Когда ведут и где хранят трудовые книжки?
Трудовая книжка (ТК) — основной документ работника о его трудовой деятельности ( ст. 48 КЗоТ). ТК ведут, а точнее делают в ней записи, на всех работников, работающих у ФЛП по месту основной работы более 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58*).
У вас трудоустроен совместитель (т. е. работник, у которого уже есть основное место работы)? К его трудовой книжке вы не имеете никакого отношения. Работодатель совместителя записи в его ТК не вносит. Но по требованию такого работника должен выдать справку о работе у него по совместительству. На основании этой справки работодатель по основному месту работы сделает в ТК запись о работе по совместительству ( п. 2.14 Инструкции № 58).
О выполнении работ или предоставлении услуг по гражданско-правовому договору запись в трудовую книжку не вносят. Основание: характер таких отношений — не трудовой.
Имейте в виду: предприниматель не хранит у себя трудовые книжки своих работников. Сделав запись о приеме на работу, он обязан возвратить ТК работнику. ТК хранится непосредственно у работника.
Вписывать ли в свою ТК сведения о предпринимательстве?
В ТК вносят записи о работе по найму на основании трудового договора. ФЛП не может заключить трудовой договор с самим собой. Кроме того, в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку, отсутствует должность или профессия «частный предприниматель».
Поэтому вести ТК на самого себя у предпринимателя нет никаких законных оснований (записи в ней не будут иметь юридической силы).
Но не думайте, что без трудовой книжки пропадет ваш пенсионный стаж. Он зависит от сумм уплаченного ЕСВ «за себя». Сведения о них попадают в Госреестр застрахованных лиц из поданных вами отчетов по форме № Д5 и Д6. Так что подавайте эти отчеты вовремя и не переживайте по поводу своей ТК. Тем более, что наше правительство настроено в скором времени отправить трудовые книжки «в отставку».
Можно ли «открыть» ТК работнику?
«Открытие» ТК начинается с заполнения ее титульной страницы. Из формального прочтения п. 2.12 Инструкции № 58 однозначно следует: предприниматель не имеет права заполнять титульную страницу трудовой книжки. Вместе с тем специалисты юридического департамента Минсоцполитики не видят в этом ничего противозаконного (см. «Праця i зарплата», № 23 (939) от 17.06.15 г.). И все же наш совет: лучше дождаться соответствующих изменений в Инструкцию № 58 (если сами ТК не отменят раньше).
Заметим: ничто в такой ситуации не мешает предпринимателю принять работника по основному месту работы и не делать записи в ТК. При этом:
• если в трудовом договоре не будет указано, что работник принят по совместительству, то такая работа будет считаться основной;
• трудовой стаж работника может подтверждаться тем же трудовым договором, экземпляр которого будет у него на руках даже после расторжения договора.
На каком языке заполнять ТК?
ТК заполняют и ведут на украинском и русском языках. Для этого в ней предусмотрены соответствующие разделы ( п. 2.1 Инструкции № 58).
Однако Минтруда в своем письме от 19.10.05 г. № 09-488-к отмечает: в соответствии со ст. 10 Конституции Украины государственным языком является украинский. Следовательно, ведение делопроизводства и заполнение ТК осуществляются на государственном языке. Поэтому, по мнению Минтруда, ТК должна заполняться согласно действующему законодательству, т. е. на украинском языке.
На наш взгляд, нужно придерживаться норм Инструкции № 58 и заполнять ТК на двух языках. Хотя в той же консультации (ее реквизиты см. выше) специалисты юрдепартамента Минсоцполитики рекомендуют заполнять ТК на украинском языке.
Что нужно знать о заполнении ТК?
Записи в ТК вносите исключительно ручкой: шариковой или перьевой (если умеете ею пользоваться). Какой цвет ручки выбрать? На ваш выбор представлены синий, черный и фиолетовый. Такие требования вы увидите в п. 2.4 Инструкции № 58.
Кроме того, упомянутый пункт выдвигает требования к формату цифр при заполнении графы 2 «Дата». Заполняйте такую графу арабскими цифрами, число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
Запись в трудовой книжке должна точно отвечать тексту соответствующего приказа (распоряжения).
Что еще следует помнить? Постарайтесь сделать записи в трудовой книжке аккуратно!
Сколько дней отводится на внесение записей в ТК? Работодатель вносит записи в ТК после издания соответствующего приказа (распоряжения) в следующие сроки:
• о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;
• об увольнении — в день увольнения.
Как внести запись о приеме на работу?
Открывайте раздел «Відомості про роботу» ТК. В графе 3 как заголовок укажите полное наименование работодателя, например, «Фізична особа—підприємець Стеценко Тарас Григорович».
Ниже в графе 1 указываем порядковый номер записи (продолжаем нумерацию, начатую работодателями-предшественниками).
В графе 2 — дату приема на работу (начала действия трудового договора).
В графу 3 вносим запись «Прийнятий на роботу (посада, професія) за трудовим договором (дата і номер договору)». При этом наименование работы, профессии или должности, на которую принят работник, приводите в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010.
В графе 4 указываем основание для внесения этой записи (приказ или распоряжение ФЛП о приеме на работу, его дату и номер). Так поступать рекомендует Минсоцполитики в письме от 30.03.15 г. № 191/06/187-15.
Как сделать запись об увольнении работника?
Если трудовые отношения с работником прекращаются, то это также указывают в его ТК. Надежными помощниками в таком процессе станут пп. 2.26 — 2.29 Инструкции № 58.
Общий алгоритм внесения записи об увольнении в ТК работника выглядит так:
• в графе 1 указывают порядковый номер записи;
• в графе 2 — дату увольнения;
• в графе 3 — причину увольнения с точной ее формулировкой согласно КЗоТ, а также со ссылкой на соответствующую его статью и пункт;
• в графе 4 — документ, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) ФЛП), его дату и номер.
Например, запись об увольнении может выглядеть так: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
Если увольнение происходит в связи со смертью работника, то в разделе «Сведения о работе» ТК ( п. 4.3 Инструкции № 58):
• в графе 3 делают запись: «Робота припинена у зв’язку зі смертю»;
• в графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения) ФЛП.
Заметим: как правило, дата приказа о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти. В то же время, по мнению Минтруда (см. письмо от 31.12.10 г. № 284/06/186-10), датой прекращения трудового договора, которую следует указать в графе 2 ТК, должна быть дата смерти работника, независимо от того, работал умерший работник в этот день или нет.
Важно! Трудовые договоры, заключенные до 01.01.15 г., нужно снять с регистрации в центре занятости. В этом случае в графе 4 ТК делают запись о дате снятия с регистрации трудового договора: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».
При этом для уволенных лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которую прошел работник за последние 2 года перед увольнением.
