Правила новые и старые
Чтобы избежать ошибок при формировании расходов, нужно знать главные «расходные» правила. Некоторые из них изменились, но кое-что осталось прежним. Поэтому давайте сначала освежим в памяти базовые правила отражения расходов и изучим новые.
Правило № 1 «Без бумажки ты букашка…». Итак, как и прежде, расходы должны быть подтверждены документально (п. 177.2 НКУ). Только при наличии документа их можно учесть (записать в Книгу УДР). Какой же документ для этого нужен? В НКУ об этом ничего не сказано. Зато есть уточнение в п. 5 Порядка № 481. К обязательным документам относятся: платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (со штампом «оплачено»), другие первичные документы, подтверждающие факт оплаты товаров (работ, услуг).
Тем не менее, на практике сложилось так, что для подтверждения расходов налоговики, помимо платежных документов, могут потребовать еще дополнительные документы: накладные или ТТН (при доставке товара не собственными силами), договоры, акты приема-передачи работ (услуг), платежные ведомости о выплате зарплаты и др.
Эти документы подтверждают, что операция действительно осуществлена. И хотя теоретически расходы можно учесть и без них, если не хотите прений с налоговиками, стоит позаботиться о том, чтобы указанные документы были.
Правило № 2. «Расходы после доходов». Следующее правило, которое давно «работает» у общесистемщиков, — расходы можно учесть только после того, как ФЛП:
• во-первых, оплатил деньги;
• во-вторых, получил доход, прямо связанный с этими расходами.
Но данное правило касается лишь графы 6 Книги УДР, т. е. расходов на закупку товаров или сырья (материалов). Записать в Книгу УДР их закупочную стоимость можно только после того, как ФЛП получит доход от продажи этих товаров или продукции, изготовленной из купленного сырья.
Остальные расходы, которые невозможно прямо соотнести с конкретным доходом (к примеру, аренда склада, зарплата работников, счет за электричество и т. п.), учитываются сразу — в момент уплаты денежных средств (графы 7 и 8 Книги УДР).
Рассмотрим примеры.
Пример 1. Предположим, 05.02.15 г. ФЛП купил партию товара за 1000 грн. (оплатил поставщику). А 19.02.15 г. этот товар был продан (получена оплата от покупателя) за 2000 грн. На какую дату отражать расходы на покупку товара?
На дату «19.02.15 г.». Ведь расходы можно записать в Книгу УДР только после того, как получен связанный с ними доход. А раз доход поступил 19 февраля, значит, и запись о расходах в графе 6 Книги УДР (1000 грн.) должна появиться 19.02.15 г.
Пример 2. Предположим, 01.12.14 г. ФЛП получил от поставщика партию товара на 1000 грн. (еще не оплатил). 17.12.14 г. этот товар был продан (получена оплата от покупателя) за 2000 грн. А 05.01.15 г. товар оплачен поставщику (1000 грн.). На какую дату отражать расходы?
К сожалению, такие расходы вообще невозможно учесть. И вот почему: 17.12.14 г. товар продан — получен доход. Но в этот день нельзя учесть расходы на покупку товара, так как ФЛП фактически еще не потратил деньги (товар не оплачен поставщику).
Далее, 05.01.15 г. товары наконец оплачены. Тем не менее, и на эту дату расходы нельзя учесть, так как они не связаны с доходом 2015 года (как мы помним, доход от продажи таких товаров получен в 2014 году). Поскольку отчетный период для ФЛП — календарный год (п. 177.5 НКУ), то доход 2015 года нельзя уменьшить на расходы, связанные с прошлогод- ним доходом.
В итоге — 1000 грн. расходов просто «сгорает». Чтобы избежать подобных огорчений, нужно быть очень внимательным на рубеже старого и нового года — постараться погасить все долги по товарам до наступления нового года.
Пример 3. Предположим, 01.12.14 г. ФЛП купил у поставщика партию товара на 1000 грн. (оплатил товар). А 05.02.15 г. этот товар был продан (получена оплата от покупателя) за 2000 грн. На какую дату отражать расходы?
На дату «05.02.15 г.». Ведь расходы можно записать в Книгу УДР только после того, как получен связанный с ними доход. А раз доход поступил 05.02.15 г., значит, и запись о расходах в графе 6 Книги УДР (1000 грн.) должна появиться 05.02.15 г.
Обратите внимание: в отличие от примера 2, здесь расходы можно учесть, так как они напрямую связаны с доходом 2015 года. Сама же дата оплаты денежных средств за товары никакой роли не играет, главное — что товары оплачены.
Правило № 3 «Без НДС». Если предприниматель является плательщиком НДС, то суммы входного НДС не включаются в расходы.
Правило № 4 (новое) «Да здравствуют авансы!». С 01.01.15 г. в расходы предпринимателя можно включить авансовые платежи за товары (работы, услуги), не дожидаясь, пока товар фактически поступит или работы/услуги будут выполнены. В большинстве случаев это «разрешение» не повлияет на учет ФЛП, ведь правило «расходы отражаем на момент получения дохода» никто не отменял. Но есть случаи, когда аванс все-таки можно будет поставить в расходы. К примеру, если ФЛП оплатил товары поставщику и сразу же договорился об их продаже (получил оплату за них от своего покупателя), то уплаченный аванс можно записать в расходы. При этом неважно, что физически товары пока что лежат на складе у первоначального поставщика.
На самом деле, это правило не такое уж новое, а просто — хорошо забытое старое. Запрет на включение авансов в расходы появился с вступлением в силу НКУ. Он был обусловлен тем, что юрлицам запрещалось включать в расходы авансовые платежи. А раз общесистемщики формировали свои расходы по правилам, действующим для юрлиц, то и для них этот запрет имел силу. Однако с 01.01.15 г. предприниматели не привязаны составом расходов к юрлицам, в результате чего запрет на включение в расходы авансов благополучно исчез.
И нас это не должно смущать, поскольку доходы по полученным авансам у предпринимателя также возникают.
Кроме того, благодаря тому, что запрет на авансы исчез, получается, что с 01.01.15 г можно относить на расходы и все авансы за услуги, аренду, которые попадают в графу 8 Книги УДР.
Правило № 5 (новое) «Больше ясности». С 01.01.15 г. не нужно отслеживать, какие расходы относятся к операционным, а какие — нет. Теперь у предпринимателей есть свой перечень расходов. Приведен он в п. 177.4 НКУ.
Те расходы, которые прямо не указаны в п. 177.4 НКУ, наверняка придется отстаивать «с боем», и еще неизвестно, увенчается ли такой бой победой.
Расходы, которые прямо названы в заветном списке, можно смело записывать в Книгу УДР. Далее о них и пойдет речь.
Расходы общесистемщика и Книга УДР
Совпадение это или нет, но новая редакция п. 177.4 НКУ «логически сообщается» с формой Книги УДР. И нам это только на руку.
Итак, в графе 6 Книги УДР отражаются расходы, перечисленные в п.п. 177.4.1 НКУ (табл. 1):
Таблица 1. Расходы общесистемщика, которые попадают в графу 6 Книги УДР
| Платеж (затраты) | Включается ли в расходы? | Дата записи в Книге УДР |
| 1 | 2 | 3 |
| Закупочная стоимость товаров | Да | Дата получения дохода от продажи этого товара. При условии, что вы оплатили товар поставщику |
| Стоимость сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий (далее — ТМЦ), использованных для изготовления проданной продукции, работ, услуг | Да | После получения дохода от продажи изготовленной продукции (работ, услуг). При условии, что вы оплатили ТМЦ поставщикам |
| Стоимость топлива, энергии, стройматериалов, запчастей, тары и тарных материалов, а также иных вспомогательных материалов, которые были использованы при изготовлении проданной партии продукции, работ или услуг | Да | После получения дохода от продажи изготовленной продукции (работ, услуг). При условии, что вы уже заплатили за эти материалы |
| Примечания: 1) если товар (продукция) продан частично, то в графе 6 приводится часть закупочной стоимости товара (ТМЦ), соответствующая объему продажи; 2) если используются материалы заказчика, то их стоимость не включается в расходы (в Книге УДР не отражается). | ||
В графе 7 Книги УДР отражаются расходы, перечисленные в п.п. 177.4.2 НКУ (табл. 2):
Таблица 2. Расходы общесистемщика, которые попадают в графу 7 Книги УДР
| Платеж (затраты) | Включается ли в расходы? | Дата записи в Книге УДР |
| Заработная плата и иные выплаты работникам (премии, поощрения, компенсация стоимости товаров и т. п.), предусмотренные трудовым договором («грязная» сумма, без вычета НДФЛ, ВС и ЕСВ-удержаний) | Да | В день выплаты зарплаты |
| Выплата вознаграждения физлицам-гражданам (непредпринимателям) за выполненные ими работы, услуги по ГПД («грязная» сумма, без вычета НДФЛ, ВС и ЕСВ-удержаний) | Да | В день выплаты вознаграждения |
| Примечание. Не исключено, что контролеры пожелают видеть выплаты гражданам-неработникам в графе 8 Книги УДР, как и раньше. Но, на наш взгляд, все же логичнее их поместить в графу 7. | ||
| ЕСВ, начисленный на зарплату работников, вознаграждение физлицам-гражданам по ГПД | Да | В день уплаты ЕСВ на счета органов ГФСУ |
| Примечание: удержанные с зарплаты работников и граждан-подрядчиков суммы НДФЛ, ВС и ЕСВ отдельно в расходы не включаются (так как они уже попали в расходы в составе «грязной» зарплаты/вознаграждения). | ||
В графе 8 Книги УДР отражаются расходы, перечисленные в пп. 177.4.3 — 177.4.4 НКУ (табл. 3):
Таблица 3. Расходы общесистемщика, которые попадают в графу 8 Книги УДР
| Платеж (затраты) | Включается ли в расходы? | Дата записи в Книге УДР |
| 1 | 2 | 3 |
| ЕСВ, уплаченный предпринимателем «за себя», т. е. с чистого дохода (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года) | Да | В день уплаты ЕСВ на счет органа ГФСУ |
| Расходы на командировку работников (но не самого ФЛП) при наличии подтверждающих документов. Разумеется, поездка должна быть связана с хоздеятельностью ФЛП. Кстати, раньше налоговики были против таких расходов, но теперь командировки прямо указаны в п.п. 177.4.4 НКУ, так что проблем больше быть не должно | Да | В день предоставления работником авансового отчета |
| Расходы на оплату услуг связи (почта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, мобильная связь и т. п.) в рамках хоздеятельности ФЛП | Да | На день уплаты денежных средств |
| Примечание. На практике налоговики требуют дополнительные подтверждающие документы: 1) по мобильной связи — договоры на подключение, детализированные счета от оператора, журналы учета звонков, ежемесячные письменные отчеты и др.; 2) для стационарных телефонов достаточно, чтобы ФЛП временно (на срок аренды) переоформил на себя договор на получение услуг связи. | ||
| Расходы на рекламу (любые, в том числе и приобретенные у нерезидента, имеющего офшорный статус, — теперь запрета на включение их в расходы нет) | Да | В день уплаты денежных средств |
| Плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков. Подтверждающий документ — банковская выписка | Да | В момент снятия денежных средств со счета ФЛП |
| Расходы на аренду (любую, в частности недвижимости, транспортных средств, оборудования и иного имущества, в том числе нематериальных активов) | Да | В день уплаты арендной платы |
| Примечание. При аренде имущества у граждан (непредпринимателей) в расходы включается полная сумма арендной платы (с учетом НДФЛ и ВС), хотя выплата осуществляется за вычетом НДФЛ и ВС. | ||
| Расходы на ремонт имущества, которое используется в хоздеятельности | Да | На день уплаты денежных средств |
| Примечание. Раньше налоговики категорически запрещали ФЛП отражать такие расходы, так как они были привязаны к бухгалтерской амортизации и балансовой стоимости основных средств. С 01.01.15 г. этой связи больше нет. Теперь затраты на ремонт любого имущества (здания, автомобиля, оборудования и т. п., — как собственного, так и арендованного) можно в полной сумме включать в расходы. Ведь в п.п. 177.4.4 НКУ четко сказано, что в расходы ФЛП включается ремонт «имущества, которое используется в хозяйственной деятельности». | ||
| Расходы на эксплуатацию имущества, которое используется в хоздеятельности. Сюда можно отнести освещение помещений, отопление, водоснабжение и водоотведение, техобслуживание легковых и грузовых автомобилей (в том числе покупку ГСМ), поддержание иного оборудования в рабочем состоянии и др. | Да | На день уплаты денежных средств |
| Примечания: 1) включить в расходы затраты на замену аккумуляторов и шин можно, только если замена происходит в пределах норм, установленных Нормами № 420; 2) списание ГСМ происходит на основании путевых листов/их «заменителей» и Норм № 43. Кстати, если ФЛП предоставляет услуги по перевозке, то стоимость ГСМ следует отражать в графе 6 Книги УДР — после получения оплаты за перевозку, в которой были использованы эти ГСМ. | ||
| Расходы на транспортировку, перевалку и страхование товаров, транспортно-экспедиционные и иные услуги, связанные с доставкой продукции (товаров) как покупателю, так и себе (от поставщика) | Да | На день уплаты денежных средств |
| Примечание. Очень осторожным предпринимателям советуем отражать расходы на перевозку только после получения дохода от продажи перевезенных товаров. | ||
| Стоимость услуг, приобретенных у ФЛП или юрлиц*, которые прямо связаны с изготовлением товаров, выполнением работ, предоставлением услуг | Да | На день уплаты денежных средств |
| Примечание. На наш взгляд, последние из перечисленных расходов логичнее отражать в графе 6 Книги УДР. Скорее всего, в п.п. 177.4.4 НКУ вкралась ошибка в формулировку, касающуюся услуг. По всей видимости, здесь должны были фигурировать услуги, напрямую не связанные с изготовлением товаров (работ, услуг), но необходимые для осуществления хоздеятельности. | ||
| * Напоминаем, что услуги, приобретенные у граждан (непредпринимателей), можно отразить в графе 7 Книги УДР, но, в принципе, можно их поставить и в графу 8. | ||
Остальные расходы в п. 177.4 НКУ не указаны, поэтому пока еще неизвестно, как налоговики отреагируют на них: разрешат ли записывать в Книгу УДР или нет. Впрочем, если какие-либо расходы связаны с хоздеятельностью ФЛП, то они должны учитываться как «другие расходы», оговоренные в п.п. 177.4.4 НКУ (графа 8 Книги УДР — на дату уплаты денежных средств). На наш взгляд, сюда можно отнести:
• вознаграждение, выплаченное за консультационные, информационные, аудиторские и иные услуги, необходимые для осуществления деятельности;
• ввозную пошлину (при импорте товара);
• стоимость лицензий и иных разрешений;
• расходы на дезинфекцию хозпомещений;
• расходы на обязательное страхование имущества, хотя налоговики обычно возражали;
• расходы на охрану труда и технику безопасности, понесенные согласно законодательству;
• расходы, связанные с подтверждением соответствия продукции, систем качества или систем управления качеством;
• недостачи в производстве, недостачи и потери от порчи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли;
• расходы на урегулирование споров в судах;
• расходы на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание;
• суммы налогов и сборов, уплаченные согласно НКУ, а также другие платежи, установленные законами;
• подписку, приобретение сцецлитературы, оплату интернет-услуг и др.
Затраты, которые в расходы точно не попадают, это:
• первоначальная стоимость имущества, приобретенного для осуществления хоздеятельности: недвижимость, оборудование, автомобили, компьютерные программы и др. (проще говоря — амортизация);
• НДФЛ, уплаченный предпринимателем «за себя»;
• НДС в стоимости купленных товаров (работ, услуг) (при этом, если предприниматель не является плательщиком НДС, суммы этого налога он может включать в расходы);
• пеня, штрафы и неустойки, уплачиваемые по решению сторон договора или по решению суда.
Вот и все, что известно о расходах общесистемщика на сегодняшний день. Подождем, что скажут налоговики. Как только их мнение оформится, мы сразу проинформируем об этом наших читателей.
Выводы
-
Расходы ФЛП по-прежнему должны быть подтверждены документально, и обязательна их связь с полученным доходом.
-
С 01.01.15 г. в расходы снова можно включать авансы.
-
К расходам общесистемщика относятся те из затрат, которые прямо указаны в п. 177.4 НКУ. А вот те, которые в этом списке не упомянуты, — под сомнением. Об их судьбе мы узнаем из ближайших консультаций налоговиков.
Документы и сокращения статьи
Порядок № 481 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481.
Нормы № 420 — Нормы эксплуатационного пробега автомобильных шин, утвержденные приказом Минтранса от 08.12.97 г. № 420.
Нормы № 43 — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.
Книга УДР— Книга учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме избравших упрощенную систему налогообложения.
ВС — военный сбор.
ГПД — гражданско-правовой договор.
