Темы статей
Выбрать темы

Электронные билеты на транспорт: учетные особенности

Карпова Влада, налоговый эксперт, канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)
Электронные проездные билеты медленно, но уверенно заменяют бумажные аналоги. Главное их преимущество — удобство. А вот у бухгалтера возникают дополнительные сложности, поскольку учет таких билетов имеет свои особенности. Об этом и поговорим в статье.

Общие моменты

Возможность компенсации расходов на оплату электронного билета прямо предусмотрена в  п. 12 разд. II и в п. 7, 11 разд. IIІ Инструкции № 59*. Но при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов (для электронных билетов нужен посадочный талон и документ об оплате). Аналогичные нормы приведены и в абз. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

* Эта Инструкция обязательна к применению только для бюджетных учреждений. Хозрасчетные предприятия используют ее как справочный документ (на ее основании разрабатывают собственное Положение о командировках).

Если эти условия соблюдаются, компенсация стоимости электронных билетов не облагается НДФЛ и военным сбором.

А вот в случае несоблюдения какого-либо условия проведения компенсации ее выплата расценивается для целей обложения как дополнительное благо ( абз. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Соответственно, на эту сумму начисляют НДФЛ и военный сбор, на что обращают внимание и налоговики.

В частности, в консультации из категории 103.02 ЗІР ГФСУ контролеры заметили, что если командированный работник не предоставляет работодателю посадочный талон, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов на приобретение электронного билета является объектом обложения НДФЛ согласно нормам п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ. Соответственно, такая сумма облагается и военным сбором.

А вот ЕСВ на такие выплаты не начисляют, поскольку они не включаются в фонд оплаты труда ( п. 3.15 Инструкции № 5). И к тому же они указаны в  п. 6 разд. I Перечня № 1170.

Очевидно, что Инструкция № 59 и НКУ регламентируют также ситуацию, когда электронный билет приобретает само предприятие. Ведь в  Инструкции № 59 в перечне документов, подтверждающих понесенные расходы, упоминается платежное поручение. То есть вполне возможна ситуация, когда электронный билет приобрело само предприятие и его стоимость тоже не включается в налогооблагаемый доход работника. Тогда к отчету тоже необходимо приложить все документы, подтверждающие факт проезда (за исключением расчетного документа об оплате).

Часто возникает вопрос: нужно ли подавать отчет и прилагать к нему подтверждающие документы в ситуации, когда предприятие само оплачивает соответствующие расходы? Некоторых смущает п. 2 Порядка № 841, где сказано, что его действие распространяется на лиц, которые выдали/получили подотчетные суммы.

Эти нормы не запрещают подавать отчет с подтверждающими документами и в ситуации, когда аванс на командировку не выдавался. Ведь работник обязан предоставить подтверждающие документы, и для этих целей вполне подходит отчет. Предприятие вправе самостоятельно установить: подавать ли отдельные отчеты на средства, выданные работнику авансом, и на расходы, которые оплачивало само предприятие, или один отчет.

Для выплаты компенсации необходимо, чтобы фамилия работника, указанная в проездном билете, совпадала с фамилией командированного работника (см. письмо Минфина от 21.10.13 г. № 31-07230-16-10/30556).

Если документов в оригинале нет, расходы не возмещают ( п. 12 разд. ІI Инструкции № 59). На это обратил внимание и Минфин в письме от 21.05.08 г. № 31-18030-07-29/18972. Не подлежат возмещению расходы и в случае отсутствия приказа о направлении в командировку (см. письмо ГлавКРУ от 25.04.08 г. № 08-14/872).

Какие же документы нужно иметь в случае использования электронного билета? Ответ на этот вопрос зависит от вида транспорта.

Электронный билет на самолет

Согласно п. 12 разд. II и п. 11 разд. IIІ Инструкции № 59 в случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является такой пакет документов:

• оригинал расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

• распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

• оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

На обязательность наличия этих документов обращают внимание и официальные органы (см. письма Минфина от 19.12.13 г. № 31-07230-16-10/36949, Главного управления Миндоходов в г. Киеве от 11.10.13 г. № 5132/10/26-15-1701-06, Центрального офиса по обслуживанию крупных плательщиков Межрегионального главного управления ГФСУ от 21.01.16 г. № 1501/10/28-10-06-11, консультации в категориях 102.08.06 и 102.21 ЗІР ГФСУ).

Внимание: на практике нередко возникают вопросы с оформлением посадочного талона пассажира в случае приобретения электронного авиабилета.

Особенность оформления посадочного талона при электронной регистрации состоит в том, что пассажир может распечатывать его самостоятельно. Как правило, пассажир распечатывает посадочный талон по данным, размещенным на странице регистрации в Интернете.

Некоторые авиакомпании предлагают услугу по получению посадочного талона на мобильный телефон. Тогда пассажир получает на телефон СМС со штрихкодом. В аэропорту на терминале самостоятельной регистрации Reprint пассажир сканирует этот код и распечатывает на терминале посадочный талон. Можно получить посадочный талон также на электронную почту и распечатать его (дома, в киоске самостоятельной регистрации или у стойки регистрации в аэропорту).

В общем случае посадочный талон распечатывается независимо от способа регистрации на авиарейс. Так, в  п. 7 разд. Х Правил № 735 отмечено: «Во время регистрации пассажиру предоставляется посадочный талон, в котором указываются его фамилия и имя, код ІАТА или код ІСАО перевозчика, номер рейса, дата и время отправления, время окончания посадки в воздушное судно, номер выхода на посадку и номер посадочного места (при наличии) на борту воздушного судна».

Между тем есть и особые случаи, когда при регистрации с помощью мобильного приложения распечатывать посадочный талон не нужно*. Его просто загружают на мобильное устройство. К сожалению, специфику таких «нестандартных» ситуаций отечественные нормативы не учитывают, в связи с чем таких вариантов лучше избегать (распечатать посадочный талон любым способом).

* http://www.flyuia.com/rus/Information-and-services/online-services/web-check-in-ru/web-check-in-more-ru.html.

Обратите внимание: посадочный талон может быть любой формы, в том числе необязательно с проставленной печатью. Отличительная особенность этого документа состоит в том, что на нем указывают надпись «boarding pass».

В отсутствие посадочного талона компенсировать расходы на проезд командированному лицу можно только при условии обложения этих сумм НДФЛ и военным сбором (категория 103.02 ЗІР ГФСУ).

Электронный билет на поезд

При использовании электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение являются такие документы**:

** Порядок отражения в учете расходов на электронный билет на поезд рассматривался также в статье «Можно ли возместить работнику стоимость электронного билета» // «БН», 2015, № 40, с. 45.

• распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ);

• в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) − распечатанный на бумажном носителе документ на услуги.

На заметку: при приобретении электронного проездного/перевозочного документа на поезд не нужно предъявлять оригинал расчетного или платежного документа, а также посадочный талон.

Такой порядок объясняется тем, что электронный билет на поезд является одновременно и расчетным документом ( п. 5.6 разд. V Порядка № 331). То, что в данном случае не нужно иметь отдельный расчетный документ, подтверждают и официальные органы (см. письма Минфина от 19.12.13 г. № 31-07230-16-10/36949, Главного пассажирского управления Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины от 25.09.13 г. № 11/1698).

Посадочный документ и перевозочный документ распечатываются либо самостоятельно пассажиром, либо билетным кассиром в билетной кассе ( п. 8.7 разд. VIII Порядка № 331).

Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на официальном веб-сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины*.

* http://uz.gov.ua.

Электронный билет на автобус

Отдельно электронные билеты на автобус в нормативных документах не указаны, что объясняется, по всей видимости, их малораспространенностью. Вместе с тем нормативные документы не содержат каких-либо ограничений касаемо проведения компенсации расходов по таким билетам.

Напротив, в  п. 12 разд. II, пп. 7, 11 разд. IIІ Инструкции № 59, а также в  абз. «а» п.п. 170.9.1 НКУ говорится о возможности компенсации расходов на приобретение электронных билетов по всем видам транспорта.

Поэтому мы считаем, что без обложения НДФЛ можно компенсировать проезд и по электронному билету на автобус при наличии документов, перечисленных в упомянутых нормах, а именно:

• оригинала расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

• оригиналов отрывной части посадочных талонов пассажира.

Компенсация расходов по возврату билета

В  п. 12 разд. II, п. 11 разд. IIІ Инструкции № 59 предусмотрено, что расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, лишь если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов. Обычно подобные нормы прописывают и в Положении о командировках предприятия.

Контролеры подтверждают, что подлежат возмещению также расходы на уплату комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416).

Возврат электронного авиабилета. Согласно п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59 если электронный авиабилет является частично использованным, к отчету также прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленный компанией-продавцом, в котором указываются:

• фамилия и инициалы отправленного работника,

• стоимость осуществленного перелета,

• сумма возвращенных средств,

• комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета.

Считаем, что при возврате полностью неиспользованного билета к отчету следует приложить аналогичные документы, а именно письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленный компанией-продавцом, в котором указываются:

• фамилия и инициалы отправленного работника,

• сумма возвращенных средств,

• комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом неиспользованного билета.

Возврат электронного билета на поезд. В случае возврата электронного проездного/перевозочного документа на поезд к отчету прилагают распечатанный на бумажном носителе документ на возврат ( п. 12 разд. II, п. 7, 11 разд. III Инструкции № 59).

Очевидно, что такой же документ нужно предъявить и при возврате электронного билета на автобус.

Учет расходов на проезд по электронному билету

Налог на прибыль. Расходы на проезд по электронному билету отражают исключительно по бухгалтерским правилам, поскольку никаких корректировок финансового результата на этот счет в НКУ не предусмотрено.

НДС. Согласно абз. «а» п. 201.11 НКУ основанием для начисления сумм налога, которые относятся в налоговый кредит без получения налоговой накладной, является транспортный билет.

Налоговый кредит (НК) по билетам отражают на дату подачи отчета (письмо Центрального офиса по обслуживанию крупных плательщиков Межрегионального главного управления ГФСУ от 16.12.15 г. № 27154/10/28-10-06-11).

Никаких ограничений на включение в состав НК НДС по электронному билету в НКУ нет, поэтому предприятие вправе их показать в НДСном учете. Применительно к билетам на поезд вся указанная информация содержится в посадочном документе.

Есть и неприятный момент. Уплаченные суммы НДС хоть и можно включить в налоговый кредит, но, к сожалению, они не увеличат размер регистрационного лимита предприятия. Дело в том, что, как правило, для перевозчика покупателем является пассажир (неплательщик НДС).

Чтобы увеличить регистрационный лимит, необходимо, чтобы именно предприятие приобрело билет у перевозчика, а последний составил и зарегистрировал в ЕРНН налоговую накладную на эту операцию.

Бухгалтерский учет. Расходы на проезд любым транспортом командированного работника включают в те статьи расходов, с которыми была связана поездка. Некоторые особенности имеет учет расходов на проезд, оплаченных самим предприятием.

Пример. Для работника предприятия были приобретены и оплачены по безналичному расчету электронные билеты на поезд. После возвращения из командировки работник составил отчет и приложил к нему распечатку посадочных документов.

Эти операции отразим в учете так:

Учет расходов на приобретение предприятием электронного билета на проезд

Хозяйственная операция

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

дебет

кредит

1. Перечислена оплата за электронные билеты

371

311

462,95

2. Выданы денежные средства на командировку

372

301

300,00

3. На основании отчета о поездке с подтверждающими документами на сумму 738,55 грн. (стоимость билетов — 462,95 грн. и суточные за 1 день — 275,60 грн.) отражены:

• расходы в части стоимости билета без НДС и суточных (385,91 + 275,60)

92

372

661,51

• налоговый кредит по НДС по билету

641

372

77,04

4. Осуществлен зачет задолженностей

372

371

462,95

5. Работник вернул неизрасходованную сумму (300 - 275,60)

301

372

24,40

Документы и сокращения статьи

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.

Инструкция № 5  Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5.

Порядок № 331 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Министерства инфраструктуры Украины, Миндоходов Украины от 30.05.13 г. № 331/137.

Порядок № 841 — Порядок составления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170.

Правила № 735 Правила воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденные приказом Министерства инфраструктуры Украины от 30.11.12 г. № 735.

Отчет — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом МФУ от 28.09.15 г. № 841.

НДФЛ — налог с доходов физических лиц.

ЕРНН — Единый реестр налоговых накладных.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше