Все чаще бумажные документы заменяют на электронные. Это касается и билетов на транспорт, в частности железнодорожный. Бухгалтера интересует учетная сторона: можно ли возместить командированному работнику расходы на приобретение электронного билета? По большому счету ответ на этот вопрос уже давно известен: да, можно. Об этом вы могли прочесть в «БН», 2015, № 40, с. 45.
В комментируемом письме налоговики ограничились цитированием «командировочной» и «проездной» нормативки, причем в отношении железнодорожных билетов. Но, по сути, они в очередной раз подтвердили уже известную истину: основанием для возмещения расходов на проезд в командировке является распечатанный (бумажный) вариант электронного билета (посадочный документ). А теперь напомним детали.
О том, каким образом подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно, чтобы компенсация для работника не превратилась в облагаемое дополнительное благо, сказано в п.п. 170.9.1 НКУ. Все расходы, перечисленные в авансовом отчете, должны быть фактически понесены и подтверждены документально. Компенсировать можно расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Компенсация расходов не облагается НДФЛ и военным сбором только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате.
Посадочный талон в случае с проездом ж/д транспортом — это визуализированный электронный посадочный документ. Бумажная версия электронного билета (посадочный талон) является расчетным документом, а также договором на перевозку пассажира и/или багажа. Это подтверждают п. 5.6 Порядка № 331/137* и консультация в подкатегории 109.10 ЗІР ГФСУ. В случае возврата электронного документа на поезд к авансовому отчету добавляется распечатанный на бумажном носителе документ на возврат.
Еще одно подтверждение — п. 12 разд. II Инструкции № 59**, согласно которому в случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (для багажа — распечатанный перевозочный документ, для отдельных услуг — распечатанный документ на услуги).
Подытожим: подтверждающим документом для проезда на ж/д транспорте станет обычная распечатка изображения посадочного документа (электронного билета) с QR-кодом. При этом работнику не нужно прилагать документ, подтверждающий оплату электронного билета на поезд — платежное поручение, квитанцию платежного терминала и т. п. (на другие виды транспорта платежный документ нужен!). Дата и время оформления электронного документа указываются в посадочном и перевозочном документах ( п. 8.7 Порядка № 331/137). А без оплаты проездной и перевозочный документы, в том числе электронный, покупателю не выдаются. К тому же в визуализации электронного билета (с ней вы можете ознакомиться в «БН», 2015, № 40, с. 45) также указывают и стоимость проезда и, более того, отдельно выделяют сумму НДС (это важно для отражения налогового кредита).
Узнать об особенностях учета электронных билетов на другие виды транспорта вы можете в «БН», 2016, № 12, с. 28.
