Возврат подотчетных сумм на зарплатную карточку работника: возможно ли это
Можно ли перечислить на зарплатную карточку сумму, выданную работнику на хознужды (погасить задолженность перед работником)?
(г. Харьков)
Да, такое право дано юридическому лицу нормами Положения № 637*. Согласно им физлица — доверенные лица предприятия имеют право получать наличные средства с текущего счета юрлица на личные электронные платежные средства (платежные карточки) и использовать их по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637). К ним относят средства, выданные на командировочные расходы и под отчет.
В Положении № 637 и Положении № 223** отдельно не прописана возможность погашения задолженности перед подотчетным лицом с помощью его зарплатной карточки, при этом в них нет и запрета на такие действия.
В то же время в п. 6.7 Инструкции № 492*** предусмотрено, что для осуществления некоторых видов выплат (заработной платы, дивидендов, стипендий, пенсий, социальной помощи, возврата излишне уплаченных сумм и т. п.) юрлицо имеет право открыть текущие счета физическим лицам. Следовательно, предприятие может погасить задолженность перед подотчетным лицом, перечислив деньги на его «зарплатный» счет.
Тем более, что такой вариант имеет ряд преимуществ. Это облегчает жизнь:
• бухгалтеру, ведь такую операцию можно провести в рамках зарплатного проекта;
• самому работнику — ему нет необходимости отчитываться за полученные средства (как в случае с корпоративной БПК).
Да и процедура погашения задолженности по подотчетным суммам состоит всего из 4 обязательных этапов.
Этап 1. Сотрудник отчитывается за потраченные средства не позднее пятого банковского дня после дня завершения командировки или выполнения хозоперации по поручению и за счет предприятия (п.п. 170.9.2 НКУ). Для этого он подает в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет****, вместе с подтверждающими документами.
Этап 2. Работник пишет заявление с просьбой перечислить денежные средства на его зарплатную карточку.
Этап 3. Руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение).
Этап 4. Погашается задолженность с текущего счета предприятия. Заполняя платежное поручение, в назначении платежа обязательно надо указать цель перечисления, номер и дату приказа. Например, «Відшкодування витрат за авансовим звітом №… від… згідно з наказом №… від…».
Подтверждением перечисления средств станет выписка по счету.
Какие еще операции вы можете осуществлять с применением зарплатных и корпоративных карточек, вы можете узнать из таблицы на с. 48.
Правила использования корпоративных и зарплатных карточек
| Корпоративная БПК | Зарплатная БПК | |
| валютная | гривневая | |
| Разрешенные операции с применением БПК | ||
| 1. Снятие наличности за пределами Украины для оплаты командировочных расходов | Снятие наличности для осуществления расчетов, связанных с хоздеятельностью(1) (в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины) | |
| 2. Проведение расчетов в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанных с: • командировочными расходами; • расходами представительского характера; • оплатой эксплуатационных расходов на содержание и пребывание воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины | Осуществление в безналичной форме в гривнях расчетов, связанных с: • уставной и хоздеятельностью; • расходами представительского характера; • командировочными расходами в пределах Украины | |
| Запрещенные операции с применением БПК | ||
| 1. Проведение расчетов по внешнеторговым договорам. 2. Осуществление иностранных инвестиций. 3. Получение зарплаты и других выплат социального характера | Операции, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности | |
| (1) Помните об ограничении наличного платежа одному предприятию (предпринимателю) — 10000 грн. («БН», 2014, № 16, с. 4) | ||
Дарья КРАВЧЕНКО
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.
** Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 30.04.10 г. № 223.
*** Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановленим Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.
**** Форма отчета утверждена приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (см. «БН», 2014, № 5, с. 9).
