Трудовой архив: для кого, зачем и как?

Что такое Трудовой архив?

Ответить на этот вопрос нам поможет Типовое положение № 864/5. В нем сказано, что Трудовой архив — это архивное учреждение, которое создается по решению сельского, поселкового, городского совета и содержится за счет средств местного бюджета, средств, полученных за научно-техническую обработку и хранение архивных документов, и средств из других источников, не запрещенных законом.

Заметьте! Типовое положение № 864/5 предусматривает также создание Объединенных трудовых архивов. Такой архив основывает районный совет на основании делегирования сельскими, поселковыми, городскими советами рай- она части собственных полномочий по его созданию. Таким образом, юрисдикция Объединенного трудового архива распространяется на территорию всего административного района.

По факту, подобные архивы существуют давно, но носят иные названия: «районный Трудовой архив» или «Трудовой архив районного совета».

Важно! Типовое положение № 864/5 устанавливает, что Трудовой архив создается исключительно как юрлицо публичного права, имеет собственную печать со своим наименованием, штампы и бланки, счета в органах Госказначейства.

Раньше Трудовой архив мог и не иметь статуса юрлица. Иногда в архивном отделе местного совета просто выделяли отдельное подразделение, которое и выполняло функции Трудового архива. Такое подразделение имело свой штамп и бланки, а для удостоверения архивных справок, копий, извлечений из архивных документов использовалась гербовая печать соответствующего органа местного самоуправления. Вероятно, вскоре подобные подразделения ждет реорганизация.

Цель Трудового архива — централизованное временное хранение архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых и других правоотношений юрлиц и физлиц-предпринимателей, а также других архивных документов, которые не относятся к НАФ.

Необходимо отметить, что для включения в НАФ документы должны представлять историко-культурную ценность. В деятельности большинства предприятий и предпринимателей такие документы не создаются. Поэтому иметь дело с НАФ вам, скорее всего, не придется. А если вы все-таки попадете в список лиц, которые должны передавать документы НАФ, то архив обязан сообщить вам об этом письменно (п. 3.6 разд. II Правил № 656/5).

Для идентификации принадлежности документов к НАФ Правила № 16 требуют от предприятий (на физлиц-предпринимателей эти требования не распространяются):

• не позднее одного года с начала деятельности предприятия обратиться в один из госархивов, в зоне комплектования которого они находятся, для проведения экспертизы ценности документов (п.п. 4.2.1);

• ежегодно проводить экспертизу ценности документов экспертной комиссией, созданной на предприятии (п.п. 4.5.1).

Какие документы хранятся в Трудовом архиве?

Перечень документов, которые хранятся в Трудовом архиве, приведен в п. 10 Типового положения № 864/5. В него входят, в частности:

1) документы длительного срока хранения по кадровым вопросам (по личному составу) и временного хранения ликвидированных юрлиц независимо от формы собственности, подчинения и физлиц-предпринимателей, которые прекратили свою деятельность.

В документы временного хранения (до 10 лет) попадают, в том числе, регистры бухучета, финотчетности и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, сборов, сроки хранения которых на момент ликвидации не истекли;

2) документы по кадровым вопросам (по личному составу) временного срока хранения, переданные на депонированное хранение на договорных началах действующими юрлицами независимо от формы собственности, подчинения, если иное не предусмотрено действующим законодательством;

3) справочный аппарат, который раскрывает состав и содержание документов.

Обратите внимание! В отличие от «старого» Примерного положения о Трудовом архиве, утвержденного приказом Госкомархивов от 20.05.04 г. № 58, новое Типовое положение № 864/5 предусматривает, что в случае прекращения деятельности (разрегистрации) документы в архив сдают не только юрлица, но и физлица-предприниматели. О том, как правильно это сделать, читайте далее.

Прекращаем деятельность и передаем документы в Трудовой архив

Согласно ч. 3 ст. 32 Закона о НАФ в случае ликвидации юрлица ликвидационная комиссия обязана обеспечить упорядочение и сохранность документов, в том числе документов по кадровым вопросам (личного состава), регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей), начислением и выплатой зарплаты работникам. По согласованию с архивным учреждением ликвидационная комиссия также обязана определить место дальнейшего хранения архивных документов юрлица.

Помимо этого для госрегистрации прекращения юрлица госрегистратору нужно предъявить справку архивного учреждения о принятии документов, которые в соответствии с законом подлежат долгосрочному хранению (ч. 1 ст. 36, ч. 1 ст. 37 Закона № 755).

Таким образом, если предприятие ликвидируется, оно обязано передать свои документы в архив. При этом архивные дела, отнесенные к НАФ, передаем в соответствующий госархив, архивный отдел городского совета.

Архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не законченные в делопроизводстве, а также документы по личному составу передаем в Трудовой архив.

Если Трудового архива на соответствующей территории нет, то указанные документы отдаем в госархив, архивный отдел городского совета.

Несколько слов скажем о реорганизации предприятия.

Если в результате реорганизации функции предприятия передаются правопреемнику, то последний принимает по акту документы, не завершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив.

Когда функции реорганизуемого предприятия передаются нескольким правопреемникам (п.п. 12.3.3 Правил № 16):

• архивные дела, относящиеся к НАФ, и архивные дела по основной деятельности, сроки хранения которых еще не истекли, передаются в соответствующий госархив, архивный отдел городского совета;

• документы, не законченные в делопроизводстве, а также документы по личному составу передаются правопреемникам по принадлежности.

В ситуации, когда из состава реорганизуемого предприятия выделяется структурное подразделение, которому предоставляются права предприятия, такому вновь созданному предприятию передают документы, не законченные в делопроизводстве, которые относятся к профилю деятельности «новичка», а также документы по личному составу работников, которые перешли на работу во вновь созданное предприятие (п.п. 12.3.4 Правил № 16).

Внимание! От физлиц-предпринимателей, которые прекращают свою предпринимательскую деятельность, Закон о НАФ и Закон № 755 не требуют передавать документы в архив. Однако этого требует Типовое положение № 864/5 (см. выше). Да оно и понятно. Ведь у предпринимателя-работодателя наверняка есть документы, которые в будущем могут понадобиться работникам для назначения пенсий или других соцвыплат. Поэтому ликвидирующимся предпринимателям тоже придется сотрудничать с Трудовым архивом.

Что же нужно сделать для того, чтобы правильно передать документы в Трудовой архив? Эту процедуру мы условно поделили на 6 этапов.

Порядок передачи и дальнейшего пользования документами предприятия после его реорганизации или ликвидации нужно определить в приказе, другом распорядительном акте или в решении о реорганизации или ликвидации предприятия. Такое положение содержит п.п. 12.3.1 Правил № 16. Здесь же сказано, что передать документы ликвидируемого предприятия обязана комиссия, созданная для передачи дел и имущества.

О том, что передачу документов в Трудовой архив обеспечивает ликвидационная комиссия (ликвидатор), говорят также пп. 4.26 и 4.28 Правил № 656/5.

Таким образом, в обязанности ликвидационной комиссии необходимо включить архивацию документов и их передачу в архив. Для исполнения этой обязанности в состав ликвидационной комиссии целесообразно включить руководителя архивного подразделения предприятия, а если архив входит в состав службы делопроизводства — то руководителя этой службы.

В случае ликвидации юрлица частной формы собственности документы передают в архив на основании договора (п. 4.25 Правил № 656/5). То есть для того, чтобы передать документы по кадровым вопросам (личному составу) и документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационной комиссии (ликвидатору) придется заключить договор с Трудовым архивом.

Поскольку документы в Трудовой архив передают, в том числе, и физлица-предприниматели, то без подписания договора им тоже не обойтись.

Закон о НАФ предписывает предприятию создавать экспертную комиссию (далее — ЭК) — совещательный орган, в состав которого включаются руководители служб делопроизводства и архива, работники структурных подразделений, а также представители местного госархива, архивного отдела городского совета (п.п. 4.4.1 Правил № 16). Председателя ЭК назначает руководитель предприятия. Зачастую им является заместитель руководителя.

Заседания ЭК должны проводиться не реже одного раза в год. Правомочными они считаются в случае, если на них присутствует не менее чем 2/3 состава членов комиссии.

Решение ЭК принимается большинством голосов и оформляется протоколом, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Решение вступает в силу с момента его утверждения руководителем предприятия.

В процессе экспертизы ценности документов ЭК выявляет:

1) документы постоянного хранения. К ним относятся, в частности, документы НАФ;

2) документы с установленным сроком хранения, по истечении которого они могут быть уничтожены:

• документы длительного (более 10 лет) хранения;

• и документы временного (до 10 лет включительно) хранения;

3) документы по личному составу. Эти документы имеют длительный срок хранения (до 75 лет) и представляют особую важность для работников при назначении пенсий и различных видов пособий.

Сроки хранения документов определены в Перечне № 578/5. Кроме того, ликвидирующимся хозсубъектам пригодится Перечень № 430/5 (сам Перечень и наш комментарий к нему вы найдете в «БН», 2013, № 16, с. 5 и с. 21). В него включены документы, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан.

Физлица-предприниматели формально соблюдать требования Перечня № 430/5 не обязаны. Однако передать документы по личному составу в Трудовой архив им все-таки нужно. Поэтому при отборе документов они вполне могут руководствоваться Перечнем № 430/5. А возможность использования предпринимателями Перечня № 578/5 прямо оговорена в его п. 1.4.

Перво-наперво документы, законченные в делопроизводстве, нужно сгруппировать в дела (п. 5.1 Правил № 16). При этом необходимо:

1. Пронумеровать в деле все листы.

Внимание! Нумеруем все страницы, кроме заверительной надписи и внутренней описи. Номер листа проставляем арабскими цифрами в правом верхнем углу. Листы дел, которые состоят из нескольких томов или частей, в каждом томе или части нумеруем отдельно.

2. При необходимости составляем внутреннюю опись на документы, включенные в дело.

3. В конце дела размещаем заверительную надпись. В ней указываем:

• наличие буквенных и пропущенных номеров листов;

• номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками из газет;

• номера листов большого формата;

• номера конвертов с вложениями и их количество.

Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с расшифровкой подписи, должности и указанием даты составления.

4. Дело подшиваем или переплетаем. Если есть особо ценные документы или незатребованные личные документы, то их вкладываем в отдельный конверт и подшиваем его к делу.

Важно! Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу переплетаются в твердую обложку.

5. Оформляем титульный лист дела.

Когда дела оформлены, нужно составить их описи. По результатам экспертизы ценности составляют описи дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт об изъятии для уничтожения дел, не отнесенных к НАФ. Описание дел осуществляем в соответствии с требованиями п. 5.2 Правил № 16.

Описи дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт об изъятии для уничтожения документов следует согласовать с экспертно-проверочной комиссией госархива (экспертной комиссией архивного отдела городского совета). Трудовые архивы принимают документы только по согласованным описям дел (п. 7 Типового положения № 864/5).

Не забудьте также о составлении номенклатуры дел — систематизированного перечня наименований дел, созданных в делопроизводстве хозсубъекта. Составлению номенклатуры посвящен разд. 3 Правил № 16.

В течение года со дня регистрации предприятие должно было согласовать свою номенклатуру дел с одним из госархивов или архивным отделом городского совета (ч. 1 ст. 32 Закона о НАФ). Если вы этого в свое время не сделали, то придется это делать на стадии ликвидации.

Итак, мы оформили документы в дела, составили и согласовали их описи. Теперь передаем в архив документы, три экземпляра описи и справочный аппарат к ней (ответы на вопросы по составлению справочного аппарата к архивным документам вы найдете в разд. 7 Правил № 16).

Помимо этого предприятия вместе с документами подают в архив историческую справку (п. 4.8 разд. II Правил № 656/5).

Архив принимает документы по описи поединично в присутствии представителя лица, передающего их на хранение.

После того как вы передали документы в архив, у вас на руках должен остаться четвертый экземпляр описи и один из двух экземпляров акта приема-передачи документов на постоянное хранение. Акт должен быть составлен по форме, приведенной в приложении 9 к Правилам № 656/5.

Документы временного хранения, срок хранения которых закончился, отбирают для уничтожения. Для этого нужно составить акт об изъятии этих документов для уничтожения по форме, приведенной в приложении 7 к Правилам № 16, и согласовать его с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Если «добро» от госархива получено, акт утверждает председатель ликвидационной комиссии (ликвидатор) и документы можно уничтожать.

Внимание! Дела включаем в акт при условии, что предусмотренный для них срок хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт. Например, в 2014 году в акт можно включить дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством до 01.01.11 г. Если дела должны храниться 5 лет, то в акт об изъятии для уничтожения в 2014 году можно включить дела, законченные делопроизводством до 01.01.09 г.

В большинстве случаев документы передают организациям по заготовке вторсырья по накладным, в которых указывают вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной записывают в акте об изъятии документов для уничтожения (п.п. 4.5.10 Правил № 16).

Если объем дел незначительный, то их можно просто сжечь, о чем в акте сделать соответствующую отметку. Как разъяснил Госкомархивов в письме от 20.04.10 г. № 795/072, о незначительном объеме можно говорить, если вес документов не превышает 10 — 20 кг*.

Эту справку вам нужно будет предъявить госрегистратору для госрегистрации прекращения юрлица. Ее вы заказываете в архиве, куда передавали документы на хранение. Чтобы справку вам выдали без проблем, у вас на руках должны быть:

• опись дел и акт приема-передачи документов, которые были переданы в Трудовой архив;

• опись дел и акт приема-передачи документов постоянного хранения (документов НАФ) (если такие документы передавались в госархив);

• акт об изъятии документов для уничтожения.

Может ли действующий хозсубъект хранить документы в архиве?

Эта возможность предусмотрена только для юрлиц. Такой вывод следует из п.п. 5 п. 8, п.п. 3 п. 10 Типового положения № 864/5.

Предприятие заключает с Трудовым архивом договор о передаче документов на депонированное хранение и оплачивает услуги архива. Для подтверждения расходов понадобятся:

• приказ руководителя о необходимости передачи документов на хранение в архив;

• акт приема-передачи выполненных работ архива;

• документ, подтверждающий оплату услуг архива (квитанция приходного кассового ордера, платежное поручение);

• опись документов с отметками работника архива о наличии (отсутствии) переданных дел.

Выводы

• Предприятия и физлица-предприниматели, которые находятся на стадии ликвидации, обязаны сдавать документы в Трудовой архив.

• Передаче подлежат документы по личному составу и документы временного хранения — регистры бухучета, финотчетности и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, сборов, сроки хранения которых на момент ликвидации не закончились.

• Все документы оформляют в дела.

• Описи дел согласовывают с экспертно-проверочной комиссией госархива (ЭК архивного отдела городского совета).

• Передачу документов в архив подтверждают акт приема-передачи и опись.

Документы и сокращения статьи

Закон о НАФ — Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII.

Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.

Типовое положение № 864/5 — Типовое положение об архивном учреждении сельского, поселкового, городского совета для централизованного временного хранения архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых и других правоотношений юридических и физических лиц, которые не принадлежат к Национальному архивному фонду, утвержденное приказом Минюста Украины от 02.06.14 г. № 864/5.

Правила № 16 — Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархива Украины от 16.03.01 г. № 16.

Правила № 656/5 — Правила работы архивных учреждений Украины, утвержденные приказом Минюста Украины от 08.04.13 г. № 656/5.

Перечень № 578/5 — Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.12 г. № 578/5.

Перечень № 430/5 — Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, которые не принадлежат к источникам формирования НАФ, утвержденный приказом Минюста Украины от 14.03.13 г. № 430/5.

НАФ — Национальный архивный фонд.