Чем подтвердить полномочия?
Приказ Минфина от 30.09.14 г. № 987 (тот самый, который отменил Инструкцию № 99) внес коррективы в п. 2.5 Положения № 88. В нем теперь указано, что полномочия лица, которое от имени предприятия или ФЛП получает по договору основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие ТМЦ, должны быть подтверждены в соответствии с законодательством. В качестве подтверждающего документа может выступать, в частности, письменный договор, доверенность, акт органа юрлица и т. д.
Таким образом, с 01.01.15 г. хозсубъектам предоставлено право выбора документа, который будет подтверждать полномочия лица на получение ТМЦ.
Обратите внимание! Этот документ должен быть оформлен в соответствии с законодательством.
Рассмотрим возможные варианты решения этого вопроса.
Акт органа юрлица
В качестве органа юрлица, который может выдать документ (акт) на соответствующие полномочия, может выступать: общее собрание учредителей, правление или директор. К примеру, приказ директора. В нем помимо обычных реквизитов (даты и места составления) целесообразно указать:
• наименование продавца (поставщика);
• должность, Ф.И.О. и паспортные данные лица, ответственного за доставку ТМЦ от продавца (поставщика) на родное предприятие;
• срок, в течение которого лицо должно получить и доставить ценности;
• перечень и количество ТМЦ.
Не лишним будет ознакомить уполномоченное лицо с приказом под роспись и проинструктировать его насчет порядка получения ТМЦ.
Письменный договор
Предприятие/ФЛП может заключить с лицом, которое будет получать ТМЦ (не обязательно, чтобы это был работник предприятия), письменный договор поручения. При этом необходимо учитывать требования гл. 68 ГКУ, в частности:
• в договоре поручения может быть определен срок, в течение которого поверенный вправе действовать от имени доверителя;
• в ситуации, когда вы не намерены платить поверенному за его услуги, следует прямо оговорить это в договоре;
• в договоре поручения или в выданной на его основании доверенности необходимо четко определить юридические действия, которые должен выполнить поверенный. Эти действия должны быть правомерными, конкретными и осуществимыми;
• как правило, поверенный выполняет данное ему поручение лично. Но при необходимости он может передать свои полномочия полностью или частично другому лицу. Это называется перепоручением.
Возможность перепоручения должна быть предусмотрена договором или законом.
Доверитель обязан (если иное не установлено договором):
• обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;
• возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения;
• немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения;
• выплатить поверенному плату, если таковая ему причитается.
Поверенный, со своей стороны, должен:
• сообщать доверителю по его требованию все сведения о ходе выполнения поручения;
• после выполнения поручения немедленно предоставить отчет о выполнении поручения и оправдательные документы, если это требуется условиями договора и характером поручения;
• немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.
Обратите внимание! Для того чтобы получить ТМЦ (или совершить иные действия) по договору поручения, поверенному понадобится доверенность. В ч. 1 ст. 1007 ГКУ прямо указано, что доверитель обязан выдать поверенному доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения.
О том, как оформить доверенность, поговорим дальше.
Доверенность
С 01.01.15 г. хозсубъекты не связаны утвержденной формой доверенности на получение ТМЦ (ф. № М-2 отменена). Равно как не действует прежний порядок регистрации и учета доверенностей.
Не нужно ориентироваться и на другие требования отмененной Инструкции № 99. В частности, доверенность теперь можно выдавать на срок, превышающий 10 дней.
Вместе с тем полного «произвола» в отношении доверенности, конечно же, нет. Как и прежде, чтобы избежать мошенничества, продавцу нужно оставить у себя документ, подтверждающий полномочия лица, получившего ТМЦ.
Теперь при оформлении доверенности на получение ТМЦ нужно соблюдать общие требования ГКУ. Выделим основные.
1. Доверенность — письменный документ, ведь она призвана подтверждать полномочия представителя предприятия/ФЛП перед третьими лицами.
2. Как правило, доверенности на получение ТМЦ нотариально не удостоверяют (кроме случая, когда сделка, на выполнение которой выдана доверенность, требует нотариального удостоверения).
3. Чиновники и суды и раньше считали доверенность первичным документом и требовали наличия в ней обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. Прямое упоминание доверенности в п. 2.5 Положения № 88, как представляется, добавит им дополнительных аргументов.
Мы же с таким подходом по-прежнему не согласны. Доверенность не подтверждает факт совершения хозяйственной операции, а лишь уполномочивает лицо на ее совершение. Поэтому, на наш взгляд, совсем не обязательно «начинять» доверенность всеми реквизитами, обязательными для первичных документов. В ней достаточно указать:
• наименование и местонахождение/место проживания предприятия/ФЛП, которое выдает доверенность;
• наименование и местонахождение/место проживания предприятия/ФЛП — контрагента;
• Ф.И.О. и паспортные данные лица, уполномоченного на получение ТМЦ;
• дату выдачи доверенности (без этого реквизита доверенность считается ничтожной — ч. 3 ст. 247 ГКУ);
• срок доверенности. Если срок не установлен, то доверенность является действительной до прекращения ее действия. Основания для такого прекращения перечислены в ст. 248 ГКУ. Это, в частности, отмена доверенности лицом, которое ее выдало; прекращение юрлица, выдавшего доверенность, или юрлица, которому выдана доверенность, и т. д.
Внимание! В доверенности следует четко прописать суть полномочий представителя, вплоть до указания конкретного перечня и количества ТМЦ, которые нужно получить.
Доверенность, выданная предприятием, должна быть подписана лицом, уполномоченным на это учредительными документами (ст. 246 ГКУ).
Наличие печати на доверенности предприятия уже не обязательно.
Выводы
-
С 01.01.15 г. нет утвержденной формы доверенности на получение ТМЦ, а также утвержденного порядка регистрации и учета таких доверенностей.
-
Полномочия лица на получение ТМЦ могут быть подтверждены письменным договором, актом органа юрлица, доверенностью, составленной в произвольной форме.
-
При составлении доверенности следует учитывать общие требования ГКУ.
Документы статьи
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Инструкция № 99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (утратила силу с 01.01.15 г.).
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
