Ситуация не рядовая, а потому разберем последовательность действий работодателя. Начнем с расчетов.
Итак, трудовой договор с работником прекращается в связи с его смертью. Ваша задача — произвести окончательный расчет с таким работником. В частности, полагается выплатить зарплату за последний отработанный период (при наличии), компенсацию* за неиспользованные дни отпуска, а также оплатить дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности.
* Подробно о компенсации читайте в «БН», 2014, № 33, с. 11. Напоминаем, что такая выплата для целей налогообложения считается зарплатой.
По зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск вопросов нет — они начисляются в общем порядке с соответствующим налогообложением. Напоминаем, что в базу начисления ЕСВ включаются выплаты, начисленные умершему работнику за период, который заканчивается днем его смерти (см. консультацию из подкатегории 301.03 ЗІР ГФСУ). А потому компенсацию за неиспользованный отпуск, которая начисляется умершему сотруднику при окончательном расчете, все-таки включают в базу взимания ЕСВ. При этом если работник имел право на НСЛ, то такое право сохраняется за ним и в месяце смерти.
Кроме того, учтите следующий момент: если умершему работнику был предоставлен отпуск за неотработанное время, отчисление из его зарплаты за неотработанные дни отпуска не производится ( ч. 3 ст. 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР).
Суммы зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск отражайте в разделе I Налогового расчета по ф. № 1ДФ с признаком дохода «101».
Важно: если начисляете и зарплату, и компенсацию, то в графах 3а и 3 показываете сумму этих выплат, а не две отдельные строки. В разделе I указываете:
• в графе 2 — регистрационный номер учетной карточки умершего работника;
• в графе 7 — дату смерти согласно свидетельству о смерти (письмо Минтруда Украины от 31.12.10 г. № 284/06/186-10). Дело в том, что именно этой датой работника исключат из списочного состава предприятия.
А вот сумму ВС с таких выплат указывают в составе общей суммы в разделе II ф. № 1ДФ.
Также не забудьте заполнить Отчет по ЕСВ. В частности, нужно внести сведения о расторжении трудового договора с работником по причине его смерти в таблицу 5 Отчета по форме Д4. Учтите, что в графе 11 таблицы 5 в колонке «дата закінчення» страхователем (работодателем) указывается фактическая дата смерти застрахованного лица независимо от даты издания приказа (распоряжения) предприятия об исключении умершего застрахованного лица из личного состава предприятия (см. консультацию в подкатегории 301.06.01 ЗІР ГФСУ).
В отношении больничных нюансов больше. Так, если болезнь закончилась смертью, то выплаты в связи с временной нетрудоспособностью должны быть начислены за весь период болезни, включая день смерти (письмо ФВПТ от 14.08.09 г. № 04-06/Н-152з-198). Но помните: больничный должен быть оформлен надлежащим образом и предоставлен в комиссию по соцстрахованию в течение 12 календарных месяцев со дня смерти работника.
Относительно налогообложения больничных выплат заметим следующее. Если больничный лист подан в комиссию по соцстрахованию:
• до момента окончательного расчета с умершим работником, то суммы оплаты дней болезни (и за счет предприятия, и за счет соцстраха) включаете в базу начисления ЕСВ на основании ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ. Внимание! Даты смерти и окончательного расчета не совпадают;
• после проведения окончательного расчета с умершим работником (например, спустя месяц или два после окончательного расчета), с суммы больничных ЕСВ взимать не нужно. Причина: выплаты начислены не за отработанное время после прекращения трудовых отношений с работником.
А вот НДФЛ и ВС с суммы таких больничных удержать придется в любом случае (по правилам, установленным для зарплаты). Причем суммы больничных для НДФЛ-целей нужно отнести к месяцам, за которые они начислены.
В разделе I формы № 1ДФ больничные отражаете как зарплату (см. выше).
Внимание! На этот момент регистрационный номер учетной карточки умершего работника уже может быть удален налоговиками и на предприятие придет уведомление об ошибке в ф. № 1ДФ. Не пугайтесь. Просто предоставьте письменное объяснение в свою налоговую, в котором укажите, что отраженный в ф. № 1ДФ доход начислен умершему работнику за период, когда он состоял с вами в трудовых отношениях.
Выплата. Итак, что полагается начислить умершему работнику и как обложить такие суммы, мы выяснили. Теперь разберемся с порядком выплаты дохода.
Заметьте: переход прав и обязанностей от умершего физлица (наследодателя) к другим лицам (наследникам) определяется как наследование ( ч. 1 ст. 1216 ГКУ). При этом суммы зарплаты, пенсии, стипендии, алиментов, пособий в связи с временной нетрудоспособностью, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, других социальных выплат, которые принадлежали наследодателю, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства ( ч. 1 ст. 1227 ГКУ).
Итак, получить причитающиеся выплаты должны члены семьи. Но как убедиться в родстве и все сделать правильно?
Разобраться поможет СКУ* (письмо от 02.07.07 г. № Ш-10310). Согласно «главному семейному закону» в состав семьи относят жену (мужа) умершего лица, а также его детей, не достигших совершеннолетия, независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет. В свою очередь, совершеннолетние дети считаются членами семьи только при условии совместного проживания с родителями (см. решение Верховного Суда Украины «О приобретении статуса члена семьи» от 26.12.07 г.).
* Семейный кодекс Украины от 10.01.02 г. № 2947-III.
Кроме того, к числу членов семьи могут быть отнесены лица, связанные с умершим лицом кровным родством или на других основаниях, установленных законом (иждивение и др.), при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей. Из положений ст. 2 СКУ следует, что членами семьи являются родители (усыновители), бабка, дед, прабабка, прадед, внуки, правнуки, братья и сестры, мачеха, отчим, падчерица и пасынок наследодателя.
Основанием для выплаты зарплаты умершего работника членам его семьи является заявление с просьбой выплатить причитающиеся такому работнику суммы, а также свидетельство о смерти.
Кроме того, жена (муж) для подтверждения статуса члена семьи умершего работника предъявляет свидетельство о браке, ребенок — свидетельство о рождении (об усыновлении).
Другие члены семьи должны подтвердить и факт нахождения в кровном родстве, и факт совместного проживания с умершим. Для документального подтверждения совместного проживания используется справка из ЖЭКа.
Надо отметить, что ГКУ не предусмотрены преимущества в получении сумм заработной платы (и других трудовых выплат) одними членами семьи перед другими. Поэтому в случае если за выплатой сумм заработной платы, не полученной работником при жизни, обращается не один член семьи, то такие суммы распределяются поровну.
Учтите: суммы зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, не полученных умершим работником при жизни, изначально не включаются в состав наследства, и члены семьи не признаются наследниками таких выплат. Только в случае отсутствия членов семьи умершего работника зарплата включается в наследственную массу и наследуется в общем порядке согласно ГКУ.
Если суммы заработной платы назначены наследникам по завещанию, право наследования таких сумм возникнет у наследников только при отсутствии членов семьи наследодателя, которые изъявили желание их получить.
