«Сводный» расходный кассовый ордер: как оформить

Начнем с того, что согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличностью между собой и с физлицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам лишь в пределах установленной НБУ суммы. Если речь о расчете между предприятием (предпринимателем) и физлицом — в пределах 150 000 грн. (см. п. 1 постановления Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210).

Количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляются расчеты, на протяжении дня не ограничивается.

Учтите: это ограничение распространяется как на расчеты физического лица с предприятием, так и «в обратную сторону» — на расчеты предприятия с физлицом (см. письма НБУ от 25.10.13 г. № 25-311/19450, от 24.03.14 г. № 11-117/12189).

Указанное ограничение не распространяется на: 1) расчеты предприятий (предпринимателей) с бюдже­тами и государственными целевыми фондами; 2) добровольные пожертвования и благотворительную помощь; 3) использование средств, выданных на командировку.

Как видим, выдача работнику средств на хозяйственные нужды, пусть и с проведением последующей компенсации, в числе исключений из «предельного» правила не указана.

С другой стороны, предел 150000 грн. установлен для расчетов за товары (работы, услуги). Это не наш случай.

Но … В последнее время налоговики больше тяготеют к «широкой» трактовке ограничения — см. «БН», 2014, № 33, с. 8. Соответственно, фискальные нападки налоговиков не исключены и, скорее, даже вероятны.

Поэтому настоятельно советуем и в этом случае указанные пределы не нарушать. Или, по крайней мере, получить по этому вопросу индивидуальную налоговую консультацию.

Напомним, админштраф за превышение предусмотрен весьма существенный: от 1700 грн. до 3400 грн. по ст. 163¹⁵ КоАП. В данном случае может пострадать виновное должностное лицо предприятия.

Важная деталь: на расчеты между подотчетным лицом и другими предприятиями (предпринимателями), у которых оно приобретает от имени предприятия товары (работы, услуги), «наличное» ограничение однозначно распространяется. Но сумма его другая —10000 грн. (см. письмо НБУ от 30.01.14 г. № 27-011/3958 // «БН», 2014, № 16, с. 14, консультацию в категории 109.13 ЗІР ГФСУ).

В Положении № 637 не изложены особенности оформления операции выдачи денежных средств по нескольким авансовым отчетам, поэтому остается руководствоваться логикой.

В п. 3.4 Положения № 637 говорится, что выдача наличности из касс проводится по РКО или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, который на это уполномочен руководителем. К РКО могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т. п.

В соответствии с п. 3.5 Положения № 637 в случае выдачи отдельным физлицам наличности (в том числе работникам предприятия) по РКО кассир требует предъявить паспорт или документ, который его заменяет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физлицо расписывается в РКО о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета.

Из этого можно заключить, что РКО выписывается именно на ту сумму средств, которая выдается физлицу. В рассмотренной ситуации это общая сумма выдачи средств по нескольким авансовым отчетам. То есть выписывается один общий РКО на всю сумму денежных средств, выданных за один раз одному физлицу.

Впрочем, ничто не мешает выдать физлицу наличность и по РКО, составленному к каждому авансовому отчету, но это совершенно необязательно и достаточно хлопотно, поскольку необходимо заполнять графы с паспортными данными физлица и отслеживать, чтобы он проставил подпись «Одержав» под каждым ордером.

Поэтому правильнее и удобнее в этом случае все же составить сводный РКО.

В случае выписки сводного РКО возникает вопрос с тем, как подтвердить, что по РКО была выдана сумма задолженности по нескольким авансовым отчетам?

Для того чтобы «снять» все вопросы у проверяющих, мы рекомендуем составить такие документы.

1. Заявление физлица с просьбой погасить задолженность перед ним по конкретным авансовым отчетам.

2. Приказ о погашении задолженности перед физлицом по конкретным авансовым отчетам.

НАКАЗ

Кроме того, в каждом авансовом отчете необходимо заполнить графу «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером» с указанием суммы, выданной по РКО по данному авансовому отчету, даты и номера РКО.

В самом РКО все авансовые отчеты перечислять не надо, можно дать ссылку на приказ, в соответствии с которым происходит выдача денежных средств.

Нюанс: в п. 3.4 Положения № 637 говорится, что если на приложенных к РКО документах, заявлениях, счетах и т. п. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обязательна. Однако поскольку контролеры «под микроскопом» исследуют РКО при проверках, мы рекомендуем в любом случае проставлять на РКО подпись за директора. Лишней она не будет — а вот возможные вопросы «снимет».

Выдачу средств подотчетному лицу на законных основаниях можно оформить расходной ведомостью, что прямо предусмотрено в п. 3.4, 3.5 Положения № 637. В этой ведомости в графе 6 «Примітки» можно перечислить номера авансовых отчетов, по которым погашается задолженность.

В то же время использование расходной ведомости связано с повышенными рисками. В частности, из судебной практики следует, что проверяющие предъявляют такие претензии к оформлению расходной ведомости.

1. Расходная ведомость оформляется только на «зарплатные» выплаты. К примеру, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 11.08.14 г. по делу № 818/1489/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/40179558) обстоятельства были такими. Налоговики «не признали» факт выдачи наличности в счет выплаты арендной платы с помощью расходной ведомости. Выданную по ведомости сумму они «приплюсовали» к остатку наличности в кассе и наложили штраф по ст. 1 Указа № 436 за превышение лимита — в двукратном размере сумм обнаруженной сверхлимитной наличности за каждый день. Предприятию пришлось судиться. Суд справедливо обратил внимание на то, что в самой форме расходной ведомости предусмотрена выдача наличности не только на зарплату, а и на «другие выплаты». На этом основании налоговое уведомление-решение было признано неправомерным.

2. Расходная ведомость оформляется отдельно на каждое лицо. Такие претензии проверяющие предъявили к предприятию в деле, рассматриваемом в постановлении Сумского окружного административного суда от 26.03.14 г. по делу № 818/655/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/37997099). Суд подтвердил правомерность составления расходной ведомости на нескольких лиц и заметил, что в п. 3.5 Положения № 637 предписано оформлять ведомость отдельно на работников предприятия и отдельно на сторонних лиц, а не отдельно для каждого лица.

3. РКО к расходной ведомости не содержал подписи получателей. Эти претензии предъявляются чаще всего. Налоговики в таких случаях «не замечают» нормы п. 3.10 Положения № 637, а акцентируют внимание на его п. 3.5, в соответствии с которым для выведения остатка наличности в кассе не принимаются РКО или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

В судебных инстанциях подобные претензии удается успешно обжаловать. См., например, определение Харьковского апелляционного админсуда от 21.07.14 г. по делу № 820/7525/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39906723), Киевского апелляционного админсуда от 12.06.14 г. по делу № 826/1087/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39196247).

Суды исходят из того, что нормы п. 3.10 Положения № 637 являются специальными по отношению к п. 3.5 Положения № 637. А первые прямо предусматривают, что в кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на выдачу наличности по расходным ведомостям), реквизит «Одержав» или «Прийнято від» не заполняется. На это обратил внимание и Нацбанк в письме от 22.04.13 г. № 11-117/1363/487// «БН», 2013, № 26, с. 10.

Кстати, примечательно, что в судебной практике встречаются и противоположные решения, в которых выдачу средств по РКО к расходной ведомости с подписью получателя и с подписью в самой расходной ведомости налоговики трактовали как две отдельные выдачи. И приходили к выводу о неоприходовании в кассу такой «второй» суммы (см. определение Днепропетровского апелляционного админсуда от 21.10.14 г. по делу № 804/11616/13-а (http://reyestr.court.gov.ua/Review/41201988)). Поэтому лучше не нарушать нормы п. 3.5 Положения № 637 и подпись получателя на РКО к расходной ведомости не ставить.

Выводы

• Безопаснее соблюдать 150-тысячное наличное ограничение и в случае компенсации средств подотчетному лицу.

• РКО выписывается именно на ту сумму средств, которая выдается физлицу. В частности, на общую сумму выдачи средств по нескольким авансовым отчетам.

• Для подтверждения факта выдачи наличности по «сводному» РКО в счет задолженности по конкретным авансовым отчетам следует составить заявление физлица с просьбой погасить задолженность перед ним по конкретным авансовым отчетам, а также оформить приказ о погашении задолженности перед физлицом по таким авансовым отчетам. При этом в каждом авансовом отчете необходимо заполнить графу «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером» с указанием суммы, выданной по РКО по данному авансовому отчету, даты и номера РКО.

• В самом РКО все авансовые отчеты перечислять не надо, можно дать ссылку на приказ, в соответствии с которым происходит выдача денежных средств.

• Выдачу средств подотчетному лицу можно оформить расходной ведомостью, но этот способ документального оформления связан с повышенными рисками.

Документы статьи

Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» в редакции Указа Президента Украины от 11.05.99 г. № 491/99.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.