным (трудовым) договором ко дню утверждения авансового отчета. Если привязан, то Миндоходов требует исчислять срок ИД со дня, следующего за днем утверждения авансового отчета.
Важно! Налоговики часто приравнивают задолженность по расчетам с работником к возвратной финпомощи (ФП). Это не так, ведь наша ситуация не опосредована договором займа.
А вот когда истечет срок исковой давности, задолженность действительно станет безвозвратной ФП и попадет в доходы работодателя (пп. 14.1.257, 135.5.4, п. 292.3 НКУ).
Екатерина ЛОПАТКИНА
