Неверный налоговый номер, ошибка в фамилии, имени или отчестве застрахованного лица, дате начала/окончания трудовых либо гражданско-правовых отношений… Эти и другие «несуммовые» ошибки могут впоследствии обернуться неприятностями как для самого работодателя-страхователя, так и для застрахованного лица. Именно поэтому такие ошибки нужно исправлять. О том, как это сделать, мы с вами сегодня и поговорим.
Порядок исправления ошибок в персональных данных застрахованных лиц зависит от того, в каком периоде они были допущены. Если ошибка пробралась в отчет…
…в отчетных годах до 2010 года
В этом случае руководствуемся Порядком № 7-6. Несмотря на то, что этот документ отменен, именно его нормы следует использовать при исправлении ошибок, допущенных за периоды до 2010 года (см. абзац второй п. 2 постановления № 25-2).
С чего начать? Чтобы исправить «несуммовую» ошибку, необходимо:
1) подать заявление в Пенсионный фонд в произвольной форме с просьбой провести проверку в связи с выявленной ошибкой в персональных данных работника за периоды до 2010 года (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) по результатам проверки заполнить формы ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типа «скасовуюча» (повторяем неправильно заполненную форму) и типа «початкова» (заполняем форму правильно) и, сопроводив их Ярлыком-распиской, сдать в управление Пенсионного фонда. В ГНИ нести такой отчет не нужно!
…в отчетных месяцах 2010 года
Ошибку, допущенную в персональных данных работника за месяцы 2010 года, исправляем в соответствии с Порядком № 26-1, заполняя действовавшую в 2010 году форму отчета.
Причем, если ошибка допущена в Ф. И. О. работника, данных о начале или прекращении трудовых отношений, действуем следующим образом:
1) уведомляем орган Пенсионного фонда об ошибке, подав заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) формируем таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 с отметкой «Коригуюча» за тот месяц 2010 года, в котором была допущена ошибка, с правильными данными о застрахованном лице и к ней Перечень таблиц отчета.
Важно! Даже если ошибка в Ф. И. О. работника продублирована в других таблицах (6, 7 или 8) отчета, формировать их не нужно.
Благодаря корректировке через таблицу 5 в базе Ф. И. О. автоматически будут заменены на правильные во всех таблицах.
Пример 1. В таблице 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 за июль 2010 года ошибка в дате приема на работу работника Ковальчука Антона Олеговича (налоговый номер — 2828282828): вместо «13.07.2010» указано «31.07.2010».
Ошибка исправляется в октябре 2015 года.
Приведем корректирующую таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 за июль 2010 года с Перечнем таблиц отчета (см. рис. 1 на с. 30).
Рис. 1. Фрагменты отчета к примеру 1
Ошибка в идентификационном номере физлица (графа 6 таблиц 5, 6, 7 и 8) или коде основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (для таблицы 8)? Тогда действуем так:
1) информируем орган Пенсионного фонда об обнаруженной ошибке и подаем заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) формируем необходимую таблицу приложения 4 со статусом «Скасовуюча» за тот отчетный период 2010 года, в котором была допущена ошибка, повторяя неправильные реквизиты;
3) формируем соответствующую таблицу со статусом «Початкова» с правильными реквизитами за те отчетные периоды, в данных которых была допущена ошибка;
4) составляем сопровождающий Перечень таблиц отчета, указав в реквизите «Звіт за місяць» тот месяц, в отчете за который допущена ошибка;
5) подаем отчет в управление Пенсионного фонда.
Пример 2. Работник Гончаренко Сергей Павлович был принят на работу 1-го, а уволен 26 февраля 2010 года. При формировании на него строк в таблицах 5 и 6 отчета за февраль 2010 года был неверно указан его идентификационный номер (вместо «2458585858» указали «2458885858»).
Ошибка исправляется в октябре 2015 года (см. рис. 2).
Рис. 2. Фрагменты отчета к примеру 2
…в отчетных месяцах, начиная с января 2011 года
Такие ошибки исправляем согласно Порядку № 435. Исправления отражаем в действующей сегодня форме № Д4 (приложение 4 к Порядку № 435). Однако при оценке правильности заполнения отчетов по ЕСВ, поданных в период:
• с 01.01.11 г. по 30.09.13 г., используем Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 08.10.10 г. № 22-2;
• с 01.10.14 г. по 30.04.15 г. — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Миндоходов от 09.09.13 г. № 454.
И правки, соответственно, вносить нужно с учетом норм этих документов, хотя и в другую форму, утвержденную Минфином (приложение 4 к Порядку № 435).
В общем случае ошибки в персональных данных работника исправляем, руководствуясь пп. 2 и 6 разд. V Порядка № 435, через «скасовуючу» и «початкову» таблицы.
То есть формируем и подаем «исправительный» отчет за тот предыдущий период, в котором была допущена ошибка. Этот отчет должен содержать перечень таблиц, соответствующую таблицу со статусом «скасовуюча» с ошибочными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц и соответствующую таблицу со статусом «початкова» с правильными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц.
Готовый отчет сдаем в свою ГНИ!
Исключение из этого правила — исправление ошибки в Ф. И. О. застрахованного лица. В этом случае следует учесть, что Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета. Что из этого следует?
Если работник, в Ф. И. О. которого была допущена ошибка:
• продолжает трудиться на вашем предприятии. В этом случае вы просто в таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором выявили ошибку, показываете работника с правильными (новыми) Ф. И. О. (фамилией);
• уволился в связи с выходом на пенсию (в том числе по инвалидности). В такой ситуации вам необходимо исправить ошибку в Ф. И. О., сформировав на этого работника таблицы 5, 6 и 7 (если заполняли) со статусом «скасовуюча» и «початкова» за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику, и Перечень таблиц к ним. Иначе у работника могут возникнуть проблемы с оформлением и расчетом пенсии. Отчеты несете в ГНИ;
• уволился по иным причинам, например, решил сменить место работы, то ничего делать не нужно. В месяце приема на другую работу его новый работодатель заполнит на этого работника строки в форме № Д4 с верными Ф. И. О., но все с тем же налоговым номером. И далее он будет числиться в базе под правильными Ф. И. О.
Пример 3. Работник Борщ Ольга Петровна (налоговый номер — 2845654565) была принята на работу по совместительству по трудовому договору с 3 августа 2015 года. При формировании строки в таблице 6 отчета за август с данными по этой работнице был неверно указан в графе 24 признак неполного рабочего времени (вместо 1 — да было указано 0 — нет).
Ошибку исправляем в октябре 2015 года (см. рис. 3).
Рис. 3. Фрагменты отчета к примеру 3
Как видите, исправляя ошибки в персональных данных работников, нужно учесть множество нюансов. Помочь не заблудиться в «исправительных» тонкостях вам поможет эта статья.
Выводы
Ошибку в персональных данных, допущенную в отчетных годах до 2010 года, исправляем согласно Порядку № 7-6. «Исправительный» отчет подаем в Пенсионный фонд.
Ошибку, допущенную в персональных данных работника за месяцы 2010 года, исправляем в соответствии с Порядком № 26-1. «Исправительный» отчет подаем в Пенсионный фонд.
Ошибка допущена в отчетных месяцах, начиная с января 2011 года? Тогда руководствуемся Порядком № 435. Отчет несем в свою ГНИ.
Документы и сокращения статьи
Порядок № 7-6 — Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 10.06.2004 г. № 7-6 (утратил силу с 01.01.10 г.).
Постановление № 25-2 — постановление правления Пенсионного фонда Украины «О признании утратившим силу постановления правления Пенсионного фонда Украины от 08 октября 2010 года № 22-2» от 03.12.13 г. № 25-2.
Порядок № 26 — Порядок финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 22.12.10 г. № 26.
Порядок № 26-1 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 05.11.09 г. № 26-1 (утратил силу с 01.01.11 г.).
Порядок № 435 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 14.04.15 г. № 435.
ПФ- и ЕСВ-отчетность — отчетность по пенсионным взносам и ЕСВ.
