Проводить годовой перерасчет — это обязанность всех работодателей. По его результатам проверяют, правильно ли в каждом месяце удерживали НДФЛ с зарплаты и применяли налоговую социальную льготу (далее — НСЛ) ( пп. 169.4.2, 169.4.3 НКУ).
Нужно ли перепроверять зарплату всех работников? Да, и по основным работникам, и по совместителям, причем независимо от того, применялась к их заработной плате НСЛ или нет.
Кто и для чего проводит перерасчет
По всем наемным работникам, числящимся у вас по состоянию на 31.12.15 г., нужно провести годовой перерасчет, правила которого не перестают радовать нас своим постоянством.
Перерасчет проводят работодатели — юридические и самозанятые лица (в том числе ФЛП), которые использовали труд физлиц по трудовым договорам (контрактам).
Когда вам нужно заняться этим делом? Буквально под новогодний бой часов. Все дело в том, что годовой перерасчет проводят по результатам каждого отчетного налогового года при начислении заработной платы за последний месяц отчетного года. Перерасчет по итогам 2015 года необходимо провести в декабре 2015 года (формально — при начислении зарплаты в последний день месяца).
Обратите внимание! Перерасчет проводят за период с момента проведения последнего перерасчета (по результатам предыдущего 2014 года или за другой период) по декабрь 2015 года (включительно). А если работник был принят в 2015 году? По нему перерасчет проводят при начислении зарплаты за декабрь 2015 года за период с месяца приема к вам на работу.
Нужно ли «ворошить» доходы уволенных работников? Нет, по ним вы должны были сделать перерасчет при проведении окончательного расчета.
Заметим: проводить перерасчет по мобилизованным работникам целесообразно, если вы отказались получать компенсацию из бюджета и удерживали НДФЛ. Но помните: НСЛ к их среднему заработку не применяется (см. «БН», 2015, № 41, с. 46). Если применяли — пересчитывайте и исправляйтесь.
Учтите: перерасчет сумм военного сбора не осуществляют.
Доходы для перерасчета
В обязательном годовом перерасчете принимает участие только заработная плата (признак дохода в Налоговом расчете по форме № 1ДФ — «101»). Для определения перечня выплат, которые входят в состав заработной платы, можно использовать Инструкцию № 5*, но только в части, не противоречащей НКУ. Дело в том, что для целей обложения НДФЛ НКУ более широко рассматривает заработную плату. Так, нормами НКУ приравнены к заработной плате:
• больничные;
* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
• дивиденды в пользу физлиц (в том числе нерезидентов) по акциям или другим корпоративным правам, которые имеют статус привилегированных или другой статус, предусматривающий выплату фиксированного размера дивидендов или суммы, которая больше, чем сумма выплат, рассчитанная на какую-либо другую акцию (корпоративное право), эмитированную плательщиком налога (см. п.п. 57.11.4 НКУ).
Пошаговый алгоритм проведения перерасчета
Примечание 1. Если в периоде, за который проводим перерасчет:
• доначислялись суммы за предыдущие налоговые периоды (месяцы), то при проведении перерасчета суммы доначислений относим к соответствующим месяцам, за которые проводилось доначисление (см. письмо ГФСУ от 19.08.15 г. № 7682/6/99-99-17-03-03-15);
• начислялись «переходящие» выплаты (отпускные и больничные), то суммы таких выплат или их части относим к соответствующим месяцам, за которые они были начислены ( абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ).
А вот если работнику в течение отчетного года начислялись и выплачивались выплаты за налоговые периоды, отличные от месячного (например, премии за квартал, полугодие, год), для целей перерасчета их не распределяем по месяцам, за которые они были начислены. Такие выплаты относим к месяцу их начисления.
Примечание 2. В 2015 году ставка 15 % применялась к базе налогообложения зарплаты (ее части), сумма которой за месяц не превышает 12180,00 грн., а ставка 20 % — к части базы налогообложения, превышающей эту величину.
Отражаем перерасчет в бухгалтерском учете
В результате перерасчета вы можете выявить сумму НДФЛ, которую следует доудержать с работника, либо, наоборот, сумму, которую нужно ему вернуть. Или у вас все «схлопнется в ноль». Как отразить результаты перерасчета в бухгалтерском учете, если результат все-таки отличается от нуля? Очень просто:
• сумму недоплаты налога, выявленную в результате перерасчета и удерживаемую с работника, покажите проводкой Дт 661 — Кт 641/НДФЛ;
• сумму переплаты НДФЛ, подлежащую возврату работнику, — Дт 661 — Кт 641/НДФЛ методом «красное сторно».
Нужно ли при доудержании НДФЛ учитывать ограничение по ст. 128 КЗоТ*? Да, такое ограничение необходимо учитывать. Это подтверждают и налоговики (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 8724/Я/17-1114).
* Статьей 128 КЗоТ установлено ограничение по общей сумме отчислений из зарплаты работника. Эта сумма не должна превышать 20 % «чистой» суммы зарплаты, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством, — 50 % или 70 %.
Если начисленной с декабрьских доходов суммы НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть всю переплату работнику, то уменьшают сумму НДФЛ, начисленную в январе 2016 года, и т. д. Соответственно, эти операции будут отражены в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 1 квартал 2016 года.
Отражаем результаты перерасчета в форме № 1ДФ
Результаты перерасчета отражают в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц проведения перерасчета. То есть годовой перерасчет попадет в расчет за IV квартал 2015 года. Если выявлена:
• недоплата, показатели граф 4 и 4а увеличивают на сумму фактически доудержанного с работника НДФЛ;
• переплата, показатели граф 4 и 4а уменьшают на сумму фактически возвращенного работнику НДФЛ.
Если в ходе проведения перерасчета были выявлены ошибки, то их исправляют путем подачи уточняющих Налоговых расчетов по форме № 1ДФ за те периоды, в которых эти ошибки были допущены.
Определите, что стало причиной недоплаты/переплаты по НДФЛ, выявленной при перерасчете. Если недоплата/переплата возникла, например, в связи с разброской переходящих выплат или доначисленных/сторнированных выплат, то результат перерасчета отражаем в текущем Налоговом расчете по форме № 1ДФ. Если же в ходе перерасчета выявлена ошибка (допустим, не удержали с систематической матпомощи НДФЛ, поскольку неверно классифицировали доход), то ее необходимо исправлять через уточненку. На это обращают внимание налоговики в разъяснении в подкатегории 103.26 ЗІР ГФСУ.
Будут ли штрафы, если в ходе перерасчета выявлены ошибки
По нашему мнению, если вы в ходе перерасчета за 2015 год самостоятельно выявили ошибки и исправили их через уточняющий Налоговый расчет по форме № 1ДФ, то к вам не должен применяться ни 3 % «самоштраф» по п. 50.1 НКУ (если было занижение обязательств), ни штраф в размере 510 грн. (1020 грн.) по п. 119.2 НКУ. На это прямо указывают нормы этих пунктов НКУ.
Что грозит за непроведение перерасчета
Мы советуем проводить годовой перерасчет по НДФЛ. Ведь так вы, по сути, еще раз перепроверяете себя.
Но если вы его не проводили, и налоговики при проверке не выявили в проверяемом периоде никаких ошибок, то можете спать спокойно.
Ответственность за непроведение перерасчета не предусмотрена!
Если же вы проигнорировали такую возможность, а налоговики в ходе проверки выявили недоплату (переплату) по НДФЛ из-за непроведенного перерасчета, то готовьтесь к штрафу по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн (за подачу Налогового расчета по форме № 1ДФ с недостоверными сведениями).
Более того, если они выявят недоплату по НДФЛ (недоимка), то она будет взыскана с предприятия с уплатой штрафа в размере 25 % (50 %, 75 %) суммы налога, подлежащей уплате в бюджет ( ст. 127 НКУ), и пени за весь период просрочки уплаты ( ст. 129 НКУ).
Также не следует забывать об админштрафе по ст. 1634 КоАП.
Пример из практики
Последний штрих для закрепления материала — числовой пример.
Пример. ООО «Сюрприз» проводит годовой перерасчет по НДФЛ по работнику Игнатенко И. И. (налоговый номер — 2355321448). В январе его заработная плата с учетом занятости (на 0,5 ставки) составляла 1000,00 грн. Работник пользовался правом на НСЛ в размере, установленном п.п. 169.1.1 НКУ (в 2015 году — 609 грн.). В 2015 году право на такую льготу (609 грн.) имели работники, чья заработная плата за месяц не превышала 1710 грн.
С 01.02.15 г. оклад Игнатенко И. И. согласно штатному расписанию был повышен и составил 3200,00 грн. Но с учетом режима работы за полностью отработанный месяц ему начислялась заработная плата в размере 1600,00 грн.* С 30 марта по 6 апреля 2015 года (включительно) работник находился в отпуске. Общая сумма отпускных составила 331,04 грн., из них за дни марта 2015 года — 82,76 грн., за дни апреля— 248,28 грн.
* Февраль 2015 года стал новым базовым месяцем для проведения индексации.
В сентябре 2015 года работнику была доначислена сумма индексации за период с мая по август 2015 года (зарплату в указанном периоде необходимо было индексировать (базовый месяц — февраль 2015 года), однако индексация ошибочно не начислялась). Общая сумма доначисленной в сентябре 2015 года индексации с учетом занятости работника составила 580,38 грн., в том числе за май — 65,77 грн., за июнь — 160,17 грн., за июль —177,22 грн., за август — 177,22 грн. Сумма индексации за сентябрь — 200,50 грн.
С 01.10.15 г. оклад Игнатенко И. И. был повышен на 500,00 грн. (до 3700,00 грн.) и он был переведен в режим полного рабочего дня. В связи с тем, что октябрь 2015 года стал базовым месяцем (причем сумма повышения оклада превысила сумму текущей индексации), индексация в октябре — декабре 2015 года не проводилась.
Данные о доходах работника за период январь — декабрь 2015 года приведены в таблице.
Годовой перерасчет НДФЛ по работнику Игнатенко И. И. за 2015 год
Расчетный период | Факт | Перерасчет | |||||||
сумма начисленной зарплаты, грн. | ЕСВ в части удержаний, грн. | НСЛ, грн. | НДФЛ, грн. | уточненная сумма зарплаты, грн. | ЕСВ в части удержаний, грн. | НСЛ, грн. | НДФЛ по результатам перерасчета, грн. | результат перерасчета, грн. (гр. 9 — гр. 5) | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Январь | 1000,00 | 36,00 | 609,00 | 53,25 | 1000,00 | 36,00 | 609,00 | 53,25 | — |
Февраль | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | — |
Март | 1778,66(1) | 64,04 | — | 257,19 | 1530,38(2) | 55,09 | 609,00 | 129,94 | -127,25 |
Апрель | 1295,24 | 46,63 | 609,00 | 95,94 | 1543,52(3) | 55,57 | 609,00 | 131,84 | 35,90 |
Май | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1665,77(4) | 59,97 | 609,00 | 149,52 | 9,51 |
Июнь | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1760,17 | 63,37 | — | 254,52 | 114,51 |
Июль | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1777,22 | 63,98 | — | 256,99 | 116,98 |
Август | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1777,22 | 63,98 | — | 256,99 | 116,98 |
Сентябрь | 2380,88(5) | 85,71 | — | 344,28 | 1800,50 | 64,82 | — | 260,35 | -83,93 |
Октябрь | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
Ноябрь | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
Декабрь | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
Итого по 2015 году | 25554,78 | 919,98 | Х | 3055,77 | 25554,78 | 919,98 | — | 3238,47 | 182,70 |
(1) Сумма мартовской зарплаты (1447,62 грн.) и отпускных за март— апрель (331,04 грн.). (2) Сумма зарплаты за фактически отработанные дни марта (1447,62 грн.) и отпускных за март (82,76 грн.). (3) Сумма апрельской зарплаты (1295,24 грн.) и отпускных, начисленных за дни апреля (248,28 грн.). (4) Здесь и ниже — сумма зарплаты 1600,00 грн. и индексация за соответствующий месяц (май, июнь, июль, август). (5) Сумма зарплаты за сентябрь (1600,00 грн.), индексация за сентябрь (200,50 грн.) и доначисленная индексация за май — август (580,38 грн.). | |||||||||
По результатам годового перерасчета выявлена сумма недоплаты по НДФЛ в размере 182,70 грн. Можно ли всю эту сумму удержать с декабрьского дохода работника? Давайте посчитаем.
Доход работника за декабрь 2015 года равен 3700,00 грн. С этого дохода необходимо удержать НДФЛ в сумме 535,02 грн., ЕСВ — 133,20 грн. и ВС (его суммы в таблице не отражены, поскольку не влияют на результат перерасчета) — 55,50 грн. (3700,00 грн. х 1,5 %).
«Чистый» заработок работника равен:
3700,00 - 535,02 - 133,20 - 55,50 = 2976,28 (грн.).
Чтобы выполнить требования ст. 128 КЗоТ, рассчитаем предельную сумму отчислений, которая может быть удержана с декабрьского дохода работника:
2976,28 х 20 : 100 = 595,26 (грн.).
Сумма недоплаты по НДФЛ (182,70 грн.) не превышает допустимой величины отчислений, поэтому всю ее сумму можно удержать с дохода работника за декабрь 2015 года.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 4 квартал 2015 года (см. рисунок ниже) по работнику с признаком дохода «101» в гр. 3 и 3а будет указано 11100,00 грн. (3700,00 + 3700,00 + 3700,00), а в гр. 4 и 4а — 1787,76 грн. (535,02 + 535,02 + 535,02 + 182,70).
1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
19 | 2355321448 | 11100 | 00 | 11100 | 00 | 1787 | 76 | 1787 | 76 | 101 | — | — | — | — |
<…> | ||||||||||||||
Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 4 квартал 2015 года
Выводы
Работодатель обязан провести годовой перерасчет по НДФЛ при начислении зарплаты за декабрь 2015 года.
Перерасчет заключается в уточнении базы налогообложения в каждом месяце пересчитываемого периода (разброске) для проверки правильности применения НСЛ и обложения НДФЛ.
Сумма недоплаты по НДФЛ доудерживается с работника, а сумма переплаты возвращается работнику путем уменьшения суммы текущих обязательств.
Результат годового перерасчета отражайте в форме № 1ДФ за 4 квартал 2015 года. Если в ходе перерасчета вы выявили ошибки (например, не удержали НДФЛ с облагаемого дохода или в базу налогообложения включили необлагаемые доходы), исправляйте их через уточняющие Налоговые расчеты.
