Кассовые операции: налично-расчетные тонкости, санкции

Субъекты расчетов

Предельная сумма расчетов, грн.

Примечания

Предприятие (ФЛП) ↔ другое предприятие (другой ФЛП)

10 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам

Количество предприятий (ФЛП), с которыми проводятся расчеты, в течение дня не ограничено. То есть предельный размер действует для каждого отдельного контрагента, а не для наличных расчетов в день вообще.

Расчеты на сумму более 10000 грн. возможны в безналичной форме. Также возможен расчет путем внесения наличных на текущий счет получателя через кассу банка.

Ограничение касается, в частности, расчетов наличными, которые были сняты с электронного платежного средства (карточки). А вот если вы рассчитались карточкой без снятия с нее наличных, то 10-тысячное ограничение не действует

10-тысячное ограничение не распространяется на:

1) расчеты предприятий (ФЛП) с бюджетами и государственными целевыми фондами;

2) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

3) использование средств, выданных на командировку ( п. 2.3 Положения № 637)

Предприятие (ФЛП)↔ обычное физлицо (непредприниматель)

150 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам

Ограничение действует при осуществлении расчетов в обе стороны (как при выдаче налички, так и при ее получении).

Внимание! Налоговики распространяют это ограничение на все расчеты, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые можно оценить в денежной форме, в том числе на выплату дивидендов физлицам и взносы в уставный капитал (см. подкатегорию 109.13 ЗІР ГФСУ).

Важный нюанс! 150-тысячному ограничению присущи некоторые правила применения, свойственные 10-тысячному ограничению. Это, в частности, такие:

• количество предприятий (ФЛП) и физлиц, с которыми проводятся расчеты, в течение дня не ограничено;

• платежи по сверхпредельным суммам можно провести через банк по безналу или путем внесения наличности в кассу банка для зачисления на текущий счет;

• 150-тысячное ограничение касается также расчетов за товары, приобретенные на хознужды за счет наличности, снятой с карточки

150-тысячное ограничение не распространяется на:

1) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

2) использование средств, выданных на командировку

Вопрос

Ответ

Кому и когда выдаем?

Работникам предприятия для выполнения ими производственно-хозяйственного поручения (например, на приобретение ТМЦ или закупку сельхозпродукции) или на расходы по служебным командировкам.

Внимание! Запрещено выдавать деньги под отчет лицу, которое не отчиталось за ранее полученные под отчет суммы ( абз. 4 п. 2.11 Положения № 637)

2 варианта «подотчетных» расчетов

1. Работник получает деньги из кассы предприятия или на корпоративную карточку и использует их для выполнения производственно-хозяйственного поручения или в командировке.

2. Работник выполняет производственно-хозяйственное поручение за собственные средства или использует собственные средства во время командировки. А предприятие потом компенсирует работнику понесенные расходы. Имейте в виду, что и при таком варианте подотчетное лицо действует от имени предприятия. Поэтому при покупке ТМЦ, в том числе в командировке, необходимо помнить о 10-тысячном ограничении наличных расчетов

Как оформить выдачу денег под отчет?

При выдаче денег подотчетному лицу кассир оформляет РКО или расходную ведомость. Подписать их должен руководитель предприятия и главбух. Подотчетное лицо указывает в документе полученную им сумму (гривень — словами, копеек — цифрами). При выдаче денег подотчетное лицо предъявляет паспорт или заменяющий его документ, с которого кассир переписывает в РКО или расходную ведомость его серию и номер, а также кем и когда он был выдан

Каковы сроки использования подотчетных средств?

Как гласит п. 2.11 Положения № 637, наличность под отчет выдают:

• на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья (кроме металлолома) — на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет;

• на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличности под отчет;

• до завершения срока командировки — если наличные выданы одновременно на командировку и на производственно-хозяйственные нужды (закупку сельхозпродукции, покупку ТМЦ и т. д.)

Если работник израсходовал собственные средства на хознужды предприятия или во время командировки, в какой срок предприятие должно компенсировать их работнику?

Положение № 637 об этом ничего не говорит. Имущественные отношения между предприятием и работником регулируются ГКУ.

В общем случае работодатель обязан возместить расходы работнику в разумный срок (по договоренности между работником и работодателем). Если этого не произошло, то работник имеет право требовать (письменно) у работодателя возврата потраченных собственных денежных средств, в том числе через суд. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться с 8-го дня после даты предъявления работником письменного требования ( ч. 2 ст. 530 ГКУ)

В какой срок работник должен подать Отчет, если он израсходовал собственные средства?

Лучше подать Отчет в общеустановленные сроки (см. табл. 3). Но если работник подаст Отчет позже этих сроков, то никакие санкции к нему применяться не должны

Цель выдачи подотчетных средств

Срок предоставления Отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм

если подотчетные средства выданы в наличной форме

если подотчетные средства выданы в безналичной форме⁽¹⁾ и расчеты производились

наличными после снятия их с платежной карточки

в безналичной форме

На командировочные расходы

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку

До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки⁽²⁾

В течение 10 (20 — при наличии уважительных причин)⁽³⁾ банковских дней после завершения командировки

Для выполнения производственно-хозяйственного поручения

До окончания 5-го банковского дня⁽⁴⁾, следующего за днем, в котором работник закончил выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет

⁽¹⁾ Для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов (дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов).

⁽²⁾ В аналогичные сроки налоговики обязывают подавать Отчет и тех физлиц, которые во время служебных командировок получили наличность с применением личных платежных карточек.

⁽³⁾ Срок подачи Отчета может быть продлен до 20 банковских дней для выяснения вопроса о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

⁽⁴⁾ Обратите внимание! При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время подачи указанного отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ). То есть НКУ разрешает вернуть неизрасходованные суммы в течение 5 дней, а  Положение № 637 требует вернуть такие средства в течение 2 рабочих дней, включая день получения их из кассы (п. 2.11). Чтобы избежать проблем, лучше ориентироваться на 2-дневный срок, установленный в  Положении № 637.

Вопрос/показатель

Ответ/комментарий

Есть ли у ФЛП касса?

Скорее да, чем нет. Хотя ФЛП не обязан иметь специально оборудованное под кассу помещение и сейф, но место осуществления наличных расчетов у него всегда какое-то есть. Оно-то и будет кассой в понимании п. 1.2 Положения № 637

Кассовая книга

Кассовую книгу ФЛП вести не обязаны. Это прямо прописано в  абз. 4 п. 4.2 Положения № 637

Лимит кассы и сроки сдачи наличных

Для предпринимателей лимит остатка наличности в кассе на конец дня и сроки сдачи наличной выручки не устанавливаются ( п. 2.7 Положения № 637). Это значит, что наличная выручка у ФЛП может храниться в любом размере и любое количество дней — сдавать ее в банк не обязательно

Целевое использование наличных

Положение № 637 не содержит никаких ограничений на целевое использование наличных, снятых ФЛП со своего текущего счета.

При снятии наличных со счета ФЛП может не указывать конкретную цель их использования

Кассовые ордера

И налоговики, и Нацбанк считают, что ФЛП не оформляют кассовые ордера. По требованию покупателя ФЛП выдает кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, которые подтверждают факт продажи товаров (см. разъяснение в подкатегории 109.15 ЗІР ГФСУ, письмо НБУ от 09.03.11 г. № 11-117/982-3354)

Оприходование наличных

ФЛП приходуют наличность путем записи о поступлении денежных средств в:

• Книге учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481, — если ФЛП работает на общей системе налогообложения;

• Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) по форме, утвержденной приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579, если ФЛП — плательщик единого налога.

Важно! Дата отражения получения наличных в Книге учета доходов и расходов ФЛП должна соответствовать дате, указанной в расчетном документе. Это нужно для того, чтобы при проверке налоговики не смогли инкриминировать ФЛП несвоевременное оприходование наличных и применить к нему штраф (о штрафах см. ниже)

Вид правонарушения

Ответственность

Законодательная норма

Финансовая ответственность предприятий и ФЛП

1. Превышение установленного лимита остатка наличности в кассе

Штраф в 2-кратном размере сумм обнаруженной сверхлимитной наличности за каждый день

Абз. 2 ст. 1 Указа № 436

2. Неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассах наличности

Штраф в 5-кратном размере неоприходованной суммы

Абз. 3 ст. 1 Указа № 436

3. Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности

Штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм

Абз. 5 ст. 1 Указа № 436

4. Выдача наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах

5. Проведение наличных расчетов без предоставления получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к ПКО, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств

Штраф в размере уплаченных денежных средств

Абз. 6 ст. 1 Указа № 436

6. Использование полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению⁽¹⁾

Штраф в размере израсходованной наличности

Абз. 6 ст. 1 Указа № 436

Административная ответственность ФЛП и должностных лиц

1. Нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), в том числе превышение предельных сумм расчетов наличностью, несоблюдение установленных требований по обеспечению возможности расчетов за товары (услуги) с использованием электронных платежных средств

Штраф в размере от 1700 до 3400 грн. (при повторном в течение года нарушении — от 8500 до 17000 грн.)

Ст. 163¹⁵ КоАП

2. Несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств (конкретные сроки проведения такой инвентаризации устанавливает руководитель предприятия)

Штраф в размере от 136 до 255 грн. (при повторном в течение года нарушении — от 170 до 340 грн.)

Ст. 164² КоАП

3. Сдача выручки торговыми предприятиями всех форм собственности, которые реализуют товары за наличные, с нарушением сроков, установленных правилами расчетов и ведения кассовых операций

Штраф в размере от 289 до 1360 грн. (при повторном в течение года нарушении — от 731 до 2975 грн.)

Ст. 164⁴ КоАП

⁽¹⁾ Нецелевым использованием наличности налоговики считают ее расходование на цели, не связанные с ведением хоздеятельности (категория 109.21 ЗІР ГФСУ).