Премирование — один из инструментов стимулирования работников. Вознаграждая работника материально, работодатель одновременно признает его заслуги и побуждает его к эффективной деятельности в будущем. Поэтому при наличии финансовых возможностей премировать работников не только благое, но и выгодное для работодателя дело.
Важно! Вопросы премирования работодатель вправе решать самостоятельно. Безусловно, при этом нужно соблюдать гарантии, предусмотренные законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями (ст. 97 КЗоТ и ст. 15 Закона об оплате труда). Как это оформить, читайте далее.
Оформляем правильно
Если у вас на предприятии заключен коллективный договор, то размеры и условия предоставления премий должны быть предусмотрены в нем. А если колдоговора на предприятии нет? Тогда вы должны согласовать вопросы премирования с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным трудовым коллективом представителем/ органом.
Порядок премирования работников, как правило, устанавливается в Положении о премировании, которое является приложением к коллективному договору. Если коллективный договор не заключался, то правила премирования могут быть установлены в локальном акте работодателя (например, Положении о премировании, утвержденном приказом руководителя) или трудовом договоре с работником, если он заключен в письменной форме, контракте. В документе о премировании укажите: виды премий (в том числе там должна быть премия по итогам работы за год и/или премия к Новому году), категории работников, которым они предоставляются (не указываем в трудовом договоре или контракте), размеры премий, условия и сроки выплаты.
Все, о чем сказано выше, у вас уже есть? Тогда остается мелочь — издать приказ (распоряжение) руководителя предприятия, который для бухгалтера — основание для начисления премии по итогам работы за год (так называемой, 13-й зарплаты) и/или премии к Новому году.
На заметку! Премию по итогам работы в текущем году целесообразнее начислить в январе следующего года.
Правильное документальное оформление дает основания утверждать, что вы верно классифицировали выплату и правильно обложили ее НДФЛ, ЕСВ и ВС. Теперь выясним, как это сделать.
Начисляем налоги, взносы, сборы
Для целей налогообложения и премия по итогам работы за год, и премия к празднику — это часть заработной платы. Эти выплаты входят в фонд оплаты труда в составе других поощрительных и компенсационных выплат (п.п. 2.3.2 Инструкции № 5).
Годовую и праздничную премии облагайте как зарплату в общем порядке.
Остановимся только на нюансах.
Такие выплаты относим к месяцу их начисления, т. е. не распределяем по месяцам. Начисляя НДФЛ, помните, что к зарплате применяют дифференцированные ставки 15 и 17 %. Если с учетом премии база налогообложения зарплаты оказалась больше 10 минзарплат, установленных на 1 января отчетного года (в 2014 году — 12180 грн.), то к части базы налогообложения применяйте ставку 15 %, к сумме превышения — 17 %. Базу налогообложения определяем как разницу между начисленной суммой и суммой удержанного ЕСВ и НСЛ (разумеется, при наличии права на нее).
Важно! Если ваш работник пользуется правом на НСЛ, то учтите: и премию по итогам работы за год, и премию к Новому году в составе зарплаты месяца, в котором она начислена, сравниваем с предельным размером дохода (в 2014 году — 1710 грн., для «детской» НСЛ — 1710 х количество детей).
При взимании ЕСВ премию по итогам работы за год сравнивайте с максимальной величиной базы начисления (17 размеров прожитминимума на трудоспособное лицо, в 2014 году — 20706 грн.) в составе дохода за месяц, в котором она начислена. То есть распределять ее по месяцам года, за который она начислена, не нужно!
Помните о соблюдении очередности: при сравнении с максимальной величиной зарплату (в том числе премии) учитывайте в первую очередь, вознаграждение по ГПД на выполнение работ (услуг) — во вторую, больничные и декретные — в третью.
Премия по итогам работы за год и премия к празднику — выплаты, связанные с отношениями трудового найма. Поэтому однозначно вы обязаны удержать с них ВС при начислении.
Напомним, что ВС — это временный сбор, который согласно действующей редакции НКУ введен на период до 01.01.15 г. Вместе с тем велика вероятность, что действие положений п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ, регулирующих порядок удержания ВС, будет пролонгировано, поскольку АТО, к сожалению, не завершена. Учитывая вышесказанное, в случае если премию по итогам работы за год вы будете начислять в январе 2015 года (как мы рекомендуем), следите за нашими публикациями. Мы обязательно сообщим, как будут обстоять дела с ВС в 2015 году.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ и в отчете по ЕСВ поощрительные премии отражаете в составе зарплаты. Нюансов здесь нет, поэтому останавливаться на этом вопросе не будем.
Отражаем премии в налоговом и бухгалтерском учете
Поскольку премия по итогам работы за год и премия к празднику включаются в фонд оплаты труда, суммы таких премий должны попасть в налоговые расходы. Основание находим в пп. 138.8.5, 138.10.2 — 138.10.4 и п. 142.1 НКУ. Во избежание проблем с контролирующими органами позаботьтесь о том, чтобы возможность выплаты поощрительных премий была предусмотрена коллективным (трудовым) договором или другим локальным актом работодателя.
Сумму ЕСВ в части начислений на премии учитывайте в составе расходов на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.
В бухгалтерском учете начисление премии по итогам работы за год и премии к празднику отражайте проводкой Дт 94 (91, 92, 93) Кт 661. Если предприятие использует счета класса 8, то начисление таких премий проводится по дебету субсчета 816 с последующим списанием на соответствующие счета класса 9.
Учитываем поощрительные премии при расчете средней зарплаты
Больничные и декретные. Здесь руководствуемся Порядком № 1266. Премия по итогам работы за год и премия к празднику, как зарплатные выплаты, участвуют в расчете больничных и декретных. Вместе с тем, поскольку это поощрительные выплаты (см. п. 2.3 Инструкции № 5), порядок включения их в расчет средней зарплаты для определения размера больничных и декретных имеет свои особенности (см. абзац второй п. 9 Порядка № 1266).
Если месяц, в котором вы начислили поощрительную премию, попал в расчетный период, но не был отработан полностью по уважительным причинам, то сумму премии включайте в расчет больничных и декретных пропорционально отработанному времени. Помните: уважительных причин всего три (п. 4 Порядка № 1266):
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до 3 лет, а также до 6 лет (по медицинскому заключению).
Несмотря на то, что декретные рассчитывают исходя из календарных дней, сумму поощрительной премии, начисленной в «неполном» месяце расчетного периода, определяем, как и для больничных, пропорционально рабочим дням (часам).
Если же работник в расчетном периоде не работал по другим причинам, например, находился в отпуске, то поощрительные премии учитывайте полностью.
Важно! Поощрительные премии (их часть) включайте в расчет средней зарплаты в составе выплат того месяца, в котором они начислены.
Обратите внимание: при расчете больничных и декретных не имеет значения, когда начислена годовая премия — в текущем году за предыдущий календарный год или в том году, за который она предоставляется.
Отпускные, военные, командировочные. В данном случае наш ориентир — Порядок № 100.
Сразу отметим, что премия к Новому году не попадет в расчет средней зарплаты для таких выплат (см. п.п. «и» п. 4 Порядка № 100).
Премия по итогам работы за год в расчет средней зарплаты для отпускных, командировочных и военных выплат (средний заработок мобилизованных) попадет только при соблюдении одного условия. Какого? Если она начислена в текущем году (в котором произошло событие, с которым связана выплата) за предыдущий календарный год. Это следует из положений абзаца второго п. 3 Порядка № 100. Например, при предоставлении отпуска в 2015 году в расчете может участвовать вознаграждение по итогам работы за 2014 год, начисленное в 2015 году в одном из месяцев расчетного периода.
Если премия начислена в том же году, за который она предоставлена (например, премию по итогам работы за 2014 год начислили в декабре 2014 года), то в расчет средней зарплаты по Порядку № 100 ее не принимают. Аналогичные разъяснения вы можете найти в письме Минтруда от 24.06.08 г. № 411/13/84-08, а также в консультации специалиста Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 11.
Внимание! Для премии по итогам работы за год, начисленной в текущем году за предыдущий календарный год, действует особый порядок включения в расчет средней зарплаты. Для каждого месяца расчетного периода премия по итогам работы учитывается как 1/12 начисленной суммы, которая прибавляется к зарплате такого месяца (абзац второй п. 3 Порядка № 100).
Таким образом, одноразовое вознаграждение распределяется не между месяцами того года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы.Рассмотрим вышеуказанную особенность на примере отпускных, для которых расчетным периодом в общем случае являются 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Допустим, работник идет в отпуск в феврале 2015 года. В январе 2015 года была начислена премия по итогам работы за 2014 год. Условие по начислению соблюдено (см. выше). Следовательно, ее сумму можно принимать в расчет средней зарплаты. Если количество месяцев расчетного периода равно 12, в расчет средней зарплаты для расчета отпускных попадет вся сумма премии. Работник отработал на вашем предприятии меньше года? Тогда учитывайте только часть годовой премии, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.Если число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, премия по итогам работы за год при расчете средней зарплаты за последние два месяца учитывается пропорционально отработанному времени.
Будем ли индексировать и компенсировать?
Премия по итогам работы за год и премия к празднику не подлежат индексации (см. п. 3 Порядка проведения индексации денежных доходов населения, утвержденного постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078).
А вот в случае задержки выплаты начисленных премий придется начислить компенсацию за задержку выплаты заработной платы согласно Порядку проведения компенсации гражданам потери части денежных доходов в связи с нарушением сроков их выплаты, утвержденному постановлением КМУ от 21.02.2001 г. № 159.
Компенсацию начисляют в случае, если выплату денежных доходов задерживают на один и более календарных месяцев. Напомним, что на страницах нашей газеты мы ежемесячно печатаем готовые индексы для проведения компенсации (см., например, с. 47 сегодняшнего номера).
Информацию о порядке включения поощрительных премий в расчет средней зарплаты и о необходимости индексации/компенсации обобщим в таблице.
| Вид выплаты | Расчет средней зарплаты для: | Индексация | Компенсация | |
| больничных, декретных (Порядок № 1266) | отпускных, военных, командировочных (Порядок № 100) | |||
| Премия по итогам работы за год | +/-* | +/-** | - | + |
| Премия к Новому году | - | |||
| *Включаете в расчет: • в полной сумме, если работник отработал весь месяц или часть месяца находился в отпуске и часть месяца работал, или весь месяц находился в отпуске; • пропорционально отработанному времени, если часть месяца сотрудник отработал и часть месяца отсутствовал по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком) или в месяце расчетного периода работал, находился в отпуске, а оставшуюся часть отсутствовал по уважительным причинам. Не включаете в расчет, если работник: • часть месяца находился в отпуске, а оставшуюся часть отсутствовал по уважительным причинам, и нет ни одного отработанного дня; • весь месяц не работал по уважительным причинам. **Включаете в расчет путем добавления 1/12 начисленной суммы к зарплате каждого месяца расчетного периода, если премия по итогам работы за год начислена в текущем году за предыдущий. Если число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, вознаграждение при расчете средней зарплаты за последние два месяца учитывается пропорционально отработанному времени. Не включаете в расчет, если премию начислили в том же году, по итогам работы в котором ее предоставляют. | ||||
Пусть у всех работодателей будут финансовые возможности вознаградить своих работников за добросовестный труд и поздравить с праздниками! А уж работники отплатят сторицей… Счастливого Нового года и Рождества!
Выводы
-
Премию по итогам работы за год и премию к Новому году облагайте НДФЛ, ЕСВ и ВС в составе зарплаты. Если будете начислять 13-ю зарплату в январе 2015 года, следите за нашими публикациями относительно необходимости удерживать ВС.
-
Премия по итогам работы за 2014 год включается в расчет отпускных при условии, что она начислена в 2015 году. Премию к Новому году в расчет средней зарплаты по Порядку № 100 не включаем.
-
В расчет больничных и декретных поощрительные премии включайте в полной сумме, если в месяце их начисления не было дней, не отработанных по уважительным причинам.
Документы статьи
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.
