Как исправить ошибки в форме № 1ДФ

Что, как и когда исправляем

Тривиальная ситуация. Налоговый агент заполнил и предоставил форму № 1ДФ, но позже выяснилось, что в нее закралась ошибка из-за неправильного расчета, описки или по другой причине. Что ж, предоставленную ранее информацию придется откорректировать по установленным правилам. Подвигнуть к этому вас могут:

• самостоятельно выявленные ошибки в ранее поданных Налоговых расчетах;

• информация из уведомлений о выявленных ошибках, полученных от ГНИ.

Для исправления неверной информации существует два способа. Налоговому агенту нужно предоставить:

1) либо новый отчетный Налоговый расчет;

2) либо уточняющий Налоговый расчет ( разд. IV Порядка № 4).

Новый отчетный Налоговый расчет подают, если ошибка в уже поданной форме № 1ДФ была выявлена вами до окончания предельного срока ее подачи* ( п. 4.2 Порядка № 4). То есть такой вариант подойдет не всегда.

* Форму № 1ДФ предоставляют отдельно за каждый квартал в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала ( п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.1 Порядка № 4). Если последний день срока предоставления Налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока будет считаться операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.

Например, форму № 1ДФ за 2 квартал 2015 года вам нужно подать с учетом переноса не позднее 10 августа 2015 года (9 августа — воскресенье). Бухгалтер подал Налоговый расчет 3 августа 2015 года, а 5 августа он обнаружил ошибку. В такой ситуации не позднее 10 августа 2015 года он может подать новый отчетный Налоговый расчет.

Второй способ исправиться — подать уточняющий Налоговый расчет. Как вы уже догадались, его предоставляют, если ошибка в форме № 1ДФ была обнаружена после окончания предельного срока подачи ( п.п. 4.3 Порядка № 4).

Например, в августе 2015 года вы обнаружили ошибку, допущенную при формировании формы № 1ДФ за 1 квартал 2015 года. Поскольку предельный срок ее подачи за 1 квартал 2015 года уже давно прошел, исправляться следует через уточненку.

Техника исправления

Какой вид Налогового расчета и когда подавать, мы с вами разобрались. Теперь перейдем к тому, как вносить корректирующие записи. Новый отчетный и уточняющий Налоговые расчеты заполняют на основании информации из ранее поданной формы № 1ДФ. Формируют их по одним правилам. Они достаточно просты и сводятся к следующему.

Для исключения одной ошибочной строки из предварительно поданной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — строка на исключение.

Для введения новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — строка на введение.

Замена ошибочной строки на правильную проводится так: изымаем ошибочную информацию с указанием в графе 9 значения «1» и вводим правильную информацию, указав в графе 9 такой строки значение «0». То есть в этом случае следует заполнить две строки, одна из которых изымает ошибочную информацию, внесенную ранее, а вторая — вносит правильную.

Важно! В новом отчетном и уточняющем Налоговых расчетах вы приводите информацию только по уточняемым строкам. Вам не нужно переписывать все строки табличной части расчета, которые были заполнены в форме № 1ДФ с отметкой «звітний». Нужно просто исключить/ввести/заменить нужные строки по правилам, озвученным выше.

Если вы заполняете новый отчетный или уточняющий Налоговый расчет на бумаге («извлекаете» неправильную строку и «вводите» новую), итоговые строки по графам 3а, 3, 4а и 4 не заполняете (разъяснение в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). А вот в электронной форме № 1ДФ итоговая строка будет «выстреливать» автоматически, поэтому не обращайте на нее внимания.

Допустили ошибку в разделе II подраздела «Военный сбор»? В таком случае действуем так. В строке «Військовий збір − виключення» нужно повторить все графы ошибочной строки из уже поданной формы № 1ДФ. В строке «Військовий збір» отразить правильную информацию.

Реквизиты уточняющего или нового отчетного Налогового расчета «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» должны соответствовать указанным в ранее поданном Налоговом расчете. Так, например, в поле «Порція» уточняющей формы № 1ДФ нужно проставить тот номер порции, который был указан вами в поданном ранее Налоговом расчете (разъяснение в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ). Исключение — если возникла необходимость откорректировать именно эти реквизиты формы № 1ДФ.

Примеры исправления ошибок

И напоследок приведем примеры исправления некоторых типов ошибок.

Пример 1. В форме № 1ДФ за 1 квартал 2015 года ошибочно не был указан доход, выплаченный ФЛП (НН — 2645781245) за полученные от него услуги в сумме 5000,00 грн. В бухгалтерском учете начисление и выплата дохода отражены в феврале 2015 года. НДФЛ и ВС с суммы выплаченного дохода не удерживались, поскольку ФЛП находится на общей системе налогообложения и предоставил копию выписки из Госреестра. Ошибка обнаружена в июле 2015 года, поэтому исправляемся через уточненку (рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент раздела I уточняющего Налогового расчета за 1 квартал 2015 года

Пример 2. Работник (НН — 2624546545) в апреле и мае 2015 года имел право на обычную НСЛ — 609,00 грн. Его оклад — 1600,00 грн. В июне оклад повысился до 1800,00 грн. и работник утратил право на НСЛ. Однако в связи со сбоем в бухгалтерской программе удержание НДФЛ из заработной платы за июнь 2015 года осуществлялось с применением НСЛ. Ошибка выявлена 17 августа 2015 года (после окончания предельного срока подачи), поэтому исправляемся в уточняющем Налоговом расчете (рис. 2 на с. 22).

С суммы заработной платы работника в апреле и мае 2015 года (1600,00 грн.) следовало удерживать НДФЛ в размере:

(1600,00 - 1600,00 х 3,6 % -  609,00) х 15 % = 140,01 (грн.).

В июне НДФЛ нужно было удержать в сумме:

(1800,00 - 1800,00 х 3,6 %) х 15 % = 260, 28 (грн.).

Ошибочно в июне была удержана сумма:

(1800,00 - 1800,00 х 3,6 % -  609,00) х 15 % = 168,93 (грн).

Рис. 2. Фрагмент раздела I уточняющего Налогового расчета за 2 квартал 2015 года

Обратите внимание: в графе «4» в строке на введение должен быть указан фактически уплаченный НДФЛ.

В таком случае перечисление недоплаты НДФЛ в сумме 91,35 грн. (260,28 грн. - 168,93 грн.) вы покажете в форме № 1ДФ в том квартале, когда она будет фактически перечислена (за III квартал 2015 года)*.

* «Старые» рекомендации, к примеру, приведенные в письме ГНАУ от 07.02.08 г. № 2155/7/17-0217.

Пример 3. В поданной форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года в графах 3а и 3 вместо начисленной суммы зарплаты 15000,00 грн. работника (НН — 3124657825) ошибочно была проставлена база налогообложения (начисленная сумма зарплаты за вычетом ЕСВ). Ошибка выявлена 24 июля 2015 года. Предельный срок подачи формы № 1ДФ за II квартал 2015 года не истек, а значит, можно смело провести корректировку через новый отчетный Налоговый расчет (рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент раздела I нового отчетного Налогового расчета за 2 квартал 2015 года

Выводы

• Если показатели формы № 1ДФ исправляют до окончания срока ее подачи, то предоставляют Налоговый расчет с отметкой «Новий звітний».

• Налоговый расчет с отметкой «Уточнюючий» подают, если нужно исправить ошибки в уже поданной форме № 1ДФ после окончания предельного срока ее подачи.

• Для корректировок в новом отчетном и уточняющем Налоговых расчетах действуют одни и те же правила заполнения.

Документы и сокращения статьи

Порядок № 4 — Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4.

ФЛП — физическое лицо — предприниматель.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

ВС — военный сбор.